Archive for the 'documentbeheer' category

Lees die webpagina later met Read It Later

23/12/2009 om 2:27 Geplaatst door in documentbeheer, Software

Collega Erik blogde erover op een intern blog op Windesheim en dat was reden om het ook uit te proberen. Read It Later is een extension voor (o.a.) Firefox wat eigenlijk maar 1 ding eenvoudig doet, namelijk webpagina’s die interessant zijn opslaan zodat je ze later rustig kunt lezen.

Mijn eerste gedachte was dat ik dat nu ook al deed door de pagina te bookmarken (en te taggen met !read) maar na het een week gebruikt te hebben moet ik toegeven dat deze extension eigenlijk net wat fijner (en sneller) werkt.

Hoe dan vraag je je natuurlijk nu af.

Nou, na installatie verschijnen er twee extra iconen in de werkbalken van Firefox, eentje in de adresbalk en een wat groter geel icoon in de navigatiebalk. Als je op een pagina bent die je even voor later wilt bewaren, dan klik je op het gele groter-dan icoontje in de adresbalk om deze url toe te voegen aan je leeslijst.


Na klikken verandert dit icoontje in een rood vinkje om aan te geven dat het succesvol toegevoegd is.


De leeslijst zelf zit helemaal rechts van de adresbalk in de navigatie toolbar als een icoon die na aanklikken uitklapt met de opgeslagen websites.


Klikken in de lijst op een url brengt je, niet geheel verrassend, naar die site toe waarna je het zowel in de lijst (bij een mouse over krijg je de mogelijkheid die url af te vinken) maar ook weer in de adresbalk uit de leeslijst kunt halen.

Een enkele klik om iets toe te voegen en een enkele klik om weer iets te verwijderen betekent dat het minder bewerkelijk is en dat is definitief een voordeel. Niet alleen dat maar het bewaart ook keurig een archief van gelezen sites en opties om tags te gebruiken in je leeslijst.


Als je dan bedenkt dat je leeslijst online bewaard wordt en dus als client keurig beschikbaar is op alle pc’s, browsers (IE, Chrome en Safari worden ook ondersteund via bookmarklets) *en* mobiele platforms (Android, Blackberry, iPhone) waar je het in gebruik hebt, dan is dit een functionaliteit die ik voorlopig wel blijf gebruiken.  Zometeen Paperdroid maar eens installeren op mijn G1!

3 reacties

Samen of alleen werken aan je documenten met box.net

04/08/2009 om 9:49 Geplaatst door in documentbeheer

Vanochtend vond ik in 1 van mijn rss feeds een artikel en uitleg om bestanden te delen via LinkedIn mbt Box.net. De eerste kende ik natuurlijk wel maar de laatste kende ik nog niet.

Box.net blijkt een webdienst te zijn waarmee je documenten kunt opslaan of delen en samen kunt werken aan (project)documenten. Het is de eerste niet en het is niet de enigste maar ik werd even getriggerd door de opmerking die ze zelf maken op hun site: ze concurreren zelf met SharePoint (vinden ze) en Box.net heeft nu zelfs een actie gaande waarin ze stellen dat ze 3 maanden gratis SharePoint geven aan een ieder die vindt dat Box.net de mindere keuze zou zijn.

Behalve de betaalde varianten kent Box.net ook een gratis versie waarbij je 1 GB aan opslagruimte krijgt en je tot 5 ‘collaboration folders’ kunt aanmaken: mappen die je deelt met anderen om samen te werken aan documenten. Nadat ik de paar stappen uit het eerdere artikel had doorlopen en een account had aangemaakt, gekoppeld aan LinkedIn enz, bleef ik even hangen om de overige opties van Box.net te bekijken.

