Ik maak al jaren gebruik van Surfgroepen voor (vooral) het samenwerken en delen van documenten. Dat ging met de standaard document libraries die in de Surfgroepen zitten waarin je standaard alle documenten ziet en je de mogelijkheid hebt om, net als in de Verkenner, mapjes aan te maken en zo je bestanden nog te organiseren.

Nu met de implementatie van Sharenet op Windesheim zijn mapjes taboe verklaard (en terecht) en is het de bedoeling dat er echt (bewust) kenmerken worden toegekend aan documenten. Daarvoor gaan we werken met een beperkt aantal categorieën die verplicht aan alle bestanden meegegeven moeten gaan worden en die ruwweg wat zeggen over de vorm & doel van het document. Dit kan dan gebruikt worden om zoekacties naar documenten af te bakenen tot die categorieën die ook terzake doen. Naast deze categorieën die wat over de vorm zeggen, komt er de mogelijkheid om tags toe te kennen aan documenten zodat ook inhoudelijke kenmerken meegegeven kunnen worden, maar daarover later nog wat postjes.

Ik ben geen ontwikkelaar en kan dus niet in een Sharepoint testomgeving proberen wat de mogelijkheden zijn van gebruik van categorieën. Het dichtst in de buurt komt de Surfgroepen omgeving aangezien deze eveneens een Sharepoint omgeving is, en dus grasduinde ik door de handleidingen heen. Dat leverde weinig op maar ik had ook niet gedacht dat het een kant en klare functionaliteit zou zijn. Na flink wat gepuzzel met lijsten, columns en views kon ik nog wat afkijken bij de eigenaar van de Sharenet surfgroep, die ook categorieën gebruikt in de document library. Dat leek me kennis die ik het beste kon opdoen door alle stappen even rustig te beschrijven en daar is een blog dan ook heel handig voor. Bij deze dus …

Hoe gebruik je categorieën in Surfgroepen/Sharepoint?

• In een document library (Shared documents heet die standaard) klik je in het topmenu van de lijst op Settings > Document Library Settings

• Hier moeten we 2 dingen configureren: eerst een keuzelijst aanmaken waarin we de waardes kunnen opslaan (de categorieën). Dit heet in Sharepoint taal een column. Het tweede wat we moeten aanpassen is de weergave (view in Sharepoint taal).

Aanmaken column:

• klik onder columns op Create column

• Geef de column een naam (categorie is een goede)
• Bij type kies je voor Choice
• Description mag leeg blijven.
• Require is optioneel maar in mijn geval is het dus verplicht om een categorie op te geven
• Type each choice: Hier komen de waarden van onder elkaar, elke op een nieuwe regel!
• Display: bijvoorbeeld radio buttun.
• Default value: Choice.

Aanpassen van de default view:

• Klik onder views op All documents en kies Modify this View

• scroll naar onderen naar de functie group by en open het plusje

• Kies bij first group by the column de waarde die je zonet bij aanmaken column heb gemaakt, in mijn geval de categorie column

En dit levert je, nadat je enkele documenten hebt gemaakt waarbij je inderdaad verplicht een categorie moet opgeven, het volgende resultaat op:

Dit werkt goed en je kunt zelfs nog een 2e column aanmaken met waarden die je dan in de view kunt gebruiken voor een subcategorie.

Deze werkwijze vereist wel dat 1 document slechts 1 categorie mag hebben. Je kunt bij de column zonder problemen aangeven dat je meerdere waarden voor 1 document kunt opgeven maar Sharepoint is standaard niet in staat hetzelfde document in meerdere column waarden te tonen in een view. Daarvoor zul je moeten uitwijken naar een third party module volgens mij, tenzij lezers de oplossing wel gevonden hebben?