Zie bijlage. Zoeken maar

Ik neem aan dat ik niet de enige ben die dagelijks veel mailtjes krijgt. Welk systeem je daar ook op los laat voor het verwerken, lezen en archiveren ervan, een goede zoekfunctie is essentieel als je het later ooit nog weer wilt vinden. Dat is ook de reden dat ik zowel GMail als Mailstore gebruik en niet vertrouw op de beperkte zoekmogelijkheden in mailclients als Thunderbird of Outlook.

Eén van de dingen die wel kan in Mailstore maar niet in GMail is het kunnen zoeken in bijlagen. Bij prive mail komt dat bij mij maar weinig voor maar in mijn werkmail zitten zeer regelmatig Word documenten, Excel spreadsheets, Powerpoint presentaties en PDF’s die niet geïndexeerd worden. Die kon ik tot nu toe alleen maar terugvinden in GMail door de mail te zoeken waar die als bijlagen aan toegevoegd waren of op de naam van de bijlage maar in de praktijk liet ik alle mail -inclusief bijlagen- gewoon indexeren in Mailstore zodat ik de goede bijlage terug kon vinden.

Je zou zeggen dat Google toch zonder al te veel problemen ook de documenten zou moeten kunnen indexeren die als bijlagen worden meegestuurd in GMail, zoals ze dat voor Google Drive wel doen, maar tot recent was het niet mogelijk om die te doorzoeken.

Tot gisteren om precies te zijn toen Google bekend maakte dat ze gestart zijn met het indexeren van alle bijlagen in Gmail zodat je daar ook op kunt zoeken. Ik heb het net getest en inderdaad worden de mails nu ook gevonden als de zoektermen in de bijlage(n) voorkomen. Perfect werkt dat nog niet echt omdat in GMail niet rechtstreeks getoond wordt of de zoekterm in de mail of in een bijlage voorkomt. Indirect kun je dat afleiden doordat er geen term gemarkeerd wordt in een bijlage terwijl dat wel gedaan wordt in de tekst van de mails zelf. Erg vergelijkbaar met hoe Mailstore dat aanpakt eigenlijk.

Wat in Mailstore juist niet kan, kun je wel in GMail met de uitgebreide zoekmogelijkheden, namelijk het zoeken naar (en in) specifieke bijlagen. Als je zoekt op has:attachments dan filter je automatisch op alleen die mails waar een bijlage aan zit terwijl je met filename:doc of filename:pdf weer filtert op die specifieke bestandsformaten. Deze kun je combineren om snel te zoeken naar bijlagen met bijvoorbeeld “has:attachments filename:doc zoekterm1 zoekterm2 zoekterm 3

Voor de liefhebbers van mailtjes zoeken zullen we maar zeggen.

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (4) Write a comment

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top