Eindelijk (handig) geavanceerd zoeken in Gmail

Een klein berichtje op het Gmail blog doet volgens mij niet helemaal recht aan de stevige verbetering die door Google gisteren is doorgevoerd op Gmail. Ze zijn al een tijdje bezig met het uitbreiden van de geavanceerde zoekmogelijkheden in Gmail die ook eindelijk wat hoognodige functionaliteiten toevoegen als het gaat om het beheren van je (G)mailbox.

Vanaf het begin was de boodschap van Google dat je eigenlijk geen enkel beheer hoefde te doen in je Gmailbox. Je had ruimte voldoende en met de zoekmogelijkheden van Google in je Gmailbox zou je alles zonder enige problemen weer kunnen vinden. Waarom zou je iets hoeven te beheren of te verwijderen?

De praktijk is een stuk weerbarstiger gebleken natuurlijk. Hoewel de basis zoekfuncties uitstekend werken worden alle resultaten ook automatisch als conversatie weergegeven en dat maakt het bijzonder lastig soms om een specifieke mail terug te vinden. Daarnaast ontbrak de mogelijkheid om eenvoudig te kunnen filteren na een zoekactie, zodat je bijvoorbeeld die zoekactie kunt uitvoeren op alle mailtjes ouder dan een jaar of die je juist afgelopen week gekregen hebt. Vorige maand voegde Google al het zeer handige zoekcommando ‘has:attachment‘ toe zodat je eindelijk niet alleen kon gaan zoeken naar mailtjes met een bijlage maar zelfs nog mailtjes met specifieke bestandsnamen als bijlage kon opsporen.

Nu zijn er wederom enkele nieuwe zoekcommando’s (zoekoperatoren) toegevoegd waarmee je eindelijk ook makkelijk die mailtjes kunt vinden die erg groot zijn. Zelfs met een Gmailbox van 10GB (of 30GB in mijn geval) wil je zo af en toe die extreem grote mailtjes zoeken en verwijderen. Zeker met gemailde presentaties en zelfs complete filmpjes loopt ook een heel ruime mailbox zo vol.

De eerste drie zoekoperatoren zijn nieuw en de twee daarna bestonden al.  Het is geen volledig overzicht van alle zoekoperatoren (die vind je namelijk hier) maar ze helpen je wel om makkelijk specifieke mailtjes weer te vinden. Ideaal voor mensen die inmiddels beseffen dat je niet altijd alles met 1 of 2 zoekwoordjes kunt vinden in een Google zoekbalkje ;)

  • size: laat je zoeken naar mailtjes die groter zijn dan de opgegeven grootte (in bytes). Zoek bijvoorbeeld met ‘size:1024000′ naar mailtjes die groter dan 1 MB zijn (1MB is 1048576 bytes).
  • larger: & smaller: lijken op size: maar zijn een stuk handiger omdat je hier geen de bytes hoeft op te geven maar gewoon de afkortingen kunt gebruiken. K is kilobytes en M is megabytes waardoor je commando’s als larger:1M kunt gebruiken voor mailtjes die groter zijn dan 1MB of smaller:500K voor alle mailtjes die kleiner zijn dan 500 Kb.
  • older_than:newer_than: zijn ideaal om te filteren op oude of juist recente mailtjes die je gekregen/verstuurd hebt. Zo kun je gemakkelijk mailtjes vinden die ouder zijn dan 5 maanden (older_than:5m), maar ook mailtjes van de afgelopen 7 dagen (newer_than:7d).
  • after:, before:, older:, newer: bestonden al om mailtjes te kunnen filteren vanaf een specifieke datum. after:2009/01/01 (let op dat het de Amerikaanse datum notatie is) geeft je alle mailtjes van na 1 januari 2009 en wat before:. older: en newer: doen kun je dan wel zelf afleiden volgens mij. Net als met size: moet je een specifieke datum opgeven terwijl je met older_than: en newer_than: in dagen, maanden of jaren kunt rekenen. Handig is wel, zoals je bovenaan ziet, dat je ze ook gemakkelijk kunt combineren in een zoekactie.
  • from: en to: bestaan al erg lang maar zijn ideaal om snel alle mailtjes te filteren die van een bepaalde afzender afkomstig zijn of naar een specifieke geadresseerde verstuurd zijn. Hier hoef je niet exact de namen te weten maar geeft Gmail alle afzenders/geadresseerden weer waar een term voorkomt in de naam. From:media geeft alle mailtjes van Media Markt maar ook van NRC media. Ook dit is handig als je zo’n zoekcommando combineert met 1 of meerdere van de bovenstaande.

Maak jij gebruik van zoekoperatoren of heb je voldoende aan de standaard zoekmogelijkheden van Gmail als je een keer een mailtje zoekt? Als je nog handige voorbeelden of toepassingen hebt, laat dan een reactie achter.

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

  • © 2006- 2014 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top