In het Sharenet project is het af en toe nog best schipperen voor mij als het gaat om invulling te geven aan document beheer in de nieuwe Sharepoint omgeving. Niet alleen zijn alle Windesheimers (alleen maar) gewend duizenden bestanden in bijna net zoveel mapjes op gedeelde of persoonlijke netwerkshares op te slaan, ook valt het me eigenlijk nog best tegen hoeveel kennis en ervaring er met dit onderwerp is bij organisaties elders. Natuurlijk zal dat vooral aan mezelf liggen want ik ben geen klopjacht begonnen naar alle instellingen die het dan wel goed geregeld hebben maar toch, ik had gedacht dat de ervaringen voor het oprapen lagen.

De document beheer aspecten in standaard Sharepoint (out of the box oplossing zoals de ontwikkelaars het maar constant noemen) zijn behoorlijk beperkt. Het belangrijkste wat door iedereen opgemerkt wordt is dat ‘je nu geen bestanden in mappen plaatst maar kenmerken meegeeft aan die documenten die vervolgens gebruikt kunnen worden voor diverse views’.

Leuk als je met een paar techneuten praat maar de vertegenwoordigers van diverse Schools en diensten van Windesheim zijn minder onder de indruk van dat taalgebruik en willen gewoon weten of ze mapjes kunnen maken in de nieuwe omgeving. Alle documenten in, voorlopig, acht verplichte hele ruime categorien die als zoekscope en filter gebruikt kunnen worden? Ik zie ze denken dat ze bepaald nog niet overtuigd zijn.

Tags, dat is het toverwoord! Google Mail is mijn redding al vaker geweest want aangezien we nog geen demo-omgeving hebben waarin het getoond kan worden, ben ik afhankelijk van bestaande andere sites die tonen wat ik eigenlijk bedoel. Alle mail in 1 bak maar die je zelf kunt voorzien van labels … oooh, bedoel je dat?! Helemaal snappen doet men het nog niet maar er keert vertrouwen terug dat als ze zelf tags kunnen maken en geven aan documenten, dat nog veel uitbundiger kan dan mapjes maken en dat stelt kennelijk gerust.

Gerard twitterde gisteravond laat over een Firefox extension die tags en een tagcloud toevoegt aan een andere Google dienst, nl. de zoekmachine zelf. Search Cloudlet creeert tags en een tagcloud voor de resultaten van een zoekactie en door te klikken op een tag, vul je je zoekactie aan met die term. Een leuke functionaliteit en voor mij handig om het fenomeen tags/tagcloud te laten zien aan onze Windesheim gebruikers die straks hun bestanden en content ook moeten mogen taggen.

Gebruiken jullie tags en tagclouds? Zo ja, dan ook voor je werk & collega’s of is het meer iets van en voor jezelf?

Update: WordPress 2.7 is de motor van Vakblog en heeft nu bij het toekennen van de tags aan postjes ook de optie om een tagcloud te laten zien. Ik zou WordPress gebruiken als demonstratie voor tags en categorien ware het niet dat ik bezorgd ben dat mensen, net als ik, de WordPress interface stukken mooier vinden dan die van Sharepoint.