En die zijn niet verkeerd.

boxnet1
Vergelijkbaar met een SharePoint documentbibliotheek kent het de mogelijkheden om items te sorteren of te filteren en kun je voor een weergave view kiezen.Via een (beter toegankelijk dan in SharePoint) pulldown menu komen de aanvullende mogelijkheden per folder of document te voorschijn. In het bovenstaande voorbeeld van folders dus o.a. de mogelijkheid om links naar de (inhoud van de) folder te versturen of om mensen toe te voegen die met je samenwerken aan content in die folder.

boxnet2
Bij documenten, en dus binnen een folder, de te verwachten mogelijkheden om te linken, kopieren, downloaden, tags toe te voegen maar ook om tasks toe te voegen. Voorbeelden van taken zijn vooral het anderen vragen om je document te bekijken of te reviewen/aan te passen en dat werkt zo op het oog alvast stukken gebruiksvriendelijker dan in SharePoint waarin die opties natuurlijk ook zitten maar waar je echt teveel lastige schermen voor door moet worstelen.

Het zou geen web 2.0 dienst zijn als het niet integreert met andere webdiensten en dat doen ze met zelf in te stellen services. Standaard kun je documenten en links versturen via GMail, documenten previewen mbv Scribd en zelfs documenten bewerken, waarvoor de Zoho weboffice suite gebruikt wordt. Die laatste had wel moeite met complexere Office 2007 documenten maar ik denk ook niet dat je mag verwachten dat je Office (2007) documenten zonder enige  problemen met een webapplicatie kunt bewerken. Dat lukt ook Google Docs niet en zal wel voorbehouden blijven aan de toekomstige Office Web omgeving die Microsoft later dit jaar uitrolt.

Ik denk dat je kunt concluderen dat Box.net zeker gebruiksvriendelijker werkt dan SharePoint documentbibliotheken en dat de essentiele functionaliteiten hier beter uitgewerkt zijn. Ook zijn de mogelijkheden om van je documenten op Box.net gebruik te maken via andere gebruikte webapplicaties een definitief pluspunt. Het artikel waarin je een folder toevoegt aan je LinkedIn profiel is daar gelijk een goed voorbeeld van.

Echter zal de meerwaarde vooral afhangen van de personen met wie je samenwerkt aan documenten. Als alle personen met wie je samen documenten wilt produceren gewend zijn aan SharePoint, dan doe je ze in de praktijk geen plezier met nog een nieuwe omgeving die net wat anders werkt. Het feit dat je documenten eerst moet downloaden, dan bewerken in Office en vervolgens weer terug moet uploaden is denk ik zelfs aan te raden met webapplicaties maar wel afwijkend van de normale werkwijze. Gaat het je vooral om om zelf je documenten op 1 plek te hebben en wil je ze vooral of alleen delen met anderen binnen en vooral buiten je eigen organisatie? Dan is Box.net een uitstekend alternatief!

Nog geen reacties

GMail maakt mappen van labels

02/07/2009 om 8:12 Geplaatst door in documentbeheer

Op Lifehacker was gisteren al het bericht te vinden dat men bij GMail, na onderzoek, geconcludeerd had dat niet iedereen om labels zat te springen. Iets wat ik na 3 maanden ShareNet wel kan begrijpen want het blijft lastig om uit te leggen wat de voordelen zijn van 1 bak met mail met daarin onderscheid in kenmerken.

Bij GMail geeft men het terecht nog niet op maar krijgen de labels een upgrade. Ze worden niet alleen prominenter in de linkermenu geplaatst (met opties om het tonen van individuele labels aan en uit te zetten), ook hebben ze nu de eigenschap van een map meegekregen. Stiekem is het feitelijk nog steeds hetzelfde principe natuurlijk maar een zeer handige toevoeging is dat je nu mail kunt slepen naar een label/map toe waarmee de mail dat label ook meekrijgt.

