Delicious
Het lijkt alsof taggen in het web 2.0 tijdperk al heel lang bestaat maar dat valt eigenlijk wel tegen. Het concept van social bookmarking introduceerde het taggen als een manier om metadata (data die over data gaat) toe te laten kennen door de mensen die deze data ook gebruikten.  Delicious was effectief de uitvinder van deze systematiek door je niet alleen in staat te stellen je eigen bookmarks te delen met anderen maar daar ook je eigen trefwoorden, je tags, aan mee te geven. Zo kregen bookmarks misschien 1 of enkele tags mee van de 1ste gebruiker maar ook vele andere tags door andere gebruikers. Deze digitale labels geeft iedereen vanuit zijn eigen perspectief, kennis, ervaringen en context mee waardoor je veel meer en diversere kenmerken kreeg bij bookmarks.

Folksonomy
In de informatievoorziening bestond het concept van vrije trefwoorden toekennen (als aanvulling op gecontroleerde woordsystemen zoals een thesaursus) al eeuwen lang. Het waren echter altijd informatiespecialisten met vaak zeer specialistische kennis die deze trefwoorden toekenden waardoor ze wel nauwkeurig waren maar bijna nooit aansloten bij waar gebruikers daadwerkelijk op zochten. Social bookmarking introduceerde met het taggen van andermans content de mogelijkheid om de trefwoorden, de tags, de metadata niet vanuit het (automatisch) beperkte perspectief van één expert (vaak de maker van die content) mee te geven maar de gebruikers, het volk zelf, vrijelijk trefwoorden mee te laten geven. Zo werd het idee van een folksonomy geboren, waar de mensen (folk) samen aan een woordsysteem (taxonomie) werken. Behalve bij social bookmarking werd en wordt het ook enorm veel gebruikt om content te voorzien van tags die zelf niet uit tekst bestaat en waar het lastiger is om eenduidig metadata aan toe te kennen: online fotoverzamelingen.

Flickr stimuleert bijvoorbeeld alle gebruikers om andermans foto’s te voorzien van tags. Het achterliggende idee bij een folksonomy is om zoveel mogelijk tags toe te laten kennen waarbij de wet van de grote getallen zorgt voor filtering. Als er tientallen, honderden of duizenden tags worden toegekend aan content, dan zul je zien dat er een handjevol tags naar verhouding domineren omdat veel mensen die specifieke tags meegeven. Hoe meer tags er worden gegeven, hoe duidelijker de meest relevante tags naar boven komen drijven. Het grote nadeel dat tags ongestructureerd en uit de losse pols worden toegekend wordt in een folksonomy ineens het grote voordeel. Als tientallen mensen een bepaalde tag toekennen, dan mag je aannemen dat dit een term is waarop iemand die getagde content ook zal zoeken. Al die andere -minder relevante- tags zullen waarschijnlijk minder of nauwelijks gebruikt worden maar ze zitten je ook niet in de weg. Een site als Flickr zal letterlijk miljoenen tags als metadata in hun systemen hebben zitten. Slechts een fractie ervan zal frequent gebruikt worden maar dat maakt niet uit, het is het totale systeem van miljoenen tags dat de zoekfunctie van Flickr betrouwbaar(der) maakt. Elke gebruiker is continu in staat correcties aan te brengen door andere tags toe te voegen aan content. Zo past het systeem zich ook automatisch aan het veranderde taalgebruik en de actualiteit die ook continu nieuwe woorden introduceren.

Maar dan blogposts
Waarom dat hele verhaal over een folksonomy? Nou omdat dit het contrast vormt met hoe tags in blogposts werken. Blogger werkt met labels en WordPress noemt het tags maar bij beide is de essentie dat je als blogger zelf ongestructureerd digitale labels meegeeft aan je blogposts. Dat is nuttig om zo breed mogelijk, met allerlei termen waarvan je denkt dat ze relevant zijn, die blogposts terugvindbaar te maken. Maar je mist de hele sociale kant, de folksonomy kant, van het taggen waardoor je eigen beperkte perspectief gecorrigeerd kan worden. Jij schrijft de blogpost en jij weet als blogger waar het over gaat. Je hangt er drie, vier, nog meer tags aan maar je weet niet of die aansluiten op de termen waar mensen jouw blogposts mee zouden gaan zoeken.

