Daar is nu toch verandering in gekomen. Ik vind auteursrecht, licenties, open access bijzondere interessante onderwerpen en hoewel ik er op Vakblog ook wel eens over blog, zag ik wel een meerwaarde om (met name de medewerkers van) Windesheim te bestoken met tips, weetjes en feiten over waar deze onderwerpen in het onderwijs te voorschijn komen.

Wekelijks wil ik 1 onderwerp en 1 blogpost zien te produceren en omdat ik het zonde vind om dat alleen op ons intranet te zetten, neem ik die posts integraal over naar Vakblog. Hieronder vind je de startpost van vorige week.

——

Een blog over auteursrecht, content- en software licenties, naburige rechten, open access en alles wat maar met intellectueel eigendomsrecht te maken heeft. Daar zat je vast niet op te wachten vermoed ik en de associatie met juristentaal en vermanende vingertjes, die vertellen wat er allemaal niet mag, zal ook snel gemaakt zijn.

Toch hoop ik dat je even verder leest want hoewel ik best wel met vingers wil wijzen, afkeurend wil kijken of zelfs, als het echt niet anders kan, een wetsartikeltje aanhalen … ben ik geen jurist en ga ik zo min mogelijk vertellen wat er allemaal niet mag. Integendeel, dit weblog komt voort uit het feit dat auteursrecht nu eenmaal erg belangrijk is in het onderwijs en door digitalisering ook steeds meer en meer op Windesheim een rol gaat spelen.

Behalve dat we als Windesheim medewerkers (en studenten!) zelf heel veel materialen maken die automatisch beschermd worden middels auteursrecht, gebruiken we ook steeds meer materialen van een ander in het onderwijs. Er worden video’s getoond in lessen, films vertoond tijdens open dagen, boeken integraal of deels in readers of Blackboard opgenomen en het internet lijkt 1 grote bron van audio, tekst en videomateriaal te zijn om te gebruiken in lessen of Blackboard.

Dat is andermans materiaal dat, net als wat wij zelf maken, beschermd wordt door auteursrecht. Dat wil niet zeggen dat het niet gebruikt mag worden maar vereist wel dat je eventjes nadenkt voordat je het zonder pardoes hergebruikt voor eigen doeleinden. Met dit weblog ga ik pogen weetjes, tips en trucs te geven zodat het hopelijk wat logischer wordt om aan dit soort aspecten te denken maar ook om op alternatieven te wijzen waarbij je minder/geen ‘last’ hebt van auteursrecht. Er is namelijk ook ontzettend veel materiaal beschikbaar wat je wel zonder problemen zonder pardoes mag gebruiken voor je eigen doeleinden.

Daarnaast krijg ik frequent wat vragen over wat er wel en niet ‘mag’ en zal ik op dat soort vragen ook hier antwoord gaan geven. Natuurlijk nodig ik hierbij ook iedereen uit om vragen vooral hier als comment te plaatsen of, het is al bijna ouderwets, te mailen. Wie weet dat auteursrecht straks de normaalste zaak van de wereld is …

@ afbeelding afkomstig van Wikimedia Commons

Het idee van 1 bak met bestanden, ieder met kenmerken waar vervolgens aan de hand van views een presentatie/weergave gegeven wordt van die bestanden, is best nog een groot verschil met de situatie van vroeger. Het overhevelen van vele documenten tegelijkertijd echter van usb sticks en backups naar ShareNet document bibliotheken vereist ook nog wat vaardigheden met Windows zelf. Bestanden uploaden lukt nog wel maar velen willen de document bibliotheken ook graag toegankelijk hebben via bijv. de Verkenner. Ook handig als je bij nieuwe documenten rechtstreeks vanuit Office wilt gaan opslaan in 1 van de document bibliotheken waar je toegang tot hebt.

