Archive for the 'documentbeheer' category

Stapel papier

27/01/2012 om 8:32 Geplaatst door in documentbeheer


Je zou het misschien niet verwachten maar ook informatiespecialisten hebben niet perse een perfect gedigitaliseerd archief thuis. Een gevalletje “Heelmeester, heel uzelve” zal ik maar zeggen.

Natuurlijk, alles wat digitaal kan doe ik ook digitaal maar er zijn nog voldoende zaken over die perse en alleen op papier gaan. Van salarisstrookjes en polissen tot rekeningen aan toe, het is allemaal papier dat je niet meteen wilt/kunt weggooien maar het is eigenlijk ook niet de moeite waard om blijvend te archiveren. Polissen worden jaarlijks bijgewerkt en dan krijg je opnieuw een doodhoutexemplaar, rekeningen hoef je hopelijk na betalen nooit meer in te zien (tot het moment dat je iets moet aantonen o.i.d.) en zeg nou zelf, wat doe je eigenlijk met je salarisstrookjes?

Dus ik heb een scanner waar ik papieren stukken mee digitaliseer en archiveer en zelfs nog een paar ordners om die documenten in te bewaren die eigenlijk de moeite van het digitaliseren niet waard zijn.  Het punt is echter dat er altijd een stapel is en blijft waarvan ik zowel het nut van digitaliseren niet inzie maar zelfs ook niet eens meerwaarde zie in het opbergen in een ordner. Weggooien durf ik ook niet want je zal het maar eens nodig hebben en zulke gevalletjes heb ik helaas wel eerder bij de hand gehad.

Het vervelende is dat die stapel zijn eigen systeem wordt na verloop van tijd. Ik doe er niks mee en dat betekent dat het automatisch op chronologische volgorde ligt, de laatste bovenaan. Als ik toch iets nodig heb hoef ik nooit te zoeken want ik weet zeker dat het in die stapel ligt. En dus blijft het liggen en blijft de stapel groeien tot die te groot wordt en ik zo’n 1x per jaar die stapel uitzoek. Dan gooi ik wel die documenten weg die wegkunnen en archiveer ik dat wat nog steeds nut heeft.  Oude rekeningen, verouderde polissen en die salarisstrookjes van vorig jaar komen op de scanner of in de papierversnipperaar.

En daarna groeit de stapel papier opnieuw gedurende het jaar….

 

@ Bepaalde afbeeldingen en/of foto’s op deze pagina zijn het auteursrechtelijk eigendom van 123RF Limited, zijn leveranciers, of zijn gelicenceerde Partners en worden met toestemming onder licentie gebruikt. Deze afbeeldingen of foto’s mogen niet worden gekopieerd of gedownload zonder toestemming van 123RF Limited.
 

Nog geen reacties

Relevante email: let op die handtekening en disclaimer

17/04/2011 om 7:49 Geplaatst door in documentbeheer

De afgelopen week was er het een en ander te doen over (de nutteloosheid van) disclaimers onderaan email. Dat is natuurlijk geen nieuw onderwerp maar de Economist besteedde er aandacht aan, gelijk gevolgd door een NRC Next blogger en Lifehacker. Allemaal zijn ze het met elkaar eens: disclaimers worden altijd vanuit een behoefte om aansprakelijkheid te mijden geintroduceerd maar zijn juridisch nutteloos omdat het een eenzijdig opgelegde bepaling is. Aangezien ik niet akkoord kan gaan (of beter gezegd niet niet akkoord kan gaan) met die bepaling is het geen overeenkomst en heeft het geen enkele juridische waarde.

Nou maken die disclaimers vaak onderdeel uit van de zgn. handtekening in een mail. Je kent het wel, bijna altijd verplicht (of  ‘aanbevolen’) binnen het bedrijf waar je werkt, voegt de handtekening korte, en te vaak te lange, regels toe die nog eens herhalen hoe je heet maar ook alle contactgegevens uitgebreid weergeven. Voor het geval dat de geaddresseerde vergeet bij welk bedrijf je werkt worden daar ook nog eens de bedrijfscontactgegevens toegevoegd en als je geluk hebt kun je ook nog zien wat de werkdagen zijn waarop de verzender fysiek achter zijn of haar pc neervlijt om je mogelijkerwijs van antwoord te gaan voorzien. Ergens snapt iemand niet wat de meerwaarde van email is.