Het grote nadeel van tags, het ongestructureerde en uit de losse pols toekennen ervan, wordt niet gecompenseerd. Goed, WordPress (ik weet het niet van Blogger) doet wel enkele pogingen om je te helpen een beetje consequent tags te gebruiken. Na het intikken van de eerste 2 letters van een tag laat WordPress zien welke tags je al hebt met die 2 letters (of meer) erin. Je kunt ook kiezen uit de meestgebruikte tags die je al eerder toegekend hebt aan blogposts maar dat zou eigenlijk bij taggen geen citerium moeten zijn natuurlijk. De meestgebruikte tags zijn jouw tags, niet die door je lezers worden gebruikt en het betekent zeker niet de meest relevante tags.

Roeien met de riemen die je hebt
Betekent dit dat je niet aan tags moet beginnen? Niet per se. Het is wel zaak dat je realistische verwachtingen stelt aan tags. Tenzij je veelvuldig feedback vraagt en krijgt over tags die je gebruikt zul je er van uit moeten gaan dat je misschien wel duizenden tags kunt gaan toekennen maar dat jij waarschijnlijk de enige bent die daar enige logica in ziet. Wil je wel tags gaan gebruiken? Dan zul je dat grootste nadeel van ongestructureerdheid zelf moeten gaan compenseren door er toch een structuur in aan te gaan brengen die vergelijkbaar is met het gebruik van categorieën in WordPress.

1. Begin vanaf nul. Heb je nog geen tags gebruikt? Mooi, dan ben je dus bij nul. Heb je ze al wel? Geeft niet maar voor nu doe je maar net alsof je nog geen enkele tag hebt toegekend.
2. Bekijk of herlees je eigen blogposts die je al hebt geplaatst op je blog. Als je er honderden hebt, probeer de meest representatieve en relevante er dan uit te halen.  Maak een lijst van onderwerpen waar die blogposts allemaal over gaan. Hoe meer blogposts, hoe kernachtiger je dat moet doen. Denk ruim!
3. Maak er 1 lijst van. Ontdubbel de lijst van onderwerpen die vaker voorkomen en zorg dat je 1 lijst hebt van alle onderwerpen waar je dus over blogt.
4. Go or no go. Staan er zo’n 10 onderwerpen op de lijst en gebruik je WordPress? Vergeet tags en ga categorieën gebruiken. Heb je er (veel) meer of gebruik je Blogger? Probeer het dan terug te brengen tot 40 a 50 maximaal en bereid je voor om een paar lange weekenden tags te implementeren op je blog.
   Waarom 40 a 50? Omdat WordPress je bij het bloggen laat kiezen uit je meest gebruikte tags en daar ongeveer 40 a 50 tags getoond worden. Als je bij het bloggen zelf niet kunt zien welke tags je in gebruik hebt, dan ga je afwijken en sluipen er foutjes in. Spelfouten, synoniemen van tags die je al hebt enz.
5. Consequent, consequent, consequent. Om die lijst van meestgebruikte tags ook daadwerkelijk te maken zul je ALLE blogposts af moeten gaan en ze voorzien van 1 of meerdere van de tags die je op de lijst hebt staan. Had je ze al eerder getagd, dan zul je die moeten opschonen. In WordPress kun je tags beheren vanuit het Dashboard en de snelste manier is daar alle tags eerst te verwijderen en de tags van je lijst daar vervolgens weer toe te voegen. Daarna zul je dus alle blogposts individueel moeten gaan voorzien van 1 of meerdere tags.