Vanochtend toonde mijn GMail account al die nieuwe instellingen dus het zal wel met hoog tempo voor alle accounts gaan gelden.

gmaillabels

Een potentieel nadeel is wel dat de kracht van labels vooral (voor mij tenminste) was dat je jezelf niet beperkt tot 1 label voor een mail maar dat een mail meerdere kenmerken mee kan krijgen. Door nu ‘map-eigenschappen’  te introduceren zullen meer mensen gebruik gaan maken van deze mogelijkheid denk ik maar zich wel automatisch beperken tot 1 mail in 1 map (ook al kun je dus een mail meerdere keren naar meerdere mappen slepen). Hiermee blijft een gebruiker bij het oude manier van denken dat een bestand altijd in 1 mapje staat.

Oude gewoonten slijten kennelijk slecht.

3 reacties

(Samen) werken in Google Docs via Word 2007

30/06/2009 om 8:08 Geplaatst door in documentbeheer, Software

Ook al ben ik ‘officieel’ natuurlijk aanhanger van al mijn documenten in Sharepoint opslaan, niet zo officieel ben ik enorm aanhanger van zo’n beetje alles wat Google te bieden heeft aan webapplicaties en -diensten. Dat geldt ook zeker voor Google Docs wat ik vooral gebruik om documenten, die ik samen met mijn vrouw gebruik en bewerk, te maken en te delen.

Hoe handig Google Docs ook is, het valt niet te ontkennen dat een webbased Office pakket nog verre van ideaal is om complexe documenten of uitgebreide opmaak te kunnen toepassen en dat is de reden dat Office 2007 ook keurig overal op mijn pc’s geinstalleerd staat. Je kunt een hoop vinden van Microsoft software maar de Office applicaties bevallen me uitstekend.

officesync01

Via Lifehacker las ik vandaag echter over de mogelijkheid om, middels een gratis plugin, Google Docs functionaliteiten op te nemen in Office 2003 en 2007 net zoals dat al mogelijk was voor de Office Live Workspace omgeving middels een Connector. Dat was nieuw voor me maar na het zien van het onderstaande filmpje was ik tenminste nieuwsgierig genoeg om het uit te proberen.

Bij de installatie vraagt het keurig om je Google Account gegevens en na enkele seconden is alles gereed voor gebruik. Ik moest overigens wel mijn Vista Firewall Control even tijdelijk vrij baan laten geven aan alle applicaties om het succesvol te laten verlopen.

Na het starten van een Office pakket, in mijn geval vooral Word, is er een nieuw ribbon bijgekomen waarin de specifieke OffiSync mogelijkheden te vinden zijn.

officesync02

Hierin is het mogelijk om rechtstreeks documenten te openen, bewaren en zoeken in je Google Docs account. Opties om via mailadres documenten te delen zijn aanwezig en, als erg aardige functie, kun je een Google zoekactie uitvoeren en gevonden resultaten (delen van webpagina’s of afbeeldingen) rechtstreeks in je Office document integereren. OffiSync waarschuwt zelfs nog netjes dat je fout zit met je auteursrecht als je dit doet …maar het werkt briljant.

Ben je een Google Docs en Word gebruiker? Er is eigenlijk geen reden om dit niet te installeren.

Nog geen reacties

TreeSize

27/03/2009 om 9:06 Geplaatst door in documentbeheer, Software

De afgelopen maanden ben ik o.a. druk bezig geweest met het voorbereiden en begeleiden van de aanstaande migratie van documenten op de Novell fileshares naar de nieuwe ShareNet omgeving toe. Achttien Schools en diensten maar ook elf andere organisatie-onderdelen binnen Windesheim die samen over meer dan 50 (zeer) uitgebreide eigen mapstructuren beschikken, tot de nok gevuld met documenten, presentaties, programma’s en foto’s.

