Documenten in Sharenet 2: tags

Tags hoef ik niet verder uit te leggen hoop ik maar klik gerust hier voor wat meer informatie als het je even ontschoten is.

Zoals ik in de onderstaande post al zei zouden tags de oplossing moeten zijn om inhoudelijke kenmerken mee te geven aan de documenten. Voor onze Windesheim collega’s komt dat vaak neer op de namen van de mapjes waarin ze de documenten gestopt hebben maar vanzelfsprekend kun je veel meer met tags. De allerbelangrijkste voordelen zijn dat je meerdere tags aan 1 document kunt hangen, dat je ook echt kunt zoeken op die tags maar ook dat je die tags kunt beheren en kunt selecteren als je een document wilt voorzien van metadata.

Met de standaard Sharepoint functionaliteiten kun je weinig meer met tags dan wat ik hiervoor met categorieën beschreven heb: je kunt een column aanmaken. die tags gaan noemen en vervolgens opnemen in een view. Omdat je niet hetzelfde document onder meerdere tags kunt laten presenteren in de view, is het in een view alleen maar mogelijk om de feitelijke waarde van het veld te tonen: je kunt er niet op sorteren, groeperen of (zinnig) filteren. De hele tagstructuur moet al vooraf bedacht zijn in die lijst en als je een keuze wilt geven met die waarden, dan krijg je al heel snel een hele lange lijst met tags die volledig onwerkbaar wordt.

Gelukkig zijn bedrijven in dit gat gesprongen en bestaan er meerdere third party oplossingen die tagging mogelijkheden toevoegen aan content in Sharepoint. Windesheim gaat voor de Kwizcom SharePoint Tagging Feature die het mogelijk maakt tags systeembreed te gebruiken en zowel zoekfunctionaliteiten, beheermogelijkheden en weergave mogelijkheden biedt.

De komende weken zullen we hiermee nog gaan testen maar de mogelijkheden lijken simpel en doeltreffend te zijn. Vergelijk de nieuwe column instellingen van de Document Library Settings maar met die van de vorige post.

tag1

Tags zijn een nieuw veldtype en je kunt kiezen tussen gewone tekstuele tags en een hierarchische lijst die je specifiek voor categorieën zult willen gebruiken. Gebruikers kunnen zelf (of niet) tags toevoegen aan vooraf gedefinieerde lijsten, die je op meerdere niveau’s kunt gebruiken in SharePoint.

tag2

Bij het toekennen van de tags heb je keurig een overzicht, inclusief auto-complete, van al eerder gebruikte tags. Natuurlijk ontbreken de tag cloud en de zoeken-op-tags functionaliteit ook niet.

Kortom, dit gaat goed komen in ShareNet op Windesheim!

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top