Dat levert nogal eens mails op waarin de verhoudingen tussen zinnige en onzinnige informatie volledig ontspoord zijn. Neem alsjeblieft geen aanstoot als je als lezer dezes ook wel eens mailtjes naar mij stuurt maar laat ik het voorzichtig formuleren en stellen dat er niet veel mensen zijn die uitgebreid een mailtekst opstellen. Kort en bondig vind ik wat anders dan te kort door de bocht maar hoe dan ook, de meeste mails hebben maar max. 5 tot 10 regels tekst.

Toch arriveren er dagelijks vele MB’s in mijn mailbox en die komen lang niet altijd van de bijlagen af waarmee de mails gelardeerd worden. Nee, behalve die 10 regels zinnige inhoud bevatten ze nog veel meer regels aan handtekening, disclaimer en, als je pech hebt, nog minstens 1 logo die als afbeelding ook goed is voor het ‘opleuken’. Ook interne mails zijn er vaak van voorzien, meestal (schat ik in) omdat mensen het standaard ingesteld hebben, ook al snapt iedereen wel dat het weinig zin heeft om al die gegevens mee te sturen met een interne mailwisseling.

Doe het dan niet!

Wees bewust van wat je verstuurt aan email. Moet die handtekening er onder of weet de persoon al lang wie je bent? Wees ook eens origineel met een persoonlijke afsluiting want niks zegt afstandelijk als een handtekening/disclaimer onderaan een persoonlijk bedoelde email. Wil of heeft je bedrijf al een verplichte disclaimer ingesteld onder alle mail die je stuurt? Stel dat dan eens ter discussie met de bovenaan genoemde artikelen in de hand. Preventie van aansprakelijkheid bereik je er toch niet mee terwijl je een hele hoop irritatie bij ontvangers wegneemt.

Bij mij tenminste wel.

@foto met toestemming gebruikt

1 reactie

Geen drop.io meer

30/10/2010 om 1:57 Geplaatst door in documentbeheer, In de cloud

Soms heb je van die hele handige webdiensten die zo handig zijn dat je er gewoon gebruik van maakt, en er niet al te veel over zegt. Helaas voor mij, en waarschijnlijk gelukkig voor de eigenaars van deze handige bestandsopslagdienst, is Drop.io niet onder de radar gebleven. Gisteren maakten ze zelf op hun blog bekend dat ze hun technologie, en daarmee de dienst zelf, verkocht hebben aan Facebook.

Dat betekent dus gelijk het einde van deze mooie webdienst waarmee je op een heel handige wijze wat documenten kon delen met anderen, zonder dat je gelijk accounts hoefde aan te maken of met rechten aan de slag hoefde. Na 15 december valt het doek definitief maar vanaf nu kun je al geen nieuwe drops meer aanmaken.

Facebook zal waarschijnlijk hun dienstverlening (ik wilde het al tussen aanhalingstekens zetten maar vooruit maar weer) willen uitbreiden met het kunnen opslaan en delen van meer bestanden dan alleen de foto’s. Ik gun het de makers van Drop.io best maar geen haar op mijn hoofd die overweegt om in de toekomst mijn bestanden te delen via Facebook.

Er zijn grenzen.

3 reacties

Word documenten openen en bewerken vanuit Gmail

25/06/2010 om 8:08 Geplaatst door in documentbeheer, In de cloud

Het officiele Gmail blog meldde vanochtend dat er een kleine maar interessante nieuwigheid is aan Gmail: Word documenten (zowel .doc als .docx) kunnen nu in de browser bekeken worden. Tot gisteren kon de View optie die je, indien van toepassing, bij de bijlagen krijgt alleen overweg met .doc documenten en werden deze als HTML getoond. Nu opent deze een aparte viewer gebaseerd op Google Docs voor ook de Word 2007 documenten inclusief mogelijkheden om deze documenten te downloaden, te printen, alsnog in HTML formaat te zien, online te bewerken in Google Docs en deze ook toe te voegen aan je eigen Google Docs account. Vooral de mogelijkheid om een document online te bewerken en daarna gelijk op te slaan in je Google Docs account kon wel eens een mooie extra promotie voor Google Docs gaan betekenen.