De vijfde stap is meteen ook de gouden regel voor alle blogposts die je vanaf dat moment gaat schrijven. Als je alles zorgvuldig gedaan hebt zul je de lijst met tags netjes zien als je een blogpost schrijft. Zorg er voor dat je als je tags toevoegt aan nieuwe blogposts, deze dan uit je lijst met bestaande tags komt. Wil je toch een nieuwe tag gebruiken? Dat kan maar ga dan vervolgens weer alle blogposts af om vast te stellen of die tag ook aan 1 of meerdere bestaande blogposts gehangen moet worden. Zo houd je de terugvindbaarheid van je artikelen optimaal.

#

Op deze pagina vind je een uitleg hoe je op je eigen site(s) dingen kunt aanpassen die ervoor zorgen dat de inhoud niet meer meegenomen wordt. Ik had in het verleden altijd braaf de robots.txt optie gebruikt om Google buiten de deur te houden maar kwam er dus recent achter dat dan wellicht de inhoud niet geindexeerd wordt maar dat de url zelf gewoon opduikt in de zoekresultaten. Matt Cutts van Google legde dat uit op YouTube, lekker simpel met een marker op een whiteboard:

Kortom, met enkele eenvoudige aanpassingen in de header van de pagina’s (het handigste via een template in te stellen zodat je dat niet op elke pagina afzonderlijk hoeft in te stellen) zorg je ervoor dat Google de inhoud en zelfs de URL negeert van de site. De ironie is wel dat je dus eigenlijk Google de site moet laten indexeren zodat je kunt zeggen dat die niet getoond mag worden. De volgende tag opnemen in de header/template voldoet dan:

<meta name=”robots” content=”noindex,nofollow”/>

Voor 1 site heb ik de .htaccess aangepast in de map op de server door die ene regel toe te voegen:

Header set X-Robots-Tag “noindex, nofollow”

Dat werkte perfect maar een tweede site bij een andere webhost gaf vervolgens een error melding en moest ik alsnog de templates aanpassen van de site zelf.

Boeiend is wel de vraag hoe je nu eigenlijk test of het werkt. Als het namelijk goed werkt zie je er dus nooit wat van terug in Google maar je wilt daar ook niet te laat achterkomen. Om nou de sites aan te melden bij Google gaat me ook wat te ver dus ik heb geloof ik maar eens vertrouwen dat het gewoon werkt zoals het zou moeten werken.

Oh ja, ben je toch te laat geweest en wil of kun je niet wachten tot Google na enkele dagen de index bijgewerkt heeft? Dan kun je, als je zelf eigenaar bent, ook een verzoek indienen om webpagina’s te laten verwijderen. Dit is echter maar voor de periode van 90 dagen waarna Google de site opnieuw zal indexeren, wat je natuurlijk voldoende tijd geeft om de aanpassingen te maken of de pagina(‘s) in kwestie te verwijderen.  Dit is de methode die we in het begin gebruikt hebben om enkele zoekresultaten in Google voor de HBO Kennisbank te laten verwijderen aangezien er toen onverwachts prive gegevens van oud studenten getoond werden.

Nu met de implementatie van Sharenet op Windesheim zijn mapjes taboe verklaard (en terecht) en is het de bedoeling dat er echt (bewust) kenmerken worden toegekend aan documenten. Daarvoor gaan we werken met een beperkt aantal categorieën die verplicht aan alle bestanden meegegeven moeten gaan worden en die ruwweg wat zeggen over de vorm & doel van het document. Dit kan dan gebruikt worden om zoekacties naar documenten af te bakenen tot die categorieën die ook terzake doen. Naast deze categorieën die wat over de vorm zeggen, komt er de mogelijkheid om tags toe te kennen aan documenten zodat ook inhoudelijke kenmerken meegegeven kunnen worden, maar daarover later nog wat postjes.