Omdat een nieuwe omgeving, om samen makkelijk te werken, ook een goede gelegenheid is om door de krochten van de eigen H-schijf mappen te gaan en daar het volop aanwezige stof in de vorm van oude en niet gebruikte bestanden eens grondig op te ruimen, is dit ook opgepakt. Natuurlijk helpt het ook dat we in de ShareNet omgeving de mogelijkheid van de honderden mapjes af gaan schaffen en dat iedereen per document nu kenmerken als categorie en tags moet gaan opgeven. Geen sinecure als je van plan was om die 25.000 bestanden mee te nemen van de oude naar de nieuwe omgeving.

Uberhaupt inzicht krijgen in wat je de afgelopen jaren allemaal verzameld hebt op je eigen afdelingsnetwerkschijf is ook niet zo makkelijk. Complexe mappenstructuren tot vele subniveau’s diep waarin alle soorten en type documenten voorkomen die je ook maar kunt bedenken stimuleren niet echt om (eenvoudig) selecties te maken van welke documenten wel of niet mee moeten naar ShareNet.

Een tool als TreeSize helpt daar wel enorm bij. Zo goed zelfs dat ik het nog serieus ga missen als straks de documenten in document libraries in ShareNet zitten. TreeSize is een zgn. harddisk space manager en geeft je werkelijk alle overzichten en analyses die je maar zou willen maken van je berg met documenten in ellenlange mappenstructuren.

treesize1

Een submappenstructuur wordt van een map op de H-schijf in korte tijd tot op bestandsniveau geanalyseerd en dan kan het klikken op de tabbladen beginnen … het bovenstaande tabblad geeft aan hoe zich de verschillende submappen zich qua gebruikte ruimte verhoudt tot het totaal. In een oogopslag zie je welke submappen wel of niet veel ruimte innemen.

treesize2

Een tabblad verder is het onderscheid niet op submappen gedaan maar op het documenttype. Niet geheel verrassend is het bij bijna alle mappen op de H-schijf een nek-aan-nek gevecht tussen de afbeeldingen en de Office bestanden :)

treesize3

Niks maakt het duidelijker dan een grafische weergave. Meer dan 60% van de bestanden in deze map op de H-schijf is langer dan een jaar niet gewijzigd. Nog handiger is dat dubbelklikken op 1 van de kolommen gelijk een zoekactie uitvoert en de bestanden in kwestie ook weergeeft .. inclusief mogelijkheid om ze te archiveren/verplaatsen/verwijderen. Weg met die oude troep!

treesize4

Benieuwd naar wat nu de ruimteverslinders zijn? De top 100 krijg je er gelijk bij. Een informatievaardigheden filmpje is hier de winnaar geworden.

Als je eenmaal bedacht hebt wat je wilt gaan opschonen of verplaatsen, dan ga je op zoek naar alle bestanden die aan je criteria voldoen en daar heeft TreeSize een aparte search voor:

filesearch

In het bovenstaande geval alle bestanden die sinds de laatste grote backup van 21 februari zijn gewijzigd of toegevoegd op de H-schijf. Wel zo handig dat je niet alle mapjes af moet en het handmatig moet controleren, nietwaar? Optioneel kun je ook nog aangeven welke mappen of bestanden/types je weg wilt laten uit je zoekacties en dat is wel weer nuttig om bijv. de duizenden archiefbestanden van de GroupWise accounts eruit te filteren.

filesearch_options

Een bijzonder nuttig stukje software die het hele traject van documenten migreren heel wat eenvoudiger gemaakt heeft.

3 reacties

Documenten in Sharenet 2: tags

09/01/2009 om 6:43 Geplaatst door in documentbeheer, Sharenet

Tags hoef ik niet verder uit te leggen hoop ik maar klik gerust hier voor wat meer informatie als het je even ontschoten is.

Zoals ik in de onderstaande post al zei zouden tags de oplossing moeten zijn om inhoudelijke kenmerken mee te geven aan de documenten. Voor onze Windesheim collega’s komt dat vaak neer op de namen van de mapjes waarin ze de documenten gestopt hebben maar vanzelfsprekend kun je veel meer met tags. De allerbelangrijkste voordelen zijn dat je meerdere tags aan 1 document kunt hangen, dat je ook echt kunt zoeken op die tags maar ook dat je die tags kunt beheren en kunt selecteren als je een document wilt voorzien van metadata.