2 reacties

Bestanden delen met Dropbox

25/06/2010 om 6:29 Geplaatst door in documentbeheer, In de cloud, Software

Alweer Dropbox? Jazeker want het is en blijft gewoon een ontzettend handige tool als je over meer dan 1 computer beschikt en USB sticks overbodig wilt maken. Een tool die sinds gisteren nog handiger is geworden want op het weblog van Dropbox werd de aankondiging gedaan dat je nu alle bestanden en mappen eenvoudig kunt publiceren & delen met anderen.

Het vereist wel dat je de Dropbox client op je pc(‘s) bijwerkt naar een beta aangezien alleen versie 0.8 en hoger ermee werkt maar dat is een kleine download en stelt weinig voor. Na installatie is het context menu van je Verkenner uitgebreid met een submenu voor Dropbox en zijn de online versie van al je bestanden voorzien van de optie ‘Get shareable link’ in het menu wat je voor elk bestand en folder kunt oproepen.

Dat moet even getest worden natuurlijk.


Werkend vanuit de Verkenner in dit geval is het een kwestie van rechtsklikken op een willekeurig bestand waar dan ook in je My Dropbox mappenstructuur en je ziet een Dropbox onderdeel. Daar is nu ‘Get shareable link’ aan toegevoegd waarbij je na het klikken gelijk doorgesluisd wordt naar een webview van dat bestand en het geladen wordt in een eigen viewer. In mijn geval gaat het om een PDF en daar wordt geen eigen viewer voor gebruikt maar de bekende Scribd viewer.

Bovenaan is gelijk de (verkorte db.tt) URL te zien waarmee het document door anderen ook te bekijken is, met de optie om gelijk de link te twitteren of door te sluizen naar facebook en zo de wereld mee te laten genieten van jouw bestanden.

Als anderen de link openen krijgen ze hetzelfde scherm met viewer te zien, alleen komt er bovenaan nog de optie bij om het getoonde bestand gelijk te kopieren naar de eigen Dropbox toe.

Hoewel ik niet meerdere bestandsformaten heb geprobeerd maakt de blog gewag van het feit dat mp3′s automatisch afgespeeld worden, afbeeldingen automatisch getoond worden en dat er custom viewers (dus niet scribd) gebruikt worden voor het weergeven van andere bestandsformaten als platte tekst of Office documenten.

Het beheren van gemaakte links kan ook eenvoudig, ook al ontbreken geavanceerdere opties zoals vooraf aangeven hoe lang een link geldig moet zijn of een wachtwoord te zetten op een link om niet gelijk je documenten met de hele wereld te delen. Deze staan echter wel in de planning.

Voor nu kun je inloggen op Dropbox.com en in je account op het tabblad Sharing alle gemaakte links terugvinden. De URL’s zijn daar opnieuw op te vragen inclusief de mogelijkheid om het bestand of map niet langer meer te delen en de link te verwijderen.


Conclusie
Je kon altijd al bestanden en mappen delen met anderen via de default Public map die altijd aanwezig is in de My Dropbox mappenstructuur. Het betekende wel dat je telkens bestanden moest kopieren of verplaatsen naar die map toe en ook het linken ernaar toe betekende nog wat handwerk om de URL te kopieren vanuit de webinterface. Nu ben je met een eenvoudige klik in staat om alles in je Dropbox te publiceren en te delen met anderen, die dat vervolgens ook nog met 1 klik in hun eigen Dropbox kunnen plaatsen. Er zal wel gelijk weer opgemerkt worden dat hiermee het uitwisselen van illegale bestanden ook vereenvoudigd wordt maar ik kies er voor om de voordelen te zien om ook echt documenten en afbeeldingen makkelijker te kunnen uitwisselen ipv het maar als bijlage aan mails te hangen. Wat dat betreft is dit een mooie toevoeging van wat al een extreem nuttige webdienst was.

1 reactie

Mobiele documenten: werken met je bestanden onderweg

06/06/2010 om 11:14 Geplaatst door in documentbeheer, Mobiel

Ik ben een groot fan geworden van Dropbox wat voor mij ideaal is om bestanden te synchroniseren tussen mijn thuis- en werkpc’s. Het heeft voor mij bijna volledig de USB sticks vervangen waar ik al jaren mee rondliep en als je het over documentbeheer hebt, is dit voor mij een schoolvoorbeeld.

