Over publiceren van afstudeerwerken die vertrouwelijke informatie bevatten

Het probleem is eigenlijk van alle tijden voor een hbo bibliotheek. Scripties die niet in de bibliotheek geplaatst werden omdat ze vertrouwelijke informatie bevatten. Je kwam er nooit precies achter wat voor soort vertrouwelijke informatie er dan wel niet in zou moeten staan dat het betekende dat het niet in de bibliotheek mocht staan maar ja, vertrouwelijk he? Je kon dan nog wel wat tips geven om te voorkomen dat het niet geschikt was voor opname in de bibliotheekcollectie maar studenten, onderwijs en de organisaties waar afgestudeerd werd hadden weinig belang om daar acties op te ondernemen.

Toen in 2006 de HBO Kennisbank tot stand kwam veranderde daar niet veel aan. De hogescholen hadden natuurlijk toestemming nodig van de studenten om hun afstudeerwerken in de HBO Kennisbank te plaatsen en onderdeel van die toestemming was dat de organisatie waar de afstudeeropdracht was uitgevoerd geen bezwaar had tegen het openbaar maken van dat afstudeerwerk. En ook al zitten er (zeker tegenwoordig) veel voordelen aan voor een student, hogeschool en ook organisatie dat een afstudeerwerk gepubliceerd wordt, nog steeds nemen vele studenten het zekere voor het onzekere en publiceren ze het niet in de HBO Kennisbank.

Dat komt vooral omdat je nogal verschillend kunt kijken naar het begrip vertrouwelijke informatie. Dat concurrentiegevoelige jaarcijfers vertrouwelijk zijn, dat snapt iedereen. Maar zijn namen en/of telefoonnummers van medewerkers vertrouwelijk? Organisatorische gegevens dan? En productgegevens? Daar moet je niet achteraf over discussiëren, daar moet je vooraf als student afspraken over maken. Als student heb je zeker voordeel bij het publiceren van je afstudeerwerk. Het is je visitekaartje voor de arbeidsmarkt dat door toekomstige werkgevers bekeken kan worden. Het is jouw introductie waarmee je zichtbaar wordt voor vakgenoten en in je gekozen vakgebied. Als een student vooraf rekening houdt met dit aspect kan bijvoorbeeld de structuur van het verslag meteen zo ingericht worden dat publicatie van het afstudeerwerk én geheimhouding van vertrouwelijke informatie op een juiste manier samen kunnen gaan.

Heb je als student toch te maken met vertrouwelijke informatie, dan kun je er o.a. voor kiezen om een aangepast en bewerkt afstudeerwerk aan te leveren waar je de voor het oorspronkelijke werk essentiële vertrouwelijke informatie uit verwijderd hebt. Hierbij kun je denken aan verschillende scenario’s om een aangepast afstudeerwerk te maken:

