Tags

To the Share-point

August 27, 2008 om 6:15 pm
Categorie: Sharenet, documentbeheer | 1 Reactie

Afgelopen maandag vond de officiele kickoff bijeenkomst plaats van het hele Sharenet project met alle project- en werkgroepleden van de diensten ICT, Marketing & Communicatie en Student- en Onderwijsservices / Mediacentrum. Ik geloof dat ik niet de enige ben die ietwat overdonderd is door het hoge tempo en ambitie om niet alleen alle Windesheimers een nieuwe Office en mailpakket per begin januari 2009 voor de neuzen te gaan toveren maar ook zowat alle achterliggende infrastructuur te gaan wijzigen.

Dan lijkt het invoeren van MS Sharepoint nog bijna een bijzaak te zijn. De eerste ontwerpen zijn al gereed en je kunt al een goed beeld krijgen van hoe het nieuwe intranet er uit komt te zien en welke functionaliteiten in eerste instantie geleverd moeten/gaan worden.

De projectgroep Sharepoint is nu dan ook echt van start gegaan en er komt nog zo veel meer bij kijken dan “alleen” maar de huidige documenten van alle Windesheim medewerkers van de netwerkshares in Sharepoint te gaan krijgen. Ideeën of beleid over document- en kennisbeheer is er niet of nauwelijks en dat maakt de uitdaging voor de bijdrage van mezelf en het Mediacentrum in dit project des te groter.

Je zou echter bijna vergeten dat de huidige versie en implementatie van het Windesheim intranet ook al heel veel voeten in de aarde heeft gehad en dat dit ook ‘even’ mee moet worden genomen. Eén ding staat vast, ik weet zeker waar ik de komende maanden mee bezig ben.

In dat gigantische project wordt het nog boeiend om begrippen als documentbeheer en contentmanagement in combinatie met Sharepoint goed uit te werken. Ik ben me druk aan het inlezen over alle mogelijkheden maar het lijkt er in eerste instantie op dat er out-of-the-box wel wat beperkingen zitten aan documentbeheer waar vervolgens door 3rd party bedrijven volop op voortgeborduurd wordt. Sharepoint 2007 kent zo te lezen geen unieke id’s van content systeembreed en hoewel er wel zoekfunctionaliteiten inzitten moet je zaken als taxonomieen ook van elders halen als je enige structuur *vooraf* wilt aanbrengen.

Iemand nog tips over documentbeheer in (onderwijs)organisaties in Sharepoint 2007?

Tags: , ,

Sharepoint en Sharenet

July 5, 2008 om 11:24 am
Categorie: Sharenet, documentbeheer | 3 Reacties

Twee termen die me al veel werk opleverden de laatste weken maar het komend schooljaar waarschijnlijk nog wel eens als krachtterm door me gebezigd gaan worden, zoveel ga ik er mee te maken krijgen.

En dan heb ik er nog nooit over geblogd zelfs dus daar begin ik bij deze dan mee, door een post van Erik op zijn blog deels over te nemen.

Onder andere vanwege een toenemende onvrede over de huidige portaalomgeving van Windesheim is gekozen om volgend jaar een geheel nieuwe omgeving in te zetten. Het wordt Sharepoint 2007. Daarbij zullen de medewerkers en studenten binnen de hogeschool ook meteen geconfronteerd worden met de inzet van Office 2007 en een overstap van het momenteel gebruikte mailprogramma Groupwise naar Outlook.
[...]
Sharepoint zal niet alleen het portaal gaan vervangen, maar ook de oude vertrouwde opslagplaatsen voor tal van documenten (en waarschijnlijk vele terrabytes aan foto’s van dagjes uit en sportdagen). De mapjes in Windows Verkenner die ogenschijnlijk zichzelf vermenigvuldigen als konijnen worden overgenomen door plaatsen voor (gedeelde) documenten in “Teamsites”.
De scholing in de basisfunctionaliteiten van Sharepoint zal in het migratieproject een belangrijke plaats krijgen. Echter zal er in een vervolg hierop veel aandacht moeten worden besteed aan de concepten van documentbeheer.

Het project Sharenet behelst behalve de introductie van Outlook en Sharepoint ook een paar andere interessante deelprojecten maar voor deze 2 onderdelen is het een samenwerking tussen onze dienst ICT, Marketing & Communicatie en het Mediacentrum. De rol voor het Mediacentrum zit hem vooral in het ontwikkelen en (deels) uitvoeren van een scholingstraject maar we zitten ook, in de persoon van mezelf, in de projectgroep Sharepoint die dus ons intranetportaal gaat vervangen *en* tussen neus en lippen door het volledige documentbeheer van alle afdelingen op zijn kop gaan gooien.

Het aspect van ons intranetportaal leek even de boventoon te voeren maar inmiddels hebben diverse Schools en diensten via de klankbordgroepsessies lucht gekregen van wat komen gaat en is het niet het Portaal waar de vragen over komen, maar wel over documentbeheer en het verlies van het enige instrument dat men hiervoor kende: de gezamenlijke netwerkdrive met gecompliceerde mappenstructuren.

Vanaf september ga ik langs de bedrijfsbureau’s van zoveel mogelijk Schools en diensten als ware ik een ‘popster van documentbeheer’ die een tour maakt binnen Windesheim. De vragen liggen er, de wensen liggen er .. en nu zorgen dat we als Mediacentrum onze rol hierin kunnen pakken.

Tags: ,