Nu is het zo dat alle ShareNet (sharepoint) sites keurig bij Netwerk locaties komen te staan als je eenmaal een bezoekje gebracht hebt eraan maar het blijkt dus met een paar kleine stappen, en een handig weetje, prima mogelijk te zijn een lijstje te maken met voor jou relevante ShareNet document bibliotheken. Deze zijn dan ook keurig benaderbaar vanuit de Verkenner, Mijn Computer of de Opslaan (als) dialoogvensters van applicaties. Ik heb er maar gelijk een handleiding van gemaakt (PDF) die vooral handig is als je op Windesheim met ShareNet werkt maar vast ook nut heeft voor andere Sharepoint gebruikers.

ShareNet TeamSites hebben wat beperktere mogelijkheden dan Surfgroepen op dit moment hoewel dit vooral een keuze is om het wat toegankelijker te maken. Met de tientallen standaard menu’s waarmee je een Surfgroep kunt instellen, is dat ook geen vreemde keuze want een Surfgroep volledig op maat maken voor je eigen gebruik is bepaald geen sinecure.

Zelf heb ik meerdere Surfgroepen maar heb er natuurlijk wel voor gekozen om de plek voor samenwerken voor de beheerders van de MyDepartment onderdelen, in een TeamSite te maken. Ik moet zeggen dat met alle overgebleven Sharepoint menu’s het er nog niet echt heel eenvoudig op geworden is maar met mijn ervaring op Surfgroepen achter de hand, was het niet moeilijk om navigatie, nieuwe lijsten en wat geknutsel aan de layout voor elkaar te krijgen in een TeamSite. Ik vermoed dat de workshops TeamSites die georganiseerd (gaan) worden de komende jaren zonder problemen gevuld gaan worden want net als geheel ShareNet, zitten ook TeamSites vol met goed verstopte mogelijkheden.

Het is net zoeken naar paaseieren eigenlijk.

Vandaag is het een goed moment om het over ShareNet te hebben want het is precies een week geleden dat we live zijn gegaan. Afgelopen maandag had ik er ook al van alles over kunnen bloggen maar hoewel zo’n eerste dag erg goed is voor een eerste indruk, is het te makkelijk om stil te gaan staan bij hoe het aan je eigen verwachtingen voldoet ipv te kijken hoe een organisatie als Windesheim er mee is gaan werken.

Maandag kon ik een vliegende start maken aangezien we al startten met een samenvatting van wat er in het migratieweekend gebeurd was aan de kant van de techniek:

• 22.000 accounts zijn aangemaakt
• 2.000 desktops en 750 laptops zijn van een nieuw image voorzien
• 1.800 mailboxen zijn gemigreerd
• 121 desktops zijn afgeleverd en geïnstalleerd op andere locaties van Windesheim
• 30 afdelingsschijven (H:) zijn gemigreerd en opnieuw van rechten voorzien
• 20 koppelingen tussen de Active Directory en systemen zijn geïnstalleerd en getest
• 100 desktops zijn met maatwerk afgeleverd

Om 10.00 kon ik gelijk kijken hoe het in de praktijk uitpakte aangezien ik zelf voor mijn eigen afdeling een uitleg en presentatie mocht geven over wat er allemaal veranderd was en vooral, wat er allemaal kon en moest gebeuren om in elk geval dinsdag weer normaal aan het werk te kunnen, mbv ShareNet. GroupWise afspraken naar je Outlook agenda slepen, printers instellen, pda’s weer uptodate krijgen en beginnen met het kopieren van je persoonlijke bestanden naar de MySite/Mijn Documenten.

Zoals je met een groot project mag verwachten bleken er nog wel wat details niet op de eerste dag perfect te zijn. Enkele collega’s hadden hun mail en afspraken niet beschikbaar, de Windesheim vergadercultuur moest het stellen zonder sjablonen voor agenda’s en verslagen en zelf je ingewikkelde/sterke wachtwoord resetten omdat je het vergeten was (mee te nemen) bleek nog niet mogelijk te zijn. Echter, de Windesheim collega’s stortten zich vol op ShareNet, Outlook en de nieuwe Office applicaties in wat vooral een ‘hoe doe ik nu wat ik vorige week op de oude omgeving deed’  toon had.

