Relevante email: let op die handtekening en disclaimer

De afgelopen week was er het een en ander te doen over (de nutteloosheid van) disclaimers onderaan email. Dat is natuurlijk geen nieuw onderwerp maar de Economist besteedde er aandacht aan, gelijk gevolgd door een NRC Next blogger en Lifehacker. Allemaal zijn ze het met elkaar eens: disclaimers worden altijd vanuit een behoefte om aansprakelijkheid te mijden geintroduceerd maar zijn juridisch nutteloos omdat het een eenzijdig opgelegde bepaling is. Aangezien ik niet akkoord kan gaan (of beter gezegd niet niet akkoord kan gaan) met die bepaling is het geen overeenkomst en heeft het geen enkele juridische waarde.

Nou maken die disclaimers vaak onderdeel uit van de zgn. handtekening in een mail. Je kent het wel, bijna altijd verplicht (of  ‘aanbevolen’) binnen het bedrijf waar je werkt, voegt de handtekening korte, en te vaak te lange, regels toe die nog eens herhalen hoe je heet maar ook alle contactgegevens uitgebreid weergeven. Voor het geval dat de geaddresseerde vergeet bij welk bedrijf je werkt worden daar ook nog eens de bedrijfscontactgegevens toegevoegd en als je geluk hebt kun je ook nog zien wat de werkdagen zijn waarop de verzender fysiek achter zijn of haar pc neervlijt om je mogelijkerwijs van antwoord te gaan voorzien. Ergens snapt iemand niet wat de meerwaarde van email is.

Dat levert nogal eens mails op waarin de verhoudingen tussen zinnige en onzinnige informatie volledig ontspoord zijn. Neem alsjeblieft geen aanstoot als je als lezer dezes ook wel eens mailtjes naar mij stuurt maar laat ik het voorzichtig formuleren en stellen dat er niet veel mensen zijn die uitgebreid een mailtekst opstellen. Kort en bondig vind ik wat anders dan te kort door de bocht maar hoe dan ook, de meeste mails hebben maar max. 5 tot 10 regels tekst.

Toch arriveren er dagelijks vele MB’s in mijn mailbox en die komen lang niet altijd van de bijlagen af waarmee de mails gelardeerd worden. Nee, behalve die 10 regels zinnige inhoud bevatten ze nog veel meer regels aan handtekening, disclaimer en, als je pech hebt, nog minstens 1 logo die als afbeelding ook goed is voor het ‘opleuken’. Ook interne mails zijn er vaak van voorzien, meestal (schat ik in) omdat mensen het standaard ingesteld hebben, ook al snapt iedereen wel dat het weinig zin heeft om al die gegevens mee te sturen met een interne mailwisseling.

Doe het dan niet!

Wees bewust van wat je verstuurt aan email. Moet die handtekening er onder of weet de persoon al lang wie je bent? Wees ook eens origineel met een persoonlijke afsluiting want niks zegt afstandelijk als een handtekening/disclaimer onderaan een persoonlijk bedoelde email. Wil of heeft je bedrijf al een verplichte disclaimer ingesteld onder alle mail die je stuurt? Stel dat dan eens ter discussie met de bovenaan genoemde artikelen in de hand. Preventie van aansprakelijkheid bereik je er toch niet mee terwijl je een hele hoop irritatie bij ontvangers wegneemt.

Bij mij tenminste wel.

@foto met toestemming gebruikt

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comment (1) Write a comment

  1. Bij zo’n ellenlange disclaimer zet je zelf onderaan gewoon dit:

    U kunt nu stoppen met lezen.

    Reply

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top