Op deze pagina vind je een uitleg hoe je op je eigen site(s) dingen kunt aanpassen die ervoor zorgen dat de inhoud niet meer meegenomen wordt. Ik had in het verleden altijd braaf de robots.txt optie gebruikt om Google buiten de deur te houden maar kwam er dus recent achter dat dan wellicht de inhoud niet geindexeerd wordt maar dat de url zelf gewoon opduikt in de zoekresultaten. Matt Cutts van Google legde dat uit op YouTube, lekker simpel met een marker op een whiteboard:

Kortom, met enkele eenvoudige aanpassingen in de header van de pagina’s (het handigste via een template in te stellen zodat je dat niet op elke pagina afzonderlijk hoeft in te stellen) zorg je ervoor dat Google de inhoud en zelfs de URL negeert van de site. De ironie is wel dat je dus eigenlijk Google de site moet laten indexeren zodat je kunt zeggen dat die niet getoond mag worden. De volgende tag opnemen in de header/template voldoet dan:

<meta name=”robots” content=”noindex,nofollow”/>

Voor 1 site heb ik de .htaccess aangepast in de map op de server door die ene regel toe te voegen:

Header set X-Robots-Tag “noindex, nofollow”

Dat werkte perfect maar een tweede site bij een andere webhost gaf vervolgens een error melding en moest ik alsnog de templates aanpassen van de site zelf.

Boeiend is wel de vraag hoe je nu eigenlijk test of het werkt. Als het namelijk goed werkt zie je er dus nooit wat van terug in Google maar je wilt daar ook niet te laat achterkomen. Om nou de sites aan te melden bij Google gaat me ook wat te ver dus ik heb geloof ik maar eens vertrouwen dat het gewoon werkt zoals het zou moeten werken.

Oh ja, ben je toch te laat geweest en wil of kun je niet wachten tot Google na enkele dagen de index bijgewerkt heeft? Dan kun je, als je zelf eigenaar bent, ook een verzoek indienen om webpagina’s te laten verwijderen. Dit is echter maar voor de periode van 90 dagen waarna Google de site opnieuw zal indexeren, wat je natuurlijk voldoende tijd geeft om de aanpassingen te maken of de pagina(‘s) in kwestie te verwijderen.  Dit is de methode die we in het begin gebruikt hebben om enkele zoekresultaten in Google voor de HBO Kennisbank te laten verwijderen aangezien er toen onverwachts prive gegevens van oud studenten getoond werden.

Soortgelijke posts:

1. Ziet er patent uit
2. Even kort … Google Latitude en opslagruimte bij Google diensten
3. Even kort … Google hackje voor definities zoeken

Nu met de implementatie van Sharenet op Windesheim zijn mapjes taboe verklaard (en terecht) en is het de bedoeling dat er echt (bewust) kenmerken worden toegekend aan documenten. Daarvoor gaan we werken met een beperkt aantal categorieën die verplicht aan alle bestanden meegegeven moeten gaan worden en die ruwweg wat zeggen over de vorm & doel van het document. Dit kan dan gebruikt worden om zoekacties naar documenten af te bakenen tot die categorieën die ook terzake doen. Naast deze categorieën die wat over de vorm zeggen, komt er de mogelijkheid om tags toe te kennen aan documenten zodat ook inhoudelijke kenmerken meegegeven kunnen worden, maar daarover later nog wat postjes.

Ik ben geen ontwikkelaar en kan dus niet in een Sharepoint testomgeving proberen wat de mogelijkheden zijn van gebruik van categorieën. Het dichtst in de buurt komt de Surfgroepen omgeving aangezien deze eveneens een Sharepoint omgeving is, en dus grasduinde ik door de handleidingen heen. Dat leverde weinig op maar ik had ook niet gedacht dat het een kant en klare functionaliteit zou zijn. Na flink wat gepuzzel met lijsten, columns en views kon ik nog wat afkijken bij de eigenaar van de Sharenet surfgroep, die ook categorieën gebruikt in de document library. Dat leek me kennis die ik het beste kon opdoen door alle stappen even rustig te beschrijven en daar is een blog dan ook heel handig voor. Bij deze dus …

Hoe gebruik je categorieën in Surfgroepen/Sharepoint?

