Tags

To the Share-point

August 27, 2008 om 6:15 pm
Categorie: Sharenet, documentbeheer | 1 Reactie

Afgelopen maandag vond de officiele kickoff bijeenkomst plaats van het hele Sharenet project met alle project- en werkgroepleden van de diensten ICT, Marketing & Communicatie en Student- en Onderwijsservices / Mediacentrum. Ik geloof dat ik niet de enige ben die ietwat overdonderd is door het hoge tempo en ambitie om niet alleen alle Windesheimers een nieuwe Office en mailpakket per begin januari 2009 voor de neuzen te gaan toveren maar ook zowat alle achterliggende infrastructuur te gaan wijzigen.

Dan lijkt het invoeren van MS Sharepoint nog bijna een bijzaak te zijn. De eerste ontwerpen zijn al gereed en je kunt al een goed beeld krijgen van hoe het nieuwe intranet er uit komt te zien en welke functionaliteiten in eerste instantie geleverd moeten/gaan worden.

De projectgroep Sharepoint is nu dan ook echt van start gegaan en er komt nog zo veel meer bij kijken dan “alleen” maar de huidige documenten van alle Windesheim medewerkers van de netwerkshares in Sharepoint te gaan krijgen. Ideeën of beleid over document- en kennisbeheer is er niet of nauwelijks en dat maakt de uitdaging voor de bijdrage van mezelf en het Mediacentrum in dit project des te groter.

Je zou echter bijna vergeten dat de huidige versie en implementatie van het Windesheim intranet ook al heel veel voeten in de aarde heeft gehad en dat dit ook ‘even’ mee moet worden genomen. Eén ding staat vast, ik weet zeker waar ik de komende maanden mee bezig ben.

In dat gigantische project wordt het nog boeiend om begrippen als documentbeheer en contentmanagement in combinatie met Sharepoint goed uit te werken. Ik ben me druk aan het inlezen over alle mogelijkheden maar het lijkt er in eerste instantie op dat er out-of-the-box wel wat beperkingen zitten aan documentbeheer waar vervolgens door 3rd party bedrijven volop op voortgeborduurd wordt. Sharepoint 2007 kent zo te lezen geen unieke id’s van content systeembreed en hoewel er wel zoekfunctionaliteiten inzitten moet je zaken als taxonomieen ook van elders halen als je enige structuur *vooraf* wilt aanbrengen.

Iemand nog tips over documentbeheer in (onderwijs)organisaties in Sharepoint 2007?

Tags: , ,

Workshop beheer en ordenen van documenten

May 20, 2008 om 9:04 pm
Categorie: Divers, Zoeken | 2 Reacties

Met alle ‘2.0′ onderwerpen van de laatste maanden en jaren was het wel eens verfrissend ouderwets om vandaag, samen met een collega, een workshop te geven over het ordenen en beheer van documenten op een gezamenlijke netwerkschijf. Niks geen taggen, metadata, versiebeheer, collaboration of auto-archivering want ondanks het feit dat een contentmanagementsysteem er dan eindelijk aan staat te komen op Windesheim (ergens in 2009), moeten we het thans nog stellen met dus die gedeelde netwerkschijf en Heel Veel Mapjes erop.

De 12 Windesheimdeelnemers hoopten op een kant-en-klare mappenstructuur waar ze alle documenten van hun afdeling in kwijt konden maar kregen vooral te horen over uitgangspunten van ordening en fatsoenlijke naamgevingen. Ook handig als ze straks met hun documenten het CMS in moeten.

Tags: , ,