Evernote en een iPad, papierloos werken kan echt wel

Ik ben al langere tijd fan van Evernote maar sinds ik enkele weken geleden begonnen ben een iPad(2) mee te sjouwen naar al mijn werkafspraken ben ik zelfs het ‘slechts fan zijn’ aan het ontstijgen geloof ik.

Thuis ben ik sinds enkele jaren langzaam aan het omschakelen naar zo papierloos mogelijk. Alles wat via mail of internet kan handel ik ook op die manier af en alle papieren documenten die ook maar vaag de moeite waard zijn om te bewaren worden ingescand en bewaard in Evernote. Als PDF’s, voorzien van tags en fulltext doorzoekbaar. Probeer dat maar eens te doen met je ordners.

Op werk kwam dat er niet echt van. Natuurlijk, de meeste documenten worden gemaild maar tenzij je telkens een laptop meezeult is het toch best lastig om te vermijden dat je het maar gaat uitprinten. Zeker als je de enige bent die de vergaderstukken poogt op zijn telefoon bij te houden en de rest een stapeltje papier naast zich heeft liggen. Dropbox is een superhandige tool maar het is niet werkbaar om snel te wisselen tussen verschillende documenten en het is domweg niet gemaakt om iets anders te doen dan bestanden te archiveren en te synchroniseren.

Evernote is dat echter wel.

Zolang je het niet halfslachtig aanpakt kan Evernote fungeren als jouw persoonlijk knooppunt van alle informatie, tekst, beeld, geluid. Jouw ultieme schrijfblok waar je alles bij de hand hebt, waar je alles bij kunt schrijven, waar je alles kunt afvinken en -belangrijk- alles kunt weervinden wat je ooit in dat schrijfblok geschreven hebt. Je kiest zelf hoe je het gebruikt maar de mogelijkheden zijn enorm uitgebreid.

Hoe gebruik ik het zelf?
Ik vind het niet handig om werkelijk alles in Evernote te stoppen. Ik doe niet al mijn mail naar Evernote bijvoorbeeld. Daar heb ik al een uitstekend werkend mailarchiveringsysteempje voor met meer en betere functionaliteiten om mijn mail te bewaren en te doorzoeken. Ik stop ook niet al mijn foto’s in Evernote. Met een premium account heb je dan weliswaar 1 GB ruimte elke maand maar als je alle foto’s gaat bewaren dan heb je daar ook niet genoeg aan. Nee, in Evernote sla ik die dingen op waar ik -eventueel of zeker weten- nog iets mee wil of moet gaan doen.

Zoals de voorbereidingen voor vergaderingen, bijeenkomsten of besprekingen. Werkafspraken dus. In een nieuwe notitie verzamel ik eventuele mails die gestuurd zijn. Bij een Evernote account krijg je een eigen mailadres waar je mail naar kunt sturen/forwarden en die dan automatisch in je default notebook terecht komt.  Aan die notitie voeg ik eventuele documenten toe, zoals agenda, notulen en andere relevante stukken. Op een iPad gebruik ik de Evernote app zodat ik alles bij de hand heb en tijdens een vergadering kan ik aantekeningen toevoegen aan die notitie of een foto bijvoegen van bijv. een whiteboard vol met gebrainstormde ideeën. Wie heeft er nog papier nodig?

Evernote is ook mijn digitale nachtkastje geworden. Al die rapporten die ik nog wil lezen, die interessante artikelen, dat laatste nummer van Digitale Bibliotheek. Die gaan in Evernote in een eigen notebook. Zodat ik ze bij de hand heb als ik in de trein of een ander rustig moment ook eens de tijd heb ze door te lezen. Ik weet niet hoeveel kilo papier ik de laatste jaren -uiteindelijk ongelezen- weggegooid heb aan uitgeprinte rapporten en artikelen maar alleen al het niet meer hoeven mee te sjouwen ervan is een gigantisch pluspunt.

Ook een selectie van tweets, instagram foto’s en RSS items gaat naar Evernote mbv IFTTT. Om later te kunnen lezen of opnieuw te gebruiken. En lezen werkt toch echt wel bijzonder prettig op een iPad.

Hoe gemakkelijk is het?
Zoals met alles in het leven gaat het niet vanzelf. Een iPad (of een andere 10″ tablet) en een Evernote account samen leveren niet meteen een georganiseerde eigenaar van die iPad op. Je moet kijken naar hoe je werkt, hoe je omgaat met digitale informatie, documenten en/of papieren stukken. Hoe georganiseerd ben je, hoeveel discipline heb je om een papierloze werkwijze consequent vol te houden? Op welke manier schiet je er ook wat mee op als je het vergelijkt met hoe je het nu doet?

Maar de tools zijn er. Een tablet, Evernote, een scanner voor het incidentele papieren stuk, je een beetje verdiepen in IFTTT. Papierloos werken kan echt wel.

Als je maar wilt.

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (17) Write a comment

  1. Pingback: Tweetweekoverzicht week 26 2016: Wat zegt een IP-adres, informatievaardigheden, Brexit op auteursrecht, Page Flip, Evernote, Google News en het einde van Telekids Boeken - Vakblog

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top