Mijn persoonlijk informatie management: mail en agenda

Met de beschikbaarheid van al die webbased tools in de cloud is het meer en meer zaak om niet zo zeer uit te vogelen hoe die tools werken, maar wel hoe je er maximaal gebruik van kunt maken voor je eigen situatie. De kenniswerker/informatieprofessional van nu werkt niet alleen op zijn werkplek met informatie maar thuis, onderweg of waar die zich ook maar bevindt. Daarmee was het eens de hoogste tijd om eens flink te gaan fröbelen want erg optimaal verliep het tot dusverre nog allemaal niet en nu ik met een netbook en G1 rondsjouw wil ik nu ook meer functionaliteiten.

Het probleem bestaat dan in eerste instantie uit mail en agenda waarna ik later ook nog ga nadenken over beter omgaan met mijn eigen documenten omdat Sharepoint document bibliotheken behalve veel voordelen ook nog wel nadelen hebben als het gaat om hoe ik documenten gebruik.

Mail
Leuk dat ik op werk nu de beschikking heb over Outlook. Het biedt in elk geval fors meer mogelijkheden mbt integratie en hoewel dat dan vooral met andere Microsoft pakketten is, geldt dit ook zeker wel voor andere tools. Het biedt ook een goede webaccess maar qua opslagruimte is het voor mij tenminste ernstig gelimiteerd en ik wil mail (ook) fatsoenlijk kunnen taggen ipv een uitgebreide folderstructuur te moeten knutselen. Daarbij voldoet de webaccess prima voor browsers maar laat die op mijn mobiel ernstig te wensen over.

De oplossing is het toevoegen van een 2e mailaccount aan Outlook op mijn werk, te weten een Gmail adres die als IMAP account toegevoegd kan worden. Het gebruik van IMAP zorgt ervoor dat wijzigingen gesynchroniseerd worden met alle plaatsen waar ik vervolgens mijn mail nog meer uitlees. Ook zorgt het ervoor dat in Outlook de gebruikte labels als mappenstructuur zichtbaar worden. En jawel, als een mail meerdere labels krijgt, dan staat het eenvoudigweg dus in meerdere mappen. Additionele voordelen zijn dus de labeling voordelen in Gmail, de excellente (mobiele) webinterface, de fors grotere opslagruimte en doordat ik het ook thuis heb toegevoegd aan mijn eigen Outlook, ook nog breder en makkelijker beschikbaar. Laatste voordeel is dat ik alle mail die op mijn thuis pc beschikbaar is via Thunderbird en Outlook indexeer / archiveer via Mailstore Home en dat geldt dus ook voor mijn werkmail. Morgen begin ik met het overhevelen van mijn werkmailarchief naar mijn Gmail account!

Agenda
Mijn werkagenda gaat eveneens via Outlook en is via de prima webaccess ook overal beschikbaar. Op mijn G1 telefoon wil ik echter wel mijn werkagenda in een Google Calendar hebben, die al volledig geintegreerd is in de G1. Hier hoef ik niet ingewikkeld over te doen want Google ondersteunt officieel met Google Calendar Sync het synchroniseren van een Outlook agenda naar en van 1 of meerdere Google Calendars. Dat werkt inmiddels al vlekkeloos en mijn agenda is keurig op mijn G1 bijgewerkt. Ik had ook niet anders verwacht van een Google phone.

Connectiveit, cloud computing en webbased applicaties. Als dat geen web 2.0 is, dan weet ik het ook niet meer … en ook al zijn dit maar 2 kleine stapjes, alle verre reizen beginnen met die eerste stappen.

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top