De introductie van een mobiele client voor mijn Android telefoon enkele maanden geleden voegde nog een interessante dimensie toe, nl. om ook op mijn G1 telefoon te kunnen zien welke (versies van) bestanden ik in mijn Dropbox folders heb staan. Idealiter zou je ze natuurlijk ook allemaal moeten kunnen bekijken maar dan loop je tegen de beperking aan dat Android (1.6 tenminste) geen eigen viewers heeft voor Word, Excel, Powerpoint en PDF bestanden. Alleen platte tekstbestanden kunnen standaard bekeken worden en dat scheelt tenminste nog, want die gebruik ik in de praktijk nog behoorlijk veel.

Desondanks ben ik toch op zoek gegaan naar een applicatie die de mogelijkheid zou toevoegen om Office (2007) bestanden te kunnen bekijken op mijn Android telefoon. Je hoeft dan niet heel lang te zoeken want zoals Microsoft zo’n beetje de bekendste naam is voor Office pakketten op pc’s, zo is Dataviz’s Documents to Go dat voor zo’n beetje alle mobiele platforms. Ook Android ontbreekt niet in het rijtje ondersteunde platforms en je kunt Documents to Go dan ook zonder problemen in de Android Market weervinden.

Documents to Go komt in eerste instantie als gratis editie die echter behoorlijk beperkt is. Alleen Word en Excel ondersteuning is aanwezig via Word to Go en Sheet to Go en je kunt alleen maar deze documenten bekijken. Na het kopen van een sleutel voor een volledige versie komen daar de Slideshow to Go voor Powerpoint en PDF to Go voor de PDF ondersteuning bij. De mogelijkheden worden dan ook voor alle bestandsformaten uitgebreid om de documenten eveneens te kunnen bewerken en nieuwe te kunnen maken op je telefoon.

In eerste instantie was ik al tevreden met de gratis editie waarmee ik in elk geval Word en Excel documenten kon inzien aangezien ik vooral veel Word documenten heb staan in mijn Dropbox en het me vooral om het kunnen bekijken ervan ging.

Na installatie van de gratis versie en de registratie ervan bij Dataviz kreeg ik na twee dagen al een aanbieding om de volledige versie aan te schaffen voor $9,99. Toen ik ook nog zag dat zeer binnenkort de nieuwe versie 3 gaat uitkomen voor Documents to Go en deze upgrade gratis is voor iedereen met een bestaande licentie, heb ik de knoop doorgehakt en de volledige versie aangeschaft.

Versie 3 belooft flink wat verbeteringen overigens. Behalve een redesign van de interface ondersteunt het ook de Office 2010 bestanden, komt er een synchronisatie mogelijkheid via een desktopapplicatie en krijgt het een eigen bestandsbeheer functionaliteit. Het zou nog helemaal mooi zijn als ze hetzelfde gaan doen als wat Dataviz voor de iPhone versies al heeft, nl. ondersteuning voor Dropbox. Het beste van twee werelden?

1 reactie

Google Docs is alweer een stukje beter geworden

12/04/2010 om 7:34 Geplaatst door in documentbeheer, In de cloud

Op het officiele Google blog viel vandaag te lezen dat de drie onderdelen van Google Docs alle een upgrade gekregen hebben met enkele nieuwe functies. ‘Leukste’ daarvan is dat je nu met tientallen mensen tegelijk kunt werken in een document en dat die wijzigingen/toevoegingen van een ieder realtime te zien zijn. Een beetje Google Wave in Google Docs als het ware.

Niets wereldschokkends, niets revolutionairs maar een handige tool is wel een beetje handiger geworden.

1 reactie

Toegangscontrole octrooi

19/02/2010 om 8:40 Geplaatst door in documentbeheer, Techniek

Bron: http://www.flickr.com/photos/35034358497@N01/1492362

In wat waarschijnlijk 1 van de laatste ePaper edities van het NRC was die ik voorlopig download, stond een stukje over een toegekend octrooi aan Google over de mogelijkheid variabele interfaces aan te bieden gebaseerd op een toegangscontrole. Het octrooi- en handelsmerkregister USPTO heeft Google namelijk het octrooi Variable user interface based on document access privileges toegewezen.

Dit octrooi (link naar de tekst) focust zich vooral op het bepalen van de toegang, gebaseerd op geografische locatie waardoor op basis van IP-ranges meer/minder/niks te zien is van bepaalde content. Hoewel ik het vanuit het principe wel een interessant iets vind (betere toegangscontrole en selectieve toegang bieden tot digitale informatie is ook iets wat qua licenties speelt in het hoger onderwijs), kan ik me niet echt verheugen op het feit dat de zoveelste beperking op de vrijheid van informatie op internet wordt geintroduceerd. Ik snap echter wel prima de (auteursrechtelijke) redenen erachter.

