Ik ben er zo’n eentje die zijn mailprogramma als personal information manager gebruikt. Zeker op werk bewaar ik bijna alle mailtjes, simpelweg omdat ik vind dat handmatig opschonen van de mailbox en het oneindig blijven sorteren in mapjes onnodig veel werk is. Gewoon bewaren en de zoekfunctie gebruiken om oude mailadressen terug te zoeken (ik ben dol op replyen op oude mails zodat ik geen adressenboek hoef bij te houden). Gaat geweldig en ik werk zo het liefste.

Echter, ook in een tijdperk waar gigabytes opslagruimte voor eurocenten te verkrijgen is, zijn er altijd wel mensen die mijn manier van werken niet kunnen waarderen. Zo zijn er de archiveerders & opschoners die het ware geluk nastreven in de stellige overtuiging dat dit alleen bereikt kan worden door een Zen achige benadering van lege mailboxen. Mailtjes lezen, mailtjes afhandelen, mailtjes wissen … het gelukzalige gevoel schijnt daarna te komen. Ik heb het echter nooit mogen ervaren.

Daarnaast zijn er beheerders. Niet van je mail want dat boeit niet maar wel van de hoeveelheid ruimte die je ervoor krijgt. Kortom, je kunt wel al je mail inclusief je attachments willen bewaren meneer Snijders, maar daar krijg je beperkte ruimte voor en u ziet het maar dat u het er mee doet. Vaak gebruiken beheerders ook argumenten van de opschoonreligie, ook al geloven ze er stiekem zelf ook niet in. ‘Een lege mailbox is een goeie mailbox’ en de klassieker ‘Oude rommel moet je niet willen bewaren’ waarmee ook nog even wordt meegegeven dat je eigenlijk iets heel stouts wilt als je gewoon alle mail wilt bewaren.

Anyway .. in het kader van ja knikken op die argumenten en zelf stiekem toch je eigen weg gaan, had ik al eerder geprobeerd of ik dan tenminste al mijn mail kon exporteren uit GroupWise, wat ik op werk gebruik, naar een ander programma toe wat ik dan weer gebruik voor het doorzoeken en archiveren van mail: Mailbox Store Home. Dat was tot op heden geen succes want het pakket zelf biedt er geen mogelijkheden voor en dat kwam neer op elke mail individueel opslaan en overhevelen. Geen optie dus.

In het kader van alle Sharenet deelprojecten gaan we echter ook over van GroupWise naar Exchange/Outlook en groot was mijn vreugde dat er een apart tooltje bleek te bestaan wat de mailbox inclusief mappen, agenda-items enz zou kunnen exporteren naar 1 Outlook PST bestand. Nog groter was mijn vreugde toen ik vanmorgen na wat testen ook zonder problemen precies dat voor elkaar kreeg. Hoe vaak maak je mee dat software precies dat doet wat het behoort te doen? 1 PST bestand van zo’n 90 MB met alle mail en attachments erin .. waar hebben we het eigenlijk over dacht ik nog.

Thuis in mijn Outlook 2007 het bestand gekoppeld en de mail geindexeerd in Mailstore Home. Volledig doorzoekbaar en ik hoef lekker niemand uit te leggen waarom ik dat nou fijn vind.

Voor het betere document beheer kan ik ook nog alle attachments loskoppelen van de mail met de Outlook Attachment Remover en deze vervolgens apart indexeren met dtSearch wat ik hiervoor gebruik.

En wat doen jullie met al je (werk)mail? Fervent opschonen of ook creatief met het bewaren?