Ik ben geen ontwikkelaar en kan dus niet in een Sharepoint testomgeving proberen wat de mogelijkheden zijn van gebruik van categorieën. Het dichtst in de buurt komt de Surfgroepen omgeving aangezien deze eveneens een Sharepoint omgeving is, en dus grasduinde ik door de handleidingen heen. Dat leverde weinig op maar ik had ook niet gedacht dat het een kant en klare functionaliteit zou zijn. Na flink wat gepuzzel met lijsten, columns en views kon ik nog wat afkijken bij de eigenaar van de Sharenet surfgroep, die ook categorieën gebruikt in de document library. Dat leek me kennis die ik het beste kon opdoen door alle stappen even rustig te beschrijven en daar is een blog dan ook heel handig voor. Bij deze dus …

Hoe gebruik je categorieën in Surfgroepen/Sharepoint?

• In een document library (Shared documents heet die standaard) klik je in het topmenu van de lijst op Settings > Document Library Settings

• Hier moeten we 2 dingen configureren: eerst een keuzelijst aanmaken waarin we de waardes kunnen opslaan (de categorieën). Dit heet in Sharepoint taal een column. Het tweede wat we moeten aanpassen is de weergave (view in Sharepoint taal).

Aanmaken column:

• klik onder columns op Create column

• Geef de column een naam (categorie is een goede)
• Bij type kies je voor Choice
• Description mag leeg blijven.
• Require is optioneel maar in mijn geval is het dus verplicht om een categorie op te geven
• Type each choice: Hier komen de waarden van onder elkaar, elke op een nieuwe regel!
• Display: bijvoorbeeld radio buttun.
• Default value: Choice.

Aanpassen van de default view:

• Klik onder views op All documents en kies Modify this View

• scroll naar onderen naar de functie group by en open het plusje

• Kies bij first group by the column de waarde die je zonet bij aanmaken column heb gemaakt, in mijn geval de categorie column

En dit levert je, nadat je enkele documenten hebt gemaakt waarbij je inderdaad verplicht een categorie moet opgeven, het volgende resultaat op:

Dit werkt goed en je kunt zelfs nog een 2e column aanmaken met waarden die je dan in de view kunt gebruiken voor een subcategorie.

Deze werkwijze vereist wel dat 1 document slechts 1 categorie mag hebben. Je kunt bij de column zonder problemen aangeven dat je meerdere waarden voor 1 document kunt opgeven maar Sharepoint is standaard niet in staat hetzelfde document in meerdere column waarden te tonen in een view. Daarvoor zul je moeten uitwijken naar een third party module volgens mij, tenzij lezers de oplossing wel gevonden hebben?

Nu zal menig bedrijf of instelling die daadwerkelijk veel met kennis (moeten) werken hier om kunnen glimlachen want dit zijn trajecten die in het kader van kennismanagement ontwikkelingen al vele jaren geleden doorlopen zijn. Diverse kennissystemen, expertisedatabanken en uitgebouwde interne medewerkercontactsystemen hebben het levenslicht al mogen aanschouwen en ongetwijfeld zijn er zelfs al meerdere die inmiddels het loodje hebben gelegd.

Desalniettemin wordt er binnen Windesheim nu gewerkt aan een eigen maatwerkproduct waarin CV aspecten, privacy en vooral de techniek de revue passeren. Het Mediacentrum is niet rechtstreeks bij dit project betrokken maar poogt wel duidelijk te krijgen dat behalve de techniek, ook het organiseren en benoemen van de expertises en vaardigheden een minstens zo grote rol moet hebben.

Dit werd vorige week wel weer duidelijk tijdens een projectvergadering waarin de systeemarchitectuur van het op te zetten systeem besproken werd maar men vast liep op de vraag wie het metadata model moest gaan opzetten en beheren. Leuk dat  medewerkers zelf hun vaardigheden, expertises, ervaring en projectbenamingen kunnen opgeven in een profiel maar je hebt bijzonder weinig verbeelding nodig om te beseffen dat er meer stappen nodig zijn om ook daadwerkelijk een nuttig systeem te krijgen waarin men niet alleen eenduidig kan zoeken naar deze begrippen maar waarin ook de match gelegd *kan* worden tussen dat wat gezocht wordt en dat wat er ingevoerd wordt.