Met de standaard Sharepoint functionaliteiten kun je weinig meer met tags dan wat ik hiervoor met categorieën beschreven heb: je kunt een column aanmaken. die tags gaan noemen en vervolgens opnemen in een view. Omdat je niet hetzelfde document onder meerdere tags kunt laten presenteren in de view, is het in een view alleen maar mogelijk om de feitelijke waarde van het veld te tonen: je kunt er niet op sorteren, groeperen of (zinnig) filteren. De hele tagstructuur moet al vooraf bedacht zijn in die lijst en als je een keuze wilt geven met die waarden, dan krijg je al heel snel een hele lange lijst met tags die volledig onwerkbaar wordt.

Gelukkig zijn bedrijven in dit gat gesprongen en bestaan er meerdere third party oplossingen die tagging mogelijkheden toevoegen aan content in Sharepoint. Windesheim gaat voor de Kwizcom SharePoint Tagging Feature die het mogelijk maakt tags systeembreed te gebruiken en zowel zoekfunctionaliteiten, beheermogelijkheden en weergave mogelijkheden biedt.

De komende weken zullen we hiermee nog gaan testen maar de mogelijkheden lijken simpel en doeltreffend te zijn. Vergelijk de nieuwe column instellingen van de Document Library Settings maar met die van de vorige post.

tag1

Tags zijn een nieuw veldtype en je kunt kiezen tussen gewone tekstuele tags en een hierarchische lijst die je specifiek voor categorieën zult willen gebruiken. Gebruikers kunnen zelf (of niet) tags toevoegen aan vooraf gedefinieerde lijsten, die je op meerdere niveau’s kunt gebruiken in SharePoint.

tag2

Bij het toekennen van de tags heb je keurig een overzicht, inclusief auto-complete, van al eerder gebruikte tags. Natuurlijk ontbreken de tag cloud en de zoeken-op-tags functionaliteit ook niet.

Kortom, dit gaat goed komen in ShareNet op Windesheim!

Nog geen reacties

Tags en tagclouds

17/12/2008 om 8:05 Geplaatst door in documentbeheer, Sharenet, Zoeken

In het Sharenet project is het af en toe nog best schipperen voor mij als het gaat om invulling te geven aan document beheer in de nieuwe Sharepoint omgeving. Niet alleen zijn alle Windesheimers (alleen maar) gewend duizenden bestanden in bijna net zoveel mapjes op gedeelde of persoonlijke netwerkshares op te slaan, ook valt het me eigenlijk nog best tegen hoeveel kennis en ervaring er met dit onderwerp is bij organisaties elders. Natuurlijk zal dat vooral aan mezelf liggen want ik ben geen klopjacht begonnen naar alle instellingen die het dan wel goed geregeld hebben maar toch, ik had gedacht dat de ervaringen voor het oprapen lagen.

De document beheer aspecten in standaard Sharepoint (out of the box oplossing zoals de ontwikkelaars het maar constant noemen) zijn behoorlijk beperkt. Het belangrijkste wat door iedereen opgemerkt wordt is dat ‘je nu geen bestanden in mappen plaatst maar kenmerken meegeeft aan die documenten die vervolgens gebruikt kunnen worden voor diverse views’.

Leuk als je met een paar techneuten praat maar de vertegenwoordigers van diverse Schools en diensten van Windesheim zijn minder onder de indruk van dat taalgebruik en willen gewoon weten of ze mapjes kunnen maken in de nieuwe omgeving. Alle documenten in, voorlopig, acht verplichte hele ruime categorien die als zoekscope en filter gebruikt kunnen worden? Ik zie ze denken dat ze bepaald nog niet overtuigd zijn.

