Moet ik per se in dat smoelenboek?


Enkele weken geleden zijn er foto’s gemaakt van alle medewerkers van onze dienst. De bovenstaande dames zijn niet bij ons werkzaam maar als ze dat wel waren, in plaats van aan het poseren voor een fotograaf, dan zouden ze wellicht ook niet per se heel blij zijn dat ze met naam en foto in een smoelenboek terecht zouden komen. Er lijkt echter niet aan te ontkomen dat je in een dienstverlenend bedrijf met foto en al gepromoot wordt naar je klanten toe.

Dat het een begrijpelijke actie, bijna vanzelfsprekend, is om een smoelenboek op te zetten zodat je eenvoudig collega’s intern kunt herkennen en aanspreken doet niet af aan het feit dat er wel privacy kwesties spelen. De Autoriteit Persoonsgegevens is er glashelder over: foto’s van werknemers in een smoelenboek zetten vereist toestemming van de gefotografeerde. Dat is ook in de Wet bescherming persoonsgegevens zo geregeld maar er gelden uitzonderingen op die regel. Eentje daarvan is de werkgever een aantoonbare noodzaak heeft je personeelsgegevens te gebruiken voor dit doel maar je kunt je afvragen of de wens om elkaar makkelijker te kunnen vinden voldoende noodzaak is om de privacy opzij te zetten.

Voor een intranet smoelenboek, zoals in ons geval, is er feitelijk nog steeds toestemming nodig van iedere werknemer maar kun je het argument nog maken dat het van jou als werknemer verwacht mag worden om herkend en aangesproken te worden. Je loopt, hoop ik tenminste, ook niet met een balkje over je ogen rond in je instelling. Een opt-out regeling waarin je bezwaar kunt maken tegen opname van je foto in een smoelenboek op intranet lijkt mij in de praktijk een goede praktische tussenweg om recht te doen aan de noodzaak voor toestemming zonder daarbij in administratieve rompslomp te belanden (en allerlei slapende honden wakker te maken).

Voor een smoelenboek op internet, en dus door iedereen te bekijken, is er altijd toestemming nodig. Aantoonbare en zwaarwegende noodzaken om dit opzij te zetten kan ik eigenlijk niet bedenken dus daar moet elke geportretteerde toestemming voor geven. Gelukkig is dat met foto’s van personen die op de internetsite belanden bij ons goed geregeld. Niet alleen wordt bij portretfoto’s altijd toestemming gevraagd voor publiceren, ook als je per ongeluk te zien bent op een groepsfoto kun je deze eenvoudig laten verwijderen.

Zoals het hoort.

@foto via Flickr

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (9) Write a comment

  1. Wat is de rol van een ondernemingsraad in deze discussie  (zie in http://wetten.overheid.nl/BWBR0002747/geldigheidsdatum_14-03-2012#HoofdstukIVA_Artikel27 – item 1k)?

    Reply

    • Indrukwekkend dat je zo’n relevant item uit een wet weet op te duikelen :) Die wet en dat artikel betekent dat een ondernemer dus een voorstel voor de verwerking van foto’s tot een smoelenboek moet voorleggen aan de ondernemingsraad. Portretten zijn persoonsgegevens dus dat artikel is wel van toepassing lijkt me. Het zou een beetje dubbelop zijn want als de onderneming zich aan de WBP houdt moet hij al toestemming vragen aan iedereen. Het ligt niet voor de hand om bij 100% instemming dit nog een keer voor te gaan leggen aan de ondernemingsraad. Het artikel bewaakt wel mooi dat als er niet eens gedacht wordt om toestemming te vragen aan de medewerkers (wat me niet vreemd in de oren klinkt), of als er een clausule bijv. in een arbeidsovereenkomst is opgenomen dat een werkgever dit mag doen, er in elk geval nog een instemming moet worden verleend door de ondernemingsraad.

      Met privacy kun je niet zorgvuldig genoeg zijn.

      Reply

      • Op zich is het niet zo indrukwekkend dat ik dat artikel weet te vinden, ik ken de WOR redelijk goed. Dat hoort er een beetje bij als je in een OR zit :-)

        Jij zegt: ‘het ligt niet voor de hand om bij 100% instemming dit nog een keer voor te leggen aan de ondernemingsraad’. Zo zit de vork echter niet in de steel. Als je naar het eerste deel van artikel 27 kijkt dan staat daar ‘De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit’. Met andere woorden: voordat de ondernemer om instemming van de medewerkers gaat vragen en op het moment dat hij van plan is om te besluiten een smoelenboek te maken zou hij al naar de OR moeten. Het is geen ‘achteraf controle’ het is een ‘vooraf instemming’. Een OR kan dan natuurlijk wel zorgen dat de werkgever niet vergeet om alle medewerkers om toestemming te vragen :-)

        Reply

        • Je hebt gelijk. Maar ik blijf het wel bijzonder vinden dat het zo gestapeld kan worden. Er is al een wet bescherming persoonsgegevens die stelt hoe je moet handelen maar voordat je zelfs maar *mag* handelen moet de ondernemingsraad instemmen. Permissie om permissie te gaan vragen.