• In een document library (Shared documents heet die standaard) klik je in het topmenu van de lijst op Settings > Document Library Settings

• Hier moeten we 2 dingen configureren: eerst een keuzelijst aanmaken waarin we de waardes kunnen opslaan (de categorieën). Dit heet in Sharepoint taal een column. Het tweede wat we moeten aanpassen is de weergave (view in Sharepoint taal).

Aanmaken column:

• klik onder columns op Create column

• Geef de column een naam (categorie is een goede)
• Bij type kies je voor Choice
• Description mag leeg blijven.
• Require is optioneel maar in mijn geval is het dus verplicht om een categorie op te geven
• Type each choice: Hier komen de waarden van onder elkaar, elke op een nieuwe regel!
• Display: bijvoorbeeld radio buttun.
• Default value: Choice.

Aanpassen van de default view:

• Klik onder views op All documents en kies Modify this View

• scroll naar onderen naar de functie group by en open het plusje

• Kies bij first group by the column de waarde die je zonet bij aanmaken column heb gemaakt, in mijn geval de categorie column

En dit levert je, nadat je enkele documenten hebt gemaakt waarbij je inderdaad verplicht een categorie moet opgeven, het volgende resultaat op:

Dit werkt goed en je kunt zelfs nog een 2e column aanmaken met waarden die je dan in de view kunt gebruiken voor een subcategorie.

Deze werkwijze vereist wel dat 1 document slechts 1 categorie mag hebben. Je kunt bij de column zonder problemen aangeven dat je meerdere waarden voor 1 document kunt opgeven maar Sharepoint is standaard niet in staat hetzelfde document in meerdere column waarden te tonen in een view. Daarvoor zul je moeten uitwijken naar een third party module volgens mij, tenzij lezers de oplossing wel gevonden hebben?

Soortgelijke posts:

1. Documenten in Sharenet 2: tags
2. Samen of alleen werken aan je documenten met box.net
3. Word documenten openen en bewerken vanuit Gmail

Nu zal menig bedrijf of instelling die daadwerkelijk veel met kennis (moeten) werken hier om kunnen glimlachen want dit zijn trajecten die in het kader van kennismanagement ontwikkelingen al vele jaren geleden doorlopen zijn. Diverse kennissystemen, expertisedatabanken en uitgebouwde interne medewerkercontactsystemen hebben het levenslicht al mogen aanschouwen en ongetwijfeld zijn er zelfs al meerdere die inmiddels het loodje hebben gelegd.

Desalniettemin wordt er binnen Windesheim nu gewerkt aan een eigen maatwerkproduct waarin CV aspecten, privacy en vooral de techniek de revue passeren. Het Mediacentrum is niet rechtstreeks bij dit project betrokken maar poogt wel duidelijk te krijgen dat behalve de techniek, ook het organiseren en benoemen van de expertises en vaardigheden een minstens zo grote rol moet hebben.

Dit werd vorige week wel weer duidelijk tijdens een projectvergadering waarin de systeemarchitectuur van het op te zetten systeem besproken werd maar men vast liep op de vraag wie het metadata model moest gaan opzetten en beheren. Leuk dat  medewerkers zelf hun vaardigheden, expertises, ervaring en projectbenamingen kunnen opgeven in een profiel maar je hebt bijzonder weinig verbeelding nodig om te beseffen dat er meer stappen nodig zijn om ook daadwerkelijk een nuttig systeem te krijgen waarin men niet alleen eenduidig kan zoeken naar deze begrippen maar waarin ook de match gelegd *kan* worden tussen dat wat gezocht wordt en dat wat er ingevoerd wordt.