Daar blijkt ook wel waar de uitdaging voor de komende maanden zit. De techniek heeft het, ondanks dat het allemaal best wel een krappe planning en spannend aan het eind was, gewenste eindresultaat goed neergezet maar nu zijn er 22.000 gebruikers met vragen. Veel vragen. Samen makkelijker werken is de slogan van ShareNet maar het zal nog een flinke investering vereisen om ook iedereen optimaal kennis te laten maken van de mogelijkheden van ShareNet voor de eigen werkzaamheden. Windesheim is eigenlijk net begonnen aan ShareNet!

Zoals ik in de onderstaande post al zei zouden tags de oplossing moeten zijn om inhoudelijke kenmerken mee te geven aan de documenten. Voor onze Windesheim collega’s komt dat vaak neer op de namen van de mapjes waarin ze de documenten gestopt hebben maar vanzelfsprekend kun je veel meer met tags. De allerbelangrijkste voordelen zijn dat je meerdere tags aan 1 document kunt hangen, dat je ook echt kunt zoeken op die tags maar ook dat je die tags kunt beheren en kunt selecteren als je een document wilt voorzien van metadata.

Met de standaard Sharepoint functionaliteiten kun je weinig meer met tags dan wat ik hiervoor met categorieën beschreven heb: je kunt een column aanmaken. die tags gaan noemen en vervolgens opnemen in een view. Omdat je niet hetzelfde document onder meerdere tags kunt laten presenteren in de view, is het in een view alleen maar mogelijk om de feitelijke waarde van het veld te tonen: je kunt er niet op sorteren, groeperen of (zinnig) filteren. De hele tagstructuur moet al vooraf bedacht zijn in die lijst en als je een keuze wilt geven met die waarden, dan krijg je al heel snel een hele lange lijst met tags die volledig onwerkbaar wordt.

Gelukkig zijn bedrijven in dit gat gesprongen en bestaan er meerdere third party oplossingen die tagging mogelijkheden toevoegen aan content in Sharepoint. Windesheim gaat voor de Kwizcom SharePoint Tagging Feature die het mogelijk maakt tags systeembreed te gebruiken en zowel zoekfunctionaliteiten, beheermogelijkheden en weergave mogelijkheden biedt.

De komende weken zullen we hiermee nog gaan testen maar de mogelijkheden lijken simpel en doeltreffend te zijn. Vergelijk de nieuwe column instellingen van de Document Library Settings maar met die van de vorige post.

Tags zijn een nieuw veldtype en je kunt kiezen tussen gewone tekstuele tags en een hierarchische lijst die je specifiek voor categorieën zult willen gebruiken. Gebruikers kunnen zelf (of niet) tags toevoegen aan vooraf gedefinieerde lijsten, die je op meerdere niveau’s kunt gebruiken in SharePoint.

Bij het toekennen van de tags heb je keurig een overzicht, inclusief auto-complete, van al eerder gebruikte tags. Natuurlijk ontbreken de tag cloud en de zoeken-op-tags functionaliteit ook niet.

Kortom, dit gaat goed komen in ShareNet op Windesheim!

Nu met de implementatie van Sharenet op Windesheim zijn mapjes taboe verklaard (en terecht) en is het de bedoeling dat er echt (bewust) kenmerken worden toegekend aan documenten. Daarvoor gaan we werken met een beperkt aantal categorieën die verplicht aan alle bestanden meegegeven moeten gaan worden en die ruwweg wat zeggen over de vorm & doel van het document. Dit kan dan gebruikt worden om zoekacties naar documenten af te bakenen tot die categorieën die ook terzake doen. Naast deze categorieën die wat over de vorm zeggen, komt er de mogelijkheid om tags toe te kennen aan documenten zodat ook inhoudelijke kenmerken meegegeven kunnen worden, maar daarover later nog wat postjes.