  1. Vertrouwelijke gegevens zo mogelijk niet opnemen.Het is altijd goed om eerst grondig te bekijken of opname van dit soort informatie in het afstudeerverslag überhaupt wel nodig is. Persoonlijke informatie als telefoonnummer of adres vormen geen onderdeel van het afstudeerverslag. Indien gewenst voor het bedrijf,  kan deze informatie als een apart inlegvel in het verslag gevoegd worden. Waarschijnlijk worden de begeleiders vanuit de opleiding in het afstudeerverslag genoemd. Maar ook van hen worden geen persoonlijke gegevens opgenomen en daarnaast ook bijv. geen interne telefoonnummers van de opleiding.
  2. Verwijderen van tekstdelen. Het verwijderen van tekstdelen kan vooral toegepast worden indien het om weinig vertrouwelijke gegevens gaat. Op de betreffende plaatsen komt dan een vermelding, dat de informatie vanwege vertrouwelijke aard verwijderd is.
  3. Vertrouwelijke gegevens in één bijlage, die niet gepubliceerd wordt. Gaat het om een grotere hoeveelheid vertrouwelijke gegevens, dan kunnen deze in een aparte bijlage geplaatst worden. Bij publicatie wordt die bijlage niet opgenomen;  in het verslag staat bij de vermelding van de bijlage dat deze wegens vertrouwelijkheid niet beschikbaar is.
  4. Anonimiseren. De naam en vestigingsplaats van het afstudeerbedrijf worden vervangen door een teken of eventueel een andere naam. Het kan zijn dat er naast gegevens van student, opleiding en bedrijf ook gegevens  van een vierde partij bij het afstudeerwerk betrokken zijn. De vertrouwelijkheid van privé-informatie van patiënten en cliënten kan gewaarborgd worden door het anonimiseren van de namen en woonplaatsen. Indien informatie eventueel toch nog ter herleiden zou zijn kan bij publicatie ook de naam van de betreffende instelling geanonimiseerd worden.
  5. Embargotermijn. Sommige informatie is slechts beperkte tijd vertrouwelijk en mag bijv. na het publiceren van een jaarverslag of een patentaanvraag wèl gepubliceerd worden. Het is dan mogelijk het afstudeerverslag te publiceren met inachtneming van een embargotermijn. De datum waarop deze embargotermijn verloopt kan aangegeven worden op het toestemmingsformulier voor de publicatie.
  6. Artikel voor een (branche)tijdschrift. Daarnaast is het vaak mogelijk om het afstudeerwerk te vertalen in een artikel voor bijv. een vaktijdschrift of brancheportaal. Bij gebruik van de licence to publish van Surf behoudt de student het recht om het artikel tegelijk ook in de eigen hogeschoolrepository te (laten) plaatsen.
  7. Kennisverslag. Naast of in plaats van het afstudeerverslag kan een kennisverslag gemaakt worden. Hierin wordt puur de verworven kennis beschreven; de context van het afstudeerbedrijf wordt daarbij weggelaten. De kennisvraag kan vanuit de eigen opleiding maar ook vanuit bijvoorbeeld een lectoraat komen. Een kennisverslag bevat hierdoor in de praktijk vaak weinig tot geen vertrouwelijke informatie.

Het is vooral belangrijk om bij de bespreking van de afstudeerstage of het -project, naast bovengenoemde suggesties, ook de ruimte te verkennen om je afstudeerwerk gepubliceerd te krijgen. “Onder welke voorwaarden kan het afstudeerwerk of delen hiervan beschikbaar gesteld worden voor publicatie?” Dit is een onderdeel van de stageafspraken waarin student, bedrijf en opleiding samen bepalen welke mogelijkheden er voor publicatie zijn en hoeveel ruimte er is.

Uiteindelijk is met het openbaar en beschikbaar maken van kennisproducten iedereen gebaat maar het gaat niet vanzelf en is niet vanzelfsprekend. Kritisch nadenken over het verantwoord omgaan met kennis en informatie speelt een belangrijke rol, ook voor een student!

@ foto via RGBstock, publicatiescenario’s met dank aan Diny in ‘t Groen, Avans Hogeschool

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (12) Write a comment

  1. Ik vraag me af of een afstudeerscriptie een visitekaartje is. Alleen al de problemen met de zichtbaarheid ervan zoals je terecht stelt.
    Ja, waarom dan niet een artikel schrijven op basis van je scriptie? Als het gaat om zichtbaarheid lijkt me dat de allerbeste optie (6e scenario).

    Reply

    • Helemaal mee eens. Je mijdt alle problematiek rondom vertrouwelijke gegevens en kunt dan sowieso dat artikel schrijven voor het specifieke doel van een visitekaartje zijn. Een afstudeerscriptie bevat logischerwijs veel zaken die bedoeld zijn voor de opleiding (procesbeschrijving van afstuderen enz) en daar zit een gemiddelde lezeer niet op te wachten.

      Toen we in 2006 begonnen met de HBO Kennisbank was er ook 1 opleiding, Logopedie geloof ik, waar het vanuit de opleiding al verplicht was om een kort artikel in te leveren bij je scriptie. Het was en is vrees ik een uitzondering.

      Reply

  2. Pingback: onderwijsethiek.nl » Blog Archive » Scriptiebank

  3. Pingback: Bibliotheken en het Digitale Leven in Mei 2012 | Dee'tjes

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top