Samenwerken in hoger onderwijs en onderzoek met EDUgroepen

Het ging er zelfs nog wel een beetje om spannen maar EDUgroepen is een kleine twee maanden voordat de ‘oude’ samenwerksomgeving SURFgroepen definitief stopt nu dan toch beschikbaar voor alle studenten en medewerkers van hoger onderwijsinstellingen en onderzoeksinstituten. Daar waar SURFgroepen gebaseerd was op teamsites in een Sharepoint 2007 omgeving is EDUgroepen gebouwd op een Sharepoint 2010 omgeving. Dat betekent weliswaar wederom teamsites en alle andere soorten lijsten maar daar was eigenlijk ook helemaal niks mis mee.

Behalve met de vernieuwingen die samen gaan met de update die Microsoft zelf al aan Sharepoint 2010 gaf -het uiterlijk is behoorlijk veranderd ten opzichte van de 2007 versie- is er ook nog wel meer gesleuteld aan EDUgroepen. Ook al is de look and feel onmiskenbaar die van Sharepoint 2010, er is toch zo veel mogelijk een kleurrijke en geheel eigen vormgeving meegegeven die in elk geval positief afsteekt tegen de oude SURFgroepen uitstraling.

Het draait om samenwerken
Het belangrijkste van een samenwerksomgeving is natuurlijk niet het uiterlijk maar de functionaliteit. Ook al gebruik je binnen je eigen instelling wellicht al Sharepoint (2010), juist het samenwerken met mensen buiten je eigen instelling blijft vaak een hele uitdaging. Als het uberhaupt al mogelijk is. En dat is precies wat al prettig werkte bij SURFgroepen en nu met EDUgroepen zelfs verbeterd is. Ook al kon iedereen in het hoger onderwijs en onderzoek probleemloos een SURFgroepen account aanmaken, juist het feit dat je toch weer een apart account moest aanmaken was voor velen een belemmering. Zeker als je niet frequent gebruikt maakte van deze omgeving vergat je nog wel eens je inloggegevens.

EDUgroepen heeft nog steeds de mogelijkheid van een apart EDUgroepen account maar is ook gekoppeld aan SURFconext, de infrastructuur die door SURF nou net in het leven is geroepen om alle samenwerkingsomgevingen in het hoger onderwijs aan elkaar te knopen.

In de praktijk betekent dit dat je via SURFconext met de inloggegevens van je eigen instelling kunt inloggen op EDUgroepen. Dat is handig want dan hoef je geen aparte inloggegevens te maken en te onthouden. Zo’n apart account blijft echter wel noodzakelijk als je niet werkzaam bent bij een instelling voor hoger onderwijs en onderzoek. Je kunt weliswaar geen eigen teamsite aanmaken in EDUgroepen maar je kunt wel uitgenodigd worden voor een teamsite door iemand die wel eigenaar is. De grote kracht van EDUgroepen is dat je niet alleen eenvoudig kunt samenwerken met collega’s van andere onderwijs- en onderzoeksinstellingen maar dus ook mensen erbij kunt betrekken die daar niet werkzaam zijn.

Wat krijg je?
Sowieso krijg je waar voor je geld want het is gratis. Iedere gebruiker die inlogt krijgt de mogelijkheid om 20 teamsites aan te maken van elk 250 MB. Op die teamsites kunnen een onbeperkt aantal anderen worden uitgenodigd en dat betekent dus ook dat je misschien dan ‘slechts’ eigenaar kunt zijn van 20 teamsites maar dat je van een onbeperkt aantal teamsites lid kunt zijn.

Als je een site aanmaakt dan krijg je het bekende Sharepoint 2010 scherm waar bovenaan te zien is hoeveel sites je al aangemaakt hebt (en hoeveel je er dus nog kunt aanmaken). Je moet verplicht een titel geven aan je nieuwe site en optioneel een beschrijving waarna je je eigen url kunt kiezen/aanpassen. Standaard staat de taal op Engels en zelf zou ik dat zoveel mogelijk laten want in Sharepoint is alle gebruikte terminologie hoe dan ook Engelstalig.

Een nieuwe site kan standaard diverse en verschillende onderdelen bevatten zoals een documentbibliotheek of een agenda maar ook een blog hoort tot de mogelijkheden. Je kunt altijd later nieuwe bibliotheken en lijsten toevoegen maar door een specifiek template te kiezen kun je alvast een handige eerste selectie maken. Begin je een nieuwe site puur als vergaderplek, dan kun je dus beter een template uit het tabblad Meetings gebruiken bijvoorbeeld. Na het klikken op Create is je nieuwe site ook meteen gereed en kun je anderen uitnodigen.

Vanaf dit moment staan alle Sharepoint 2010 functies tot je beschikking en kun je je teamsite helemaal naar eigen smaak aanpassen. Meer of andere documentbibliotheken, een eigen logo of apart lettertype en achtergrondkleur, het kan allemaal. In de speciale publieke teamsite EDUgroepengebruikers vind je o.a. de veelgestelde vragen (en antwoorden), een InfoBank en een gebruikersforum. Ook is er een uitgebreide handleiding beschikbaar die alles uitlegt wat je als eigenaar met een site kunt doen.

Of je nu al wel ervaring had met SURFgroepen en zat te wachten op EDUgroepen of dat je er nog nooit van gehoord had, EDUgroepen is sowieso een mooie opvolger en een prima plek om samen te werken met collega’s binnen en buiten je onderwijsinstelling.

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (3) Write a comment

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top