Ik ben geen ontwikkelaar en kan dus niet in een Sharepoint testomgeving proberen wat de mogelijkheden zijn van gebruik van categorieën. Het dichtst in de buurt komt de Surfgroepen omgeving aangezien deze eveneens een Sharepoint omgeving is, en dus grasduinde ik door de handleidingen heen. Dat leverde weinig op maar ik had ook niet gedacht dat het een kant en klare functionaliteit zou zijn. Na flink wat gepuzzel met lijsten, columns en views kon ik nog wat afkijken bij de eigenaar van de Sharenet surfgroep, die ook categorieën gebruikt in de document library. Dat leek me kennis die ik het beste kon opdoen door alle stappen even rustig te beschrijven en daar is een blog dan ook heel handig voor. Bij deze dus …

Hoe gebruik je categorieën in Surfgroepen/Sharepoint?

• In een document library (Shared documents heet die standaard) klik je in het topmenu van de lijst op Settings > Document Library Settings

• Hier moeten we 2 dingen configureren: eerst een keuzelijst aanmaken waarin we de waardes kunnen opslaan (de categorieën). Dit heet in Sharepoint taal een column. Het tweede wat we moeten aanpassen is de weergave (view in Sharepoint taal).

Aanmaken column:

• klik onder columns op Create column

• Geef de column een naam (categorie is een goede)
• Bij type kies je voor Choice
• Description mag leeg blijven.
• Require is optioneel maar in mijn geval is het dus verplicht om een categorie op te geven
• Type each choice: Hier komen de waarden van onder elkaar, elke op een nieuwe regel!
• Display: bijvoorbeeld radio buttun.
• Default value: Choice.

Aanpassen van de default view:

• Klik onder views op All documents en kies Modify this View

• scroll naar onderen naar de functie group by en open het plusje

• Kies bij first group by the column de waarde die je zonet bij aanmaken column heb gemaakt, in mijn geval de categorie column

En dit levert je, nadat je enkele documenten hebt gemaakt waarbij je inderdaad verplicht een categorie moet opgeven, het volgende resultaat op:

Dit werkt goed en je kunt zelfs nog een 2e column aanmaken met waarden die je dan in de view kunt gebruiken voor een subcategorie.

Deze werkwijze vereist wel dat 1 document slechts 1 categorie mag hebben. Je kunt bij de column zonder problemen aangeven dat je meerdere waarden voor 1 document kunt opgeven maar Sharepoint is standaard niet in staat hetzelfde document in meerdere column waarden te tonen in een view. Daarvoor zul je moeten uitwijken naar een third party module volgens mij, tenzij lezers de oplossing wel gevonden hebben?

De document beheer aspecten in standaard Sharepoint (out of the box oplossing zoals de ontwikkelaars het maar constant noemen) zijn behoorlijk beperkt. Het belangrijkste wat door iedereen opgemerkt wordt is dat ‘je nu geen bestanden in mappen plaatst maar kenmerken meegeeft aan die documenten die vervolgens gebruikt kunnen worden voor diverse views’.

Leuk als je met een paar techneuten praat maar de vertegenwoordigers van diverse Schools en diensten van Windesheim zijn minder onder de indruk van dat taalgebruik en willen gewoon weten of ze mapjes kunnen maken in de nieuwe omgeving. Alle documenten in, voorlopig, acht verplichte hele ruime categorien die als zoekscope en filter gebruikt kunnen worden? Ik zie ze denken dat ze bepaald nog niet overtuigd zijn.

Tags, dat is het toverwoord! Google Mail is mijn redding al vaker geweest want aangezien we nog geen demo-omgeving hebben waarin het getoond kan worden, ben ik afhankelijk van bestaande andere sites die tonen wat ik eigenlijk bedoel. Alle mail in 1 bak maar die je zelf kunt voorzien van labels … oooh, bedoel je dat?! Helemaal snappen doet men het nog niet maar er keert vertrouwen terug dat als ze zelf tags kunnen maken en geven aan documenten, dat nog veel uitbundiger kan dan mapjes maken en dat stelt kennelijk gerust.

