De afgelopen maanden ben ik o.a. druk bezig geweest met het voorbereiden en begeleiden van de aanstaande migratie van documenten op de Novell fileshares naar de nieuwe ShareNet omgeving toe. Achttien Schools en diensten maar ook elf andere organisatie-onderdelen binnen Windesheim die samen over meer dan 50 (zeer) uitgebreide eigen mapstructuren beschikken, tot de nok gevuld met documenten, presentaties, programma’s en foto’s.
Omdat een nieuwe omgeving, om samen makkelijk te werken, ook een goede gelegenheid is om door de krochten van de eigen H-schijf mappen te gaan en daar het volop aanwezige stof in de vorm van oude en niet gebruikte bestanden eens grondig op te ruimen, is dit ook opgepakt. Natuurlijk helpt het ook dat we in de ShareNet omgeving de mogelijkheid van de honderden mapjes af gaan schaffen en dat iedereen per document nu kenmerken als categorie en tags moet gaan opgeven. Geen sinecure als je van plan was om die 25.000 bestanden mee te nemen van de oude naar de nieuwe omgeving.
Uberhaupt inzicht krijgen in wat je de afgelopen jaren allemaal verzameld hebt op je eigen afdelingsnetwerkschijf is ook niet zo makkelijk. Complexe mappenstructuren tot vele subniveau’s diep waarin alle soorten en type documenten voorkomen die je ook maar kunt bedenken stimuleren niet echt om (eenvoudig) selecties te maken van welke documenten wel of niet mee moeten naar ShareNet.
Een tool als TreeSize helpt daar wel enorm bij. Zo goed zelfs dat ik het nog serieus ga missen als straks de documenten in document libraries in ShareNet zitten. TreeSize is een zgn. harddisk space manager en geeft je werkelijk alle overzichten en analyses die je maar zou willen maken van je berg met documenten in ellenlange mappenstructuren.
Een submappenstructuur wordt van een map op de H-schijf in korte tijd tot op bestandsniveau geanalyseerd en dan kan het klikken op de tabbladen beginnen … het bovenstaande tabblad geeft aan hoe zich de verschillende submappen zich qua gebruikte ruimte verhoudt tot het totaal. In een oogopslag zie je welke submappen wel of niet veel ruimte innemen.
Een tabblad verder is het onderscheid niet op submappen gedaan maar op het documenttype. Niet geheel verrassend is het bij bijna alle mappen op de H-schijf een nek-aan-nek gevecht tussen de afbeeldingen en de Office bestanden 
Niks maakt het duidelijker dan een grafische weergave. Meer dan 60% van de bestanden in deze map op de H-schijf is langer dan een jaar niet gewijzigd. Nog handiger is dat dubbelklikken op 1 van de kolommen gelijk een zoekactie uitvoert en de bestanden in kwestie ook weergeeft .. inclusief mogelijkheid om ze te archiveren/verplaatsen/verwijderen. Weg met die oude troep!
Benieuwd naar wat nu de ruimteverslinders zijn? De top 100 krijg je er gelijk bij. Een informatievaardigheden filmpje is hier de winnaar geworden.
Als je eenmaal bedacht hebt wat je wilt gaan opschonen of verplaatsen, dan ga je op zoek naar alle bestanden die aan je criteria voldoen en daar heeft TreeSize een aparte search voor:
In het bovenstaande geval alle bestanden die sinds de laatste grote backup van 21 februari zijn gewijzigd of toegevoegd op de H-schijf. Wel zo handig dat je niet alle mapjes af moet en het handmatig moet controleren, nietwaar? Optioneel kun je ook nog aangeven welke mappen of bestanden/types je weg wilt laten uit je zoekacties en dat is wel weer nuttig om bijv. de duizenden archiefbestanden van de GroupWise accounts eruit te filteren.
Een bijzonder nuttig stukje software die het hele traject van documenten migreren heel wat eenvoudiger gemaakt heeft.