Het allemaal open en vrij maken klinkt leuk maar levert generieke beschrijvingen op van de kundes van personeel waar vervolgens collega’s ook niks mee kunnen zoeken, en dus ook niet vinden. Nee, je moet een systematiek bedenken waarin je (deels) vooraf structuur aanbrengt in die termen waarin je expertise, vaardigheden en ervaringen laat beschrijven zodat je deze structuur ook als basis kunt gebruiken voor zoekacties. Gooi er dan nog een goeie analyse over zoektermen overheen en je kunt die structuur ook nog gaan verfijnen.

Het is feitelijk hetzelfde idee waar een Monsterboard of Nationale Vacaturebank mee werkt als je een cv plaatst of als je op zoek bent naar een baan. Daar staan mijn specifieke functiebenaming of branche waarin ik werk ook nooit tussen . Toch lukt het me prima om met behulp van meerdere rubrieken mezelf te ‘beschrijven’ en dat geldt ook voor de diverse communities waar ik profielen kan/moet aanmaken, zoals Hyves, Ning of LinkedIn.

Nee, we doen weer erg technisch, praten vooral over wat we met het systeem zouden willen maar lijken dit aspect volledig te negeren. Onze taak en rol als Mediacentrum is dat we hier wat zinnigs over gaan zeggen en dat zullen we ook gaan doen.

Zodat we van de vraag naar het antwoord komen op een goede manier!

Soortgelijke posts:

1. Kennis crisis
2. Evolutie van (kopen van) pc games
3. Artikel van Irene van den Berg/Cozzmoss bij de Nieuwe Reporter

Binnen hogeschool Windesheim bestaan verschillende initiatieven voor het beheren en aanbieden van informatie ook wel Content Management genoemd. Het gaat om initiatieven vanuit bijvoorbeeld het mediacentrum en schools zoals Windesheim Educatief. Tevens zijn er wensen vanuit de gehele Windesheim organisatie om content aan te bieden. Hierbij kan het gaan om verschillende soorten content, met verschillende indelingen en verschillende interfaces voor de gebruiker. Het gevolg van deze initiatieven en wensen is dat verschillende aanbieders langs verschillende wegen deze informatie aan zullen bieden. Dienst ICT heeft dit gesignaleerd en streeft er naar een geïntegreerde aanpak van Content Management neer te zetten binnen de hogeschool.

Deze aanpak leidt tot het overkoepelende project “Integraal Content Management” en moet aansluiting opleveren bij de huidige informatiearchitectuur, informatiesystemen, indelingen en content.
Dit project moet ervoor zorgen dat content eenmalig, eenduidig en gestructureerd opgeslagen en gedistribueerd moet worden.

Voor ca. 1 dag per week ben ik nu ook lid van het projectteam die deze waardige doelen mag nastreven

Soortgelijke posts:

1. Identity Management, federaties en wat bibliotheken er mee moeten
2. Beeldbanken en image management
3. Licentiemodellen software en content 2.0

Een tag cloud is dan een grafische weergave van tags die binnen een bepaalde site gebruikt worden. Door middel van lettergrootte, afstand en vet/normale opmaak wordt een weergave gegeven van hoe frequent een tag gebruikt wordt t.o.v. een andere tag. Hiervan kun je prachtig gebruik maken om snel een inzicht te krijgen over welke onderwerpen een site het meest rapporteert waarbij je ook gelijk ziet hoe de onderwerpen zich onderling tot elkaar verhouden en wat daarmee de scope, de dekking, van de site is. Kortom, hoe relevant een site of zoekactie is. Later gegarandeerd nog meer over het fenomeen tag clouds en het bijbehorende visual searching want het internet staat tegenwoordig bol van dit soort mechanismen. Tot die tijd verwijs ik je naar de linkerkant van deze pagina want ook dit vakblog heeft een tag cloud. Klik op de losse tags om te zien in welke berichten de tags gebruikt zijn en het toont je ook welke afbeeldingen er bij Flickr aanwezig zijn die dezelfde tag hebben! Een simpel maar doeltreffend voorbeeld hoe een folksonomy in de praktijk werkt.

Soortgelijke posts:

1. Link clouds
2. Documenten in Sharenet 2: tags
3. Tags en tagclouds