Gerard twitterde gisteravond laat over een Firefox extension die tags en een tagcloud toevoegt aan een andere Google dienst, nl. de zoekmachine zelf. Search Cloudlet creeert tags en een tagcloud voor de resultaten van een zoekactie en door te klikken op een tag, vul je je zoekactie aan met die term. Een leuke functionaliteit en voor mij handig om het fenomeen tags/tagcloud te laten zien aan onze Windesheim gebruikers die straks hun bestanden en content ook moeten mogen taggen.

Gebruiken jullie tags en tagclouds? Zo ja, dan ook voor je werk & collega’s of is het meer iets van en voor jezelf?

Update: WordPress 2.7 is de motor van Vakblog en heeft nu bij het toekennen van de tags aan postjes ook de optie om een tagcloud te laten zien. Ik zou WordPress gebruiken als demonstratie voor tags en categorien ware het niet dat ik bezorgd ben dat mensen, net als ik, de WordPress interface stukken mooier vinden dan die van Sharepoint.

Bloggen over werk- of Windesheim gerelateerde zaken is ook best wel een actueel onderwerp. Binnen de TeamSites die in het nieuwe Sharenet geintroduceerd worden heeft straks elke Windesheimer, net zoals dat nu in Surfgroepen kan, de mogelijkheid om een blog te beginnen. Dat riep gelijk al de vraag op of die dan ook openbaar (lees, voor buiten Windesheim) gemaakt moet kunnen worden en of er richtlijnen moeten komen waaraan bloggende Windesheimers zich moeten conformeren.

Bij die opmerkingen keek ik al gelijk een beetje schuin naar de anderen die weten dat ik al een hele tijd een weblog heb waar ook indirect wel het een en ander over Windesheim gezegd wordt, al relateer ik dat aan mijn eigen belevingen en publiceer ik hier geen concept beleidsnota’s of zo. Het is enkele keren voorgekomen dat interne communicatie via mijn weblog is verlopen aangezien ik collega’s heb die mijn weblog lezen.

Niet dat ik gelijk visioenen kreeg van boze leidinggevenden die me op staande voet ontslaan omdat ik het zou wagen een kritische noot te uiten op ons aller geliefde Windesheim maar toch las ik met interesse een bericht op het weblog van Arnoud ‘Wat staat er in uw bedrijfsreglement over bloggen?‘ waarin hij ook verwees naar de afstudeerscriptie van Mieke Kreunen ‘De juridische valkuilen voor de Werknemer 2.0‘ (pdf)

Mieke is met haar onderzoek gestart aan de hand van vragen die er waren:

* Kun je ontslagen worden vanwege iets dat je op je weblog schrijft?
* Mag een werkgever je verbieden te schrijven over de werksituaties of over de collega’s?
* Als je geen namen noemt van bedrijf of collega’s, kun je dan toch problemen krijgen?
* Hoe zit het met de vrijheid van meningsuiting?
* Wat zijn de punten om rekening mee te houden als je over je werk logt?
* Wat moet je doen als je toch in moeilijkheden komt door het webloggen?

Haar afstudeerscriptie geeft niet gelijk alle antwoorden maar wel adviezen en suggesties. Ben ik toch een beetje voorbereid mocht het nodig worden

Dan lijkt het invoeren van MS Sharepoint nog bijna een bijzaak te zijn. De eerste ontwerpen zijn al gereed en je kunt al een goed beeld krijgen van hoe het nieuwe intranet er uit komt te zien en welke functionaliteiten in eerste instantie geleverd moeten/gaan worden.