Tags, dat is het toverwoord! Google Mail is mijn redding al vaker geweest want aangezien we nog geen demo-omgeving hebben waarin het getoond kan worden, ben ik afhankelijk van bestaande andere sites die tonen wat ik eigenlijk bedoel. Alle mail in 1 bak maar die je zelf kunt voorzien van labels … oooh, bedoel je dat?! Helemaal snappen doet men het nog niet maar er keert vertrouwen terug dat als ze zelf tags kunnen maken en geven aan documenten, dat nog veel uitbundiger kan dan mapjes maken en dat stelt kennelijk gerust.

cloudlet

Gerard twitterde gisteravond laat over een Firefox extension die tags en een tagcloud toevoegt aan een andere Google dienst, nl. de zoekmachine zelf. Search Cloudlet creeert tags en een tagcloud voor de resultaten van een zoekactie en door te klikken op een tag, vul je je zoekactie aan met die term. Een leuke functionaliteit en voor mij handig om het fenomeen tags/tagcloud te laten zien aan onze Windesheim gebruikers die straks hun bestanden en content ook moeten mogen taggen.

cloudlet2

Gebruiken jullie tags en tagclouds? Zo ja, dan ook voor je werk & collega’s of is het meer iets van en voor jezelf?

Update: WordPress 2.7 is de motor van Vakblog en heeft nu bij het toekennen van de tags aan postjes ook de optie om een tagcloud te laten zien. Ik zou WordPress gebruiken als demonstratie voor tags en categorien ware het niet dat ik bezorgd ben dat mensen, net als ik, de WordPress interface stukken mooier vinden dan die van Sharepoint.

3 reacties

Mail spielerij

26/11/2008 om 5:31 Geplaatst door in documentbeheer, Techniek

Ik ben er zo’n eentje die zijn mailprogramma als personal information manager gebruikt. Zeker op werk bewaar ik bijna alle mailtjes, simpelweg omdat ik vind dat handmatig opschonen van de mailbox en het oneindig blijven sorteren in mapjes onnodig veel werk is. Gewoon bewaren en de zoekfunctie gebruiken om oude mailadressen terug te zoeken (ik ben dol op replyen op oude mails zodat ik geen adressenboek hoef bij te houden). Gaat geweldig en ik werk zo het liefste.

Echter, ook in een tijdperk waar gigabytes opslagruimte voor eurocenten te verkrijgen is, zijn er altijd wel mensen die mijn manier van werken niet kunnen waarderen. Zo zijn er de archiveerders & opschoners die het ware geluk nastreven in de stellige overtuiging dat dit alleen bereikt kan worden door een Zen achige benadering van lege mailboxen. Mailtjes lezen, mailtjes afhandelen, mailtjes wissen … het gelukzalige gevoel schijnt daarna te komen. Ik heb het echter nooit mogen ervaren.

Daarnaast zijn er beheerders. Niet van je mail want dat boeit niet maar wel van de hoeveelheid ruimte die je ervoor krijgt. Kortom, je kunt wel al je mail inclusief je attachments willen bewaren meneer Snijders, maar daar krijg je beperkte ruimte voor en u ziet het maar dat u het er mee doet. Vaak gebruiken beheerders ook argumenten van de opschoonreligie, ook al geloven ze er stiekem zelf ook niet in. ‘Een lege mailbox is een goeie mailbox’ en de klassieker ‘Oude rommel moet je niet willen bewaren’ waarmee ook nog even wordt meegegeven dat je eigenlijk iets heel stouts wilt als je gewoon alle mail wilt bewaren.

Anyway .. in het kader van ja knikken op die argumenten en zelf stiekem toch je eigen weg gaan, had ik al eerder geprobeerd of ik dan tenminste al mijn mail kon exporteren uit GroupWise, wat ik op werk gebruik, naar een ander programma toe wat ik dan weer gebruik voor het doorzoeken en archiveren van mail: Mailbox Store Home. Dat was tot op heden geen succes want het pakket zelf biedt er geen mogelijkheden voor en dat kwam neer op elke mail individueel opslaan en overhevelen. Geen optie dus.