Het allemaal open en vrij maken klinkt leuk maar levert generieke beschrijvingen op van de kundes van personeel waar vervolgens collega’s ook niks mee kunnen zoeken, en dus ook niet vinden. Nee, je moet een systematiek bedenken waarin je (deels) vooraf structuur aanbrengt in die termen waarin je expertise, vaardigheden en ervaringen laat beschrijven zodat je deze structuur ook als basis kunt gebruiken voor zoekacties. Gooi er dan nog een goeie analyse over zoektermen overheen en je kunt die structuur ook nog gaan verfijnen.

Het is feitelijk hetzelfde idee waar een Monsterboard of Nationale Vacaturebank mee werkt als je een cv plaatst of als je op zoek bent naar een baan. Daar staan mijn specifieke functiebenaming of branche waarin ik werk ook nooit tussen . Toch lukt het me prima om met behulp van meerdere rubrieken mezelf te ‘beschrijven’ en dat geldt ook voor de diverse communities waar ik profielen kan/moet aanmaken, zoals Hyves, Ning of LinkedIn.

Nee, we doen weer erg technisch, praten vooral over wat we met het systeem zouden willen maar lijken dit aspect volledig te negeren. Onze taak en rol als Mediacentrum is dat we hier wat zinnigs over gaan zeggen en dat zullen we ook gaan doen.

Zodat we van de vraag naar het antwoord komen op een goede manier!

Binnen hogeschool Windesheim bestaan verschillende initiatieven voor het beheren en aanbieden van informatie ook wel Content Management genoemd. Het gaat om initiatieven vanuit bijvoorbeeld het mediacentrum en schools zoals Windesheim Educatief. Tevens zijn er wensen vanuit de gehele Windesheim organisatie om content aan te bieden. Hierbij kan het gaan om verschillende soorten content, met verschillende indelingen en verschillende interfaces voor de gebruiker. Het gevolg van deze initiatieven en wensen is dat verschillende aanbieders langs verschillende wegen deze informatie aan zullen bieden. Dienst ICT heeft dit gesignaleerd en streeft er naar een geïntegreerde aanpak van Content Management neer te zetten binnen de hogeschool.

Deze aanpak leidt tot het overkoepelende project “Integraal Content Management” en moet aansluiting opleveren bij de huidige informatiearchitectuur, informatiesystemen, indelingen en content.
Dit project moet ervoor zorgen dat content eenmalig, eenduidig en gestructureerd opgeslagen en gedistribueerd moet worden.

Voor ca. 1 dag per week ben ik nu ook lid van het projectteam die deze waardige doelen mag nastreven

Een tag cloud is dan een grafische weergave van tags die binnen een bepaalde site gebruikt worden. Door middel van lettergrootte, afstand en vet/normale opmaak wordt een weergave gegeven van hoe frequent een tag gebruikt wordt t.o.v. een andere tag. Hiervan kun je prachtig gebruik maken om snel een inzicht te krijgen over welke onderwerpen een site het meest rapporteert waarbij je ook gelijk ziet hoe de onderwerpen zich onderling tot elkaar verhouden en wat daarmee de scope, de dekking, van de site is. Kortom, hoe relevant een site of zoekactie is. Later gegarandeerd nog meer over het fenomeen tag clouds en het bijbehorende visual searching want het internet staat tegenwoordig bol van dit soort mechanismen. Tot die tijd verwijs ik je naar de linkerkant van deze pagina want ook dit vakblog heeft een tag cloud. Klik op de losse tags om te zien in welke berichten de tags gebruikt zijn en het toont je ook welke afbeeldingen er bij Flickr aanwezig zijn die dezelfde tag hebben! Een simpel maar doeltreffend voorbeeld hoe een folksonomy in de praktijk werkt.