De projectgroep Sharepoint is nu dan ook echt van start gegaan en er komt nog zo veel meer bij kijken dan “alleen” maar de huidige documenten van alle Windesheim medewerkers van de netwerkshares in Sharepoint te gaan krijgen. Ideeën of beleid over document- en kennisbeheer is er niet of nauwelijks en dat maakt de uitdaging voor de bijdrage van mezelf en het Mediacentrum in dit project des te groter.

Je zou echter bijna vergeten dat de huidige versie en implementatie van het Windesheim intranet ook al heel veel voeten in de aarde heeft gehad en dat dit ook ‘even’ mee moet worden genomen. Eén ding staat vast, ik weet zeker waar ik de komende maanden mee bezig ben.

In dat gigantische project wordt het nog boeiend om begrippen als documentbeheer en contentmanagement in combinatie met Sharepoint goed uit te werken. Ik ben me druk aan het inlezen over alle mogelijkheden maar het lijkt er in eerste instantie op dat er out-of-the-box wel wat beperkingen zitten aan documentbeheer waar vervolgens door 3rd party bedrijven volop op voortgeborduurd wordt. Sharepoint 2007 kent zo te lezen geen unieke id’s van content systeembreed en hoewel er wel zoekfunctionaliteiten inzitten moet je zaken als taxonomieen ook van elders halen als je enige structuur *vooraf* wilt aanbrengen.

Iemand nog tips over documentbeheer in (onderwijs)organisaties in Sharepoint 2007?

En dan heb ik er nog nooit over geblogd zelfs dus daar begin ik bij deze dan mee, door een post van Erik op zijn blog deels over te nemen.

Onder andere vanwege een toenemende onvrede over de huidige portaalomgeving van Windesheim is gekozen om volgend jaar een geheel nieuwe omgeving in te zetten. Het wordt Sharepoint 2007. Daarbij zullen de medewerkers en studenten binnen de hogeschool ook meteen geconfronteerd worden met de inzet van Office 2007 en een overstap van het momenteel gebruikte mailprogramma Groupwise naar Outlook.
[...]
Sharepoint zal niet alleen het portaal gaan vervangen, maar ook de oude vertrouwde opslagplaatsen voor tal van documenten (en waarschijnlijk vele terrabytes aan foto’s van dagjes uit en sportdagen). De mapjes in Windows Verkenner die ogenschijnlijk zichzelf vermenigvuldigen als konijnen worden overgenomen door plaatsen voor (gedeelde) documenten in “Teamsites”.
De scholing in de basisfunctionaliteiten van Sharepoint zal in het migratieproject een belangrijke plaats krijgen. Echter zal er in een vervolg hierop veel aandacht moeten worden besteed aan de concepten van documentbeheer.

Het project Sharenet behelst behalve de introductie van Outlook en Sharepoint ook een paar andere interessante deelprojecten maar voor deze 2 onderdelen is het een samenwerking tussen onze dienst ICT, Marketing & Communicatie en het Mediacentrum. De rol voor het Mediacentrum zit hem vooral in het ontwikkelen en (deels) uitvoeren van een scholingstraject maar we zitten ook, in de persoon van mezelf, in de projectgroep Sharepoint die dus ons intranetportaal gaat vervangen *en* tussen neus en lippen door het volledige documentbeheer van alle afdelingen op zijn kop gaan gooien.

Het aspect van ons intranetportaal leek even de boventoon te voeren maar inmiddels hebben diverse Schools en diensten via de klankbordgroepsessies lucht gekregen van wat komen gaat en is het niet het Portaal waar de vragen over komen, maar wel over documentbeheer en het verlies van het enige instrument dat men hiervoor kende: de gezamenlijke netwerkdrive met gecompliceerde mappenstructuren.

Vanaf september ga ik langs de bedrijfsbureau’s van zoveel mogelijk Schools en diensten als ware ik een ‘popster van documentbeheer’ die een tour maakt binnen Windesheim. De vragen liggen er, de wensen liggen er .. en nu zorgen dat we als Mediacentrum onze rol hierin kunnen pakken.