          Ik snap nu waarom bedrijven ondernemingsraden zo irritant vinden ;-)

          Reply

  2. Hoe terecht het ook is dat men niet verplicht gesteld kan worden om met een foto in het smoelenboek van het bedrijf waarvoor men werkt herkenbaar gemaakt gesteld kan worden, wel is het heel jammer dat veel mensen er voor hun werk moeilijk over doen terwijl ze op internet zichzelf wel overal te koop te zetten. Een smoelenboek is heel erg handig in mijn ogen omdat het de herkenbaarheid vergroot. Dat het zo’n poeh-ha oplevert om van 2000 werknemers een foto te pakken te krijgen, is dan weer heel erg jammer.

    Reply

    • Tja, dat ben ik helemaal met je eens maar andersom geredeneerd zou het niet best zijn als een bedrijf zomaar de foto’s van 2000 van haar werknemers zou kunnen verzamelen en onder de noemer van een smoelenboek op intra/internet zou zetten. Het blijven persoonsgegevens en het wordt allemaal een stukje serieuzer als je bedenkt dat je van portretfoto’s best veel kan afleiden. Nationaliteiten, ras, geslacht, knap/lelijk en soms ook of je bepaalde ziektes hebt. Met sommige dingen wil je niet te koop lopen en dan kan het zonder toestemming openbaar maken van een foto een behoorlijke privacy inbreuk opleveren.

      Ik was trouwens toen ik de post aan het tikken was begonnen met een alinea over wat eigenlijk de positie zou zijn als een bedrijf die foto’s – waar voor handen- zou verzamelen via de social netwerksites. Al geopenbaarde foto’s dus. Daar ben ik midden in de eerste zin mee gestopt omdat het anders weer een te lange blogpost zou worden en het feitelijk eigenlijk niks uitmaakt. Het blijft een persoonsgegeven en je moet nog steeds toestemming geven voor een werkgever daar iets mee mag, zoals dat smoelenboek. Dat je al tientallen foto’s van jezelf elders op internet hebt staan doet daar niets aan af. Privacy is ook een recht voor mensen die er misschien wat minder aan hechten. De vermenging van prive foto’s voor gebruik door je werkgever is toch echt wel wat anders dan elk jaar je twitter avatar vernieuwen (zoals ik).

      Reply

      • Heel goed dat hier over nagedacht wordt. Ik zou er zelf niet zo snel bij stilstaan dus dan is het wel handig dat er mensen zijn die zich er wel mee bezig houden. 

        Reply

  3. Verandert er nog iets aan deze discussie met de invoering van de AVG?? Wij hebben zelf een smoelenboek ontwikkeld waar alleen basisgegevens in worden geplaatst van collega’s (naam, functie en afdeling, gegevens die in Outlook ook te zien zijn).
    Iedereen krijgt een email met een hyperlink naar haar/zijn gegevens, waar ze zelf een foto mogen toevoegen en aanvullende gegevens kunnen vermelden (werktijden, wie is mijn vervanger, werkzaamheden , rollen, expertise etc) Daarnaast staat de intranetpagina alleen open voor werknemers binnen ons netwerk. Vooralsnog lijkt dit een goed werkbare oplossing. Ik ben alleen benieuwd wat voor soort foto’s er zullen worden geplaatst.. :)

    Reply

    • @Wilfred Er verandert in die zin niks aan deze discussie want er was al toestemming nodig van werknemers onder de huidige Wet bescherming persoonsgegevens en dat wordt/is niet anders met de AVG. Wel wordt het nu nog belangrijker om nog zorgvuldiger te zijn met de zogeheten bijzondere persoonsgegevens. Dat zijn gegevens over iemands seksuele leven bijvoorbeeld, of religie of ras. Die mogen nu al niet door een organisatie gebruikt worden, tenzij er een wettelijke uitzondering is, maar onder de AVG krijgen die personen zelf meer rechten om daar de organisatie ook op aan te spreken. Foto’s in een smoelenboek geven duidelijk informatie over je etnische achtergrond en ik kan me voorstellen dat personeel met de AVG in de hand meer druk op de eigen organisatie kunnen uitoefenen.

      Het klinkt alsof jullie het goed aanpakken hoewel ik wel benieuwd ben of bij die hyperlink ook duidelijk vermeld wordt wat er precies gedaan wordt met de verzamelde gegevens en foto’s die medewerkers zelf doorgeven. Dit soort transparantie is waar de AVG om draait namelijk.

      Overigens is je afsluitende opmerking ook nog wel interessant want als je medewerkers zelf foto’s laat uploaden is het inderdaad nog maar de vraag wat je daar als organisatie mee kunt of wilt. Lollige vakantiefoto’s geven waarschijnlijk niet het professionele tintje mee waarvoor je een smoelenboek nou net had ontwikkeld …

      Reply

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top