Sharepoint document bibliotheken via Windows

Met de komst van ShareNet zijn de oude vertrouwde mappenstructuren op de fileshares verdwenen voor iedereen. Dat betekent dat er gewend moet gaan worden aan een andere manier van werken met documenten en hoewel menigeen zich met een opstandige blik in de ogen vastklampt aan de usb sticks waar men de eigen bestanden in vele mappen opgeslagen heeft, is de meerderheid nu bezig met het vertrouwd raken met document bibliotheken in ShareNet.

Het idee van 1 bak met bestanden, ieder met kenmerken waar vervolgens aan de hand van views een presentatie/weergave gegeven wordt van die bestanden, is best nog een groot verschil met de situatie van vroeger. Het overhevelen van vele documenten tegelijkertijd echter van usb sticks en backups naar ShareNet document bibliotheken vereist ook nog wat vaardigheden met Windows zelf. Bestanden uploaden lukt nog wel maar velen willen de document bibliotheken ook graag toegankelijk hebben via bijv. de Verkenner. Ook handig als je bij nieuwe documenten rechtstreeks vanuit Office wilt gaan opslaan in 1 van de document bibliotheken waar je toegang tot hebt.

Nu is het zo dat alle ShareNet (sharepoint) sites keurig bij Netwerk locaties komen te staan als je eenmaal een bezoekje gebracht hebt eraan maar het blijkt dus met een paar kleine stappen, en een handig weetje, prima mogelijk te zijn een lijstje te maken met voor jou relevante ShareNet document bibliotheken. Deze zijn dan ook keurig benaderbaar vanuit de Verkenner, Mijn Computer of de Opslaan (als) dialoogvensters van applicaties. Ik heb er maar gelijk een handleiding van gemaakt (PDF) die vooral handig is als je op Windesheim met ShareNet werkt maar vast ook nut heeft voor andere Sharepoint gebruikers.

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (4) Write a comment

  1. Raymond,
    Ik vroeg me af hoe jullie alle documenten uit de “oude” fileserver omgeving hebben overgezet naar de Sharepoint omgeving en tegelijk Tags aan documenten hebben toegevoegd ?

    Peter

    Reply

  2. Hey Raymond, was op zoek naar een handleiding over het tonen van SharePoint bibliotheken binnen Windows en kwam op jouw website terecht.
    Het is nu al even geleden dat je deze post geschreven hebt zie ik maar het achterwege laten van een mappenstructuur blijkt bij heel wat SharePoint gebruikers nog steeds een probleem :)
    Metadata is inderdaad de manier om efficiënt te werken met SharePoint, vandaar dat we ook een tool gemaakt hebben die het mogelijk maakt om bestanden in bulk te uploaden naar SharePoint en ze tegelijkertijd te verrijken met de juiste metadata. Ik heb het linkje hierboven even ingevuld, wellicht vind je het interessant :)

    Reply

    • Pieter, welke tool gebruik je voor bulk-upload?
      Raymond, hoever staat het op dit moment met de SharePoint-acceptatie in Windesheim? En maken jullie ondertussen al gebruik van Office 365?

      Reply

      • Inmiddels zijn we voor onze intranetomgeving een half jaar geleden overgestapt naar Sharepoint 2010 en zien we dat het goed gebruikt wordt voor communicatie en samenwerking. Office 365, daar doen we op dit moment nog niks mee en ik heb ook geen idee of, en zo ja wanneer, dat nog op de planning staat ergens de komende jaren.

        Reply

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top