Nieuwe versie 4 van Mailstore: mailarchivering

Over mijn mail spielerij heb ik al eens eerder geblogd en dan met name het centraal (kunnen) archiveren en doorzoeken van zowel al mijn prive accounts *en* al mijn werkmail. Iets wat lastiger is dan het lijkt aangezien het meer dan 10 POP3 en IMAP accounts betreft, verdeeld over meerdere mailclients op meerdere pc’s.

De centrale oplossing die ik gebruik is Mailstore Home waarmee je op een zeer eenvoudige wijze al je POP3 en IMAP accounts kunt archiveren en doorzoekbaar maken. Dit kan zowel rechtstreeks op die betreffende accounts maar ook, zoals ik doe, door eenvoudigweg de mail in mijn twee gebruikte mailclients op mijn pc (Outlook 2007 en Thunderbird) te importeren aangezien ik alle mailboxen toch al via die 2 clients uitlees.

mailstore_logoVoor mijn werkmail is dat wat lastiger maar wil ik ook wat andere dingen dan thuis. MailStore kan rechtstreeks archiveren vanuit een Exchange account maar behalve dat ik de correcte server gegevens niet lijk te hebben, wil ik ook niet klakkeloos alle mail archiveren. Teveel niet relevante mails die ik er uit wil filteren.

Dat is de reden dat ik keurig een aparte GMail account heb aangemaakt, ingesteld op IMAP en in de Outlook op mijn werk heb ingesteld als 2e account. De labels werken als folders in Outlook 2007 en ik verplaats eens per maand handmatig (maar wel redelijk rucksichtlös) mijn werkmail naar de 2e account in Outlook. Gelijk gelabeld door het in een relevante map te verplaatsen en het bespaart ook nog eens ruimte met al die grote mails met bijlagen en de beperkte ruimte die ik heb in mijn werkmailbox.

Op mijn thuispc is datzelfde GMail account ook toegevoegd aan Outlook 2007 waarmee ik dus ook gelijk gesynchroniseerd ben met mijn werkmailarchief en MailStore pakt het vervolgens ook mee voor het totale archief. Doordat deze indexen bouwt is alle prive- en werkmail volledig fulltext, inclusief op de inhoud van de bijlagen, doorzoekbaar. Snel en effectief.

Versie 4 is gisteren beschikbaar gekomen en voegt een paar handige kleine features toe. Niet alleen het scannen en archiveren van de mail is nog sneller geworden (ik had al geen klachten), ook is het aantal archiveringsprofielen uitgebreid naar 6 (het waren er drie waardoor ik bijv. niet alle POP3 en IMAP accounts rechtstreeks kon doen aangezien ik er meer dan 3 heb), kun je nu zoekfolders instellen in Mailstore (bijzonder handig vind ik) en kan er nu gelukkig ook een backup gemaakt worden naar een harddisk map of USB stick waarbij alles nu ook zo wordt neergezet dat je eenvoudig een restore kunt doen. Als extra toetje is er een beta te krijgen van een portable versie waarmee je dus je mailarchief altijd met je mee kunt nemen op een externe hd of usb stick. Een aanrader.

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top