Nog geen reacties

Al je bestanden naar Google Docs

12/01/2010 om 11:47 Geplaatst door in documentbeheer, In de cloud

Ik was nog maar net klaar met het tikken van de vorige post over Dropbox toen ik in mijn feeds zag dat Google Docs een upgrade gaat krijgen. Niet zo zeer qua ruimte of vernieuwende functionaliteiten, nee, ze gaan het nu mogelijk maken de komende periode om (alle?) meerdere soorten bestanden op te slaan en te raadplegen in Google Docs.

Ongetwijfeld ingegeven door de concurrentie (Skydrive, Box.net en de al eerder genoemde Dropbox) kun je straks tot 1 GB aan bestanden kwijt in Google Docs (max 250 MB per bestand), deze delen met de Shared Folders mogelijkheid die Docs al had en natuurlijk deze overal raadplegen waar je maar een internetverbinding hebt. Omdat 1 GB niet heel veel is kun je die met de al aanwezige mogelijkheid verder uitbreiden en voor 5 dollar per jaar heb je al 20 GB te pakken, die je wel deelt tussen je Gmail, Picasa en nu dus ook Google Docs account.

Een aardige toevoeging hoewel me wel het gevoel bekruipt dat het eigenlijk te laat is. Skydrive geeft standaard 25 GB gratis en werkt vergelijkbaar als je naar de bestandsopslagmogelijkheden kijkt. De belofte geruchten van een officiele G(oogle) Drive om vanaf computers makkelijk bestanden op te slaan in de cloud worden hier wat mij betreft ook niet vervuld als je kijkt naar het extreme gemak van de combinatie van bestanden online bewaren met een eenvoudige client zoals door Dropbox gedaan wordt.

Als Google hier de concurrentie mee wil aan gaan moet het met meer komen en ach, dat zullen ze vast ook wel doen ….

Nog geen reacties

Tip: Dropbox

12/01/2010 om 1:22 Geplaatst door in documentbeheer, Software

Sharepoint, Box.net, Google Docs .. er zijn voldoende web oplossingen om je documenten op te slaan als je samen wilt werken aan documenten of simpelweg genoeg hebt van telkens weer documenten op en van je USB stick te kopieren.

De beste suggestie die ik in 2009 kreeg is echter een oplossing die het iets anders aanpakt. Dropbox is ook een site waar je documenten kunt opslaan maar gebruikt een client om documenten lokaal op pc’s te synchroniseren.

Het is een kwestie van een account aanmaken, het installatiebestand downloaden en na installatie heb je een My Dropbox map erbij die default onder de Mijn Documenten map staat (maar optioneel ook elders neer te zetten is).
Er worden enkele mappen standaard toegevoegd, zoals een mapje Public en Photo’s, waarmee het mogelijk is om foto’s maar ook andere bestanden eenvoudig te delen met anderen (of de hele wereld). Een kleine handleiding wordt zelfs in de relevante mappen geplaatst.

Nu gaat het mij niet om delen maar om eenvoudig bestanden thuis, op het werk en op mijn netbook te sychroniseren.

Gelukkig is dat zo mogelijk nog eenvoudiger. Alles wat onder de My Dropbox map wordt geplaatst wordt automatisch door de client geupload naar de site onder jouw account.  Nadat ik op mijn werkpc en netbook eveneens de client geinstalleerd had werden daar in hoog tempo de bestanden automatisch gedownload en vanaf dat moment zijn alle bestanden uniform op alle plekken aanwezig.

Op de site zijn je bestanden natuurlijk ook te benaderen maar ook zijn alle wijzigingen en activiteiten netjes zichtbaar. Zelfs per ongeluk verwijderde bestanden zijn met 1 klik terug te halen. Voor werkdocumenten gebruik ik nu inmiddels geen USB stick meer want die kan die truucjes niet ;)

Ook voor de prijs hoef je het niet te laten. Dropbox kent een gratis variant waarin je 2 GB krijgt en wat met referrals nog wat op te hogen is (alle links in deze post naar Dropbox zijn overigens referral-links van mij). Voor documenten alleen zal dit ruim voldoende zijn maar mocht je ook nog (veel) meer data daar willen opslaan, dan kennen ze betaalde modellen voor 50 en 100 GB.

5 reacties

Older posts »