In het kader van alle Sharenet deelprojecten gaan we echter ook over van GroupWise naar Exchange/Outlook en groot was mijn vreugde dat er een apart tooltje bleek te bestaan wat de mailbox inclusief mappen, agenda-items enz zou kunnen exporteren naar 1 Outlook PST bestand. Nog groter was mijn vreugde toen ik vanmorgen na wat testen ook zonder problemen precies dat voor elkaar kreeg. Hoe vaak maak je mee dat software precies dat doet wat het behoort te doen? 1 PST bestand van zo’n 90 MB met alle mail en attachments erin .. waar hebben we het eigenlijk over dacht ik nog.

Thuis in mijn Outlook 2007 het bestand gekoppeld en de mail geindexeerd in Mailstore Home. Volledig doorzoekbaar en ik hoef lekker niemand uit te leggen waarom ik dat nou fijn vind.

Voor het betere document beheer kan ik ook nog alle attachments loskoppelen van de mail met de Outlook Attachment Remover en deze vervolgens apart indexeren met dtSearch wat ik hiervoor gebruik.

En wat doen jullie met al je (werk)mail? Fervent opschonen of ook creatief met het bewaren?

5 reacties

PDF/A voor de digitale duurzaamheid

18/09/2008 om 12:31 Geplaatst door in Catalogiseren, documentbeheer, Techniek

“Een digitaal archief is waardeloos als je over tien jaar de pdf’s niet meer kunt lezen. Adobe, uitvinder van het bestandsformaat pdf,  neemt het voortouw in de technische ontwikkelingen.”

Dit stond te lezen in het NRC Handelsblad van gisteren waarin vervolgens ingegaan werd op de PDF/A(rchiving) variant van het alombekende PDF formaat van Adobe nu sinds 1 juli 2008 het PDF formaat erkend is als zijnde een open standaard (ISO32000-1). Ik moest het even 2 keer lezen want ik wist toch zeker dat PDF/A al een paar jaar bestond. Wikipedia hielp me ook gelijk en meldde in de lemma ervan dat PDF/A ook al een ISO standaard was (ISO19005-1) uit 2005.

PDF is ooit bedacht om zoveel mogelijk onafhankelijk van platform, pc of aanwezige software & printers de opmaak van een document te bewaren. PDF/A gaat hier nog verder mee door te gaan voor 100%  onafhankelijkheid in het document zelf.  Er mag geen enkele afhankelijkheid van externe plaatjes, scriptjes of lettertypes zijn (alles moet dus in het document zelf opgenomen worden), document beveiliging is uit den boze en er moeten bepaalde metadata altijd aanwezig zijn. Al die eisen staan gedetailleerd in de ISO norm opgenomen.

Dit artikel leek me een mooie gelegenheid om eindelijk ook zelf PDF/A documenten structureel te gaan produceren. Sinds Adobe weer in de gratie is op werk en thuis, staat Adobe Acrobat geinstalleerd en, hoewel die het standaard niet doet, is het een optie aanvinken in de PDF Maker om PDF/A documenten te maken ipv reguliere documenten (afbeelding 1). In Acrobat zelf kun je eenvoudig bestaande PDF’s exporteren naar PDF/A (afbeelding 2)

afb. 1

afb. 2

Ze zijn wel wat groter qua bestandsgrootte dankzij het feit dat lettertypes e.d. nu dus opgenomen worden in de bestanden maar het voelt toch goed om te weten dat al mijn PDF’s wellicht voor de eeuwigheid leesbaar blijven. Of de lezers van die PDF’s er ook zo over denken, dat is dan weer een heel andere vraag.

Nog geen reacties

« Newer posts Older posts »