Samenwerken en document management met Sharepoint 2010 (Sharenet 2.0)

De eerste helft van 2009 zal nog vele jaren in mijn geheugen gegrift blijven. Niet alleen was het prive een drukke tijd met de komst van onze dochter en de daaropvolgende extreem korte nachten, op werk was het ook erg druk met het project Sharenet waarin we in een relatief kort tijdsbestek van (o.a.) Novell netwerkschijven, Groupwise en Office XP over gingen naar Active Directory, Outlook, Office 2007 en Sharepoint 2007. Vooral de introductie van Sharepoint betekende een enorme verandering in de wijze hoe meer dan 1000 medewerkers omgingen met hun documenten en het samenwerken rondom die documenten. Van uitgebreide mappenstructuren en een complexe wirwar van rechten hierop tot documentbibliotheken, categoriën en tags. Dat is zonder overdrijven niet heel eenvoudig gegaan.

Als lerende organisatie kon je er op wachten dat we met een Sharenet 2.0 project zouden gaan komen. Wat heeft er wel gewerkt, wat niet en vooral, wat kan beter? Inmiddels is ook Sharepoint zelf verbeterd met een 2010 versie maar hoewel er zeker op het gebied van taxonomieën, webparts en document bibliotheken flinke technische vernieuwingen zijn doorgevoerd, verkijk ik me daar niet op. Als ik 1 les geleerd heb van de twee intranetprojecten waar ik de laatste 10 jaar aan meegewerkt heb, dan is het wel dat de echte uitdaging zit in het vinden van een consensus die voldoende recht doet aan enerzijds de wensen en eisen van al die gebruikers in onze organisatie en anderzijds ook de beperkingen die een technisch systeem nu eenmaal altijd heeft. Ook al sleutelen ze nog 100 jaar aan Sharepoint of welk systeem dan ook, het feit dat al die duizenden mensen er mee moeten gaan werken met die enorme verscheidenheid aan wensen maar ook kennis en bereidwilligheid  om er mee te willen en kunnen werken, is al voldoende om te beseffen dat er geen ideale oplossing bestaat.

In 2009 heb ik me -heel erg- druk gemaakt om het gebruik van kenmerken (o.a. tags, categoriën) te promoten en diverse nota’s geschreven over documentbeheer in Sharepoint document libraries. Ook al ben ik nog steeds overtuigd van de grote meerwaarde van deze manier van werken, ik sta wel met met twee benen weer op de grond. Op enkele goede voorbeelden na is de overgrote meerderheid van onze medewerkers gewoon uitgebreide mappenstructuren blijven maken en springen de tranen me zowat in de ogen als ik zie wat er van al mijn inspanningen is terecht gekomen om tenminste consequent een doordachte naamgeving van documenten te hanteren. Nadenken hoe je met documenten werkt als individu is al lastig maar hoe je dit regelt, organiseert en vooral consequent doorvoert en handhaaft, dat is toch kennelijk meer mijn ding als informatiespecialist en niet zozeer die van andere medewerkers.

Helemaal opgegeven heb ik het niet maar ik ga echt niet meer op de barricades voor een in mijn ogen optimaal gebruik van documentlibraries, teamsites en Sharepoint. Dat zou ook een beetje hypocriet zijn want, zoals je zou kunnen weten als je af en toe dit blog leest, gebruik ik zelf voor mijn eigen documenten consequent Dropbox -in mapjes- met af en toe een uitstapje naar Google Docs Drive. Tel daar mijn eigen mailarchiveringssysteem en recente obsessie met Evernote nog even bij op en het wordt ook duidelijk dat ik zelf Sharenet niet meer gebruik voor mijn eigen documenten. Alleen nog voor met de afdeling gedeelde documenten, daar is en blijft Sharenet best handig voor.

In de aanloop vorig jaar naar Sharenet 2.0 is gelukkig wel opgepakt dat Sharepoint niet hoeft/moet/kan concurreren met Dropbox en -toen nog- Google Docs maar dat je er wel van kunt leren. Dat je dus moet kijken hoe je de functionaliteiten  waar gebruikers op zitten te wachten combineert met de voordelen die een intern systeem heeft. Al je collega’s zijn al lid bijvoorbeeld en hebben een account. Maar hoe pak je de mobiele functionaliteiten erbij? Hoe maak je het delen van bestanden met 1 of enkelen net zo makkelijk als in bijvoorbeeld Dropbox. Of Google Drive. Of Skydrive.

En ook al besloot ik eerder dit jaar om niet actief aan het project Sharenet 2.0 deel te gaan nemen -onder de noemer once bitten twice shy-, ik ontkom er toch niet helemaal aan. Ik kreeg vandaag de uitnodiging om volgende week deel te nemen aan een bijeenkomst over samenwerken en document management waarbij in een voorbeeld Sharepoint 2010 omgeving een aantal oplossingsrichtingen getoond gaan worden aan de hand van die eerder gemelde wensen en eisen.

En ik ben nieuwsgierig. Ik wil weten wat het gaat worden. Die uitnodiging sla ik niet af.

Wordt vervolgd.

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (4) Write a comment

  1. Tja, maak me ook schuldig aan mappenmaken. Maar ben wel gestopt met gebruik maken van usb-sticks. Zeker na mijn laatste ervaring waarbij nogal wat gig aan info opeens verdween. Hou me op de hoogte van je bevindingen… :-)

    Reply

  2. Een map is in feite toch ook een tag? Om preciezer te zijn: het is 1 tag. Een document heeft dan 1 tag (de naam van de map).

    Reply

    • Niet helemaal. Een tag, een categorie of welk kenmerk dan ook kan in Sharepoint gebruikt worden voor filteren, sorteren of groeperen. Het maakt het mogelijk om 1 of meerdere views te definieren op een document library waarbij kenmerken gebruikt worden.

      Hoewel je gelijk hebt dat een map(naam) ook een kenmerk is dat iets zegt over een bestand sluiten mappen en views elkaar uit in Sharepoint. Als je werkt met een mappenstructuur in een Sharepoint documentlibrary, dan werken de views niet meer. Mappen zijn ook objecten in een documentlibrary die echter zelf geen kenmerken (kunnen) hebben. Ook al heb je kenmerken meegegeven aan bestanden, de views ‘doen het dan niet’ meer met uitzondering van de standaard view waarin de mappenstructuur wordt weergegeven en de Explorer View die een aparte Verkenner opent waarmee je de documenten kunt benaderen.

      Reply

      • OK, verhelderd. Overigens vraagt zowel het werken met mappen als met tags om een zekere discipline. Die niet iedereen altijd heeft. Mijn eigen voorkeur is daarom het systeem van de Apple Finder (zoeken op titel of full text) dan wel dat van Google (full text zoeken). Goede naam aan bestanden geven helpt dan ook.

        Reply

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top