Downloaden van je Gmail data met Google Takeout

google takeout start

Vorig jaar schreef ik al een keer over Google Takeout, een dienst van Google waarmee je je eigen data uit de verschillende Google diensten kunt exporteren of backuppen. Niet iets waar je frequent gebruik van zult maken maar wel erg handig als je wilt overstappen naar een concurrrerende dienst en je niet helemaal opnieuw wilt beginnen. Of als Google (weer) eens stopt met één van hun diensten en je via Google Takeout nog je data kunt redden van de naderende ondergang.

In november 2012 waren het nog 12 Google diensten die door Takeout ondersteund werden maar inmiddels is dat gegroeid naar 18 diensten. En dat is nog minus de verdwenen diensten Buzz, Latitude en natuurlijk Reader.

Begin deze maand maakte Google bekend dat je ook je Calender data kunt downloaden mocht je je bijv. liever gebruik maken van het alternatief van Microsoft of rechtstreeks in Outlook. Maar het meest interessante was dat ook (eindelijk) Gmail in het rijtje ondersteunde diensten opgenomen ging worden. Dat duurde nog tot vorige week voordat die mogelijkheid daadwerkelijk naar alle gebruikers werd uitgerold maar inmiddels zou iedereen in staat moeten zijn een backup te maken van alle mails in zijn of haar Gmail account.

Waarom een backup maken van je Gmail?
Toegegeven, het is niet erg waarschijnlijk dat Google de stekker uit Gmail zal trekken dus het is vooral handig om al je mail te exporteren als je van plan bent over te stappen. Of als je – zoals ik – liever ook je mail offline beschikbaar hebt (als backup) zodat je niet te afhankelijk bent van Google.

Hoewel er ook andere manieren zijn om al je mail uit Gmail te exporteren via bijv. de mailclient op je pc is het wel erg praktisch om het in 1 keer te doen via Takeout. Met een paar klikken ben je klaar.

google takeout gmail

Standaard wordt alle mail meegenomen in het archief dat Takeout maakt maar je kunt ook een selectie maken middels het kiezen van labels. Dat werkt vanzelfsprekend het beste als je ook daadwerkelijk gebruik maakt van labels voor het indelen van je mail.

Een volledig archief wordt door Takeout in een enkel MBOX bestand gezet (dat weer in een zip bestand zit). Kies je voor een selectie van labels dan krijg je een MBOX bestand voor elk label in dat zip bestand. Voordat je het archief aanmaakt is het overigens wel verstandig om je spam map en prullenbak te legen. Beide worden anders meegenomen in het volledige archief.

google takeout gmail2
Afhankelijk van hoeveel mail je in je Gmail account hebt kan het wel eventjes duren voordat het archief aangemaakt is en je het kunt downloaden. Ik heb iets minder dan 700MB en dat duurde nog ruim anderhalf uur dus je kunt gerust het venster afsluiten en wachten tot je het mailtje krijgt dat alles gereed is.

En dan heb je je archief….
De keuze van Google voor het MBOX formaat is wel een interessante want hoewel dat inderdaad een standaardformaat is voor opslag van email, kan Outlook er bijvoorbeeld niet mee werken. Google verwijst zelf naar een externe handleiding die je via Eudora (!) het mailbestand laat importeren naar Outlook toe maar gelukkig werkt het wel heel eenvoudig als je het in o.a. Thunderbird wilt importeren.

Een nog handigere tool waarmee je niet alleen het MBOX bestand kunt openen, bekijken en doorzoeken maar ook nog eens kunt gebruiken om al die mail weer te exporteren is Mailstore Home. Met deze gratis software archiveer ik al jaren mijn mail maar het is ook heel geschikt om dat MBOX bestand te openen en o.a. te exporteren naar zowel een Exchange server, IMAP server (zoals een ander Gmail account!) als naar diverse mailprogramma’s zoals Thunderbird en Outlook (!). Niks geen lastige route via Eudora en Outlook Expres maar meteen via Mailstore Home.

Importeren in Mailstore Home
Ook Mailstore is een archiveringsprogramma voor mail en op het tabblad waar je profielen kunt aanmaken om mail te archiveren vanaf een mailclient of rechtstreeks vanaf een mailserver, kun je ook mail importeren vanuit een MBOX bestand.

google takeout mailstore 8
Blader hier naar het MBOX bestand dat je gedownload hebt en alle mail uit je Gmail account zal vervolgens in het archief van Mailstore Home opgenomen worden. Mailstore beschikt over een hele goede zoekfunctie en bewaart zijn mailarchief gewoon in een map op je eigen pc.

Exporteren vanuit Mailstore Home
Wil je al je mailtjes uit Gmail verhuizen naar een andere webdienst of mailprogramma? Dat kan ook door naar Export E-mail te gaan in Mailstore Home.

google takeout mailstore export

Hier maak je (eenmalig) een profiel aan en vraagt Mailstore welke map uit het mailarchief waar naar toe moet. Als het doel een al geïnstalleerd mailprogramma is, ben je daarmee ook meteen klaar maar als je de mail wilt exporteren naar een mailserver, dan moet je de instellingen nog intikken. Alle webmaildiensten zoals Gmail, Outlook.com en Yahoo Mail ondersteunen inmiddels IMAP en die precieze serverinstellingen zijn eenvoudig te vinden als je even googelt. Op deze manier kun je eenvoudig alle mail exporteren naar een ander Gmail account, je (Hotmail) Outlook.com account of je Yahoo Mail account.

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (28) Write a comment

  1. Raymond, Off Topic vraag als ik zo vrij mag zijn, is het ook mogelijk, om mails van het ene gmail account naar een ander gmail account?

    Reply

    • Jazeker, het gaat met een omweggetje door eerst in je ene Gmail account aan te geven dat je de mail wilt doorsturen en bij het tweede account dat je het eerst mailaccount wilt controleren met de tweede. Het staat hier beschreven: https://support.google.com/mail/answer/21289 Vergeet niet na het importeren die instellingen weer te verwijderen omdat anders alle mail van het eerste account binnen blijft komen op het tweede.

      Wil je slechts enkele mails verplaatsen, dan zou je beide accounts kunnen toevoegen aan Outlook. Je kunt dan een selectie van mailtjes verplaatsen door ze van de ene naar de andere map te slepen.

      Reply

  2. Vraag: ik wil mijn gmail account kopieren naar een andere gmail account. Ik lees hier dat dit kan, maar ik moet zeker weten dat de mail in de oude mailbox blijft staan en dat deze nog gewoon gebruikt kan worden. Ik wil dus niet verplaatsen maar kopieren.

    Reply

      • Hallo Raymond, het werkt nog niet. Ik kopieer een gmail account naar een gmail account. Ik ben bij stap 8 van ‘Wijzig dan je instellingen in je nieuwe account’. Ik druk op Account toevoegen en krijg een error: Geen POP3 toegang met de opgegeven gebruikersnaam en wachtwoord. Ik heb deze goed ingevuld. De server heeft een fout teruggestuurd [AUTH] Web login required. https://support.google.com/mail/answer/78754 Wat wordt bedoelt met Gebruikersnaam ? Daar ligt het aan denk ik. Ik heb al van alles geprobeerd.

        Reply

        • Je gebruikersnaam is altijd het gmail adres en daar zal het niet aan liggen. Ik denk dat er iets niet in de goede volgorde gaat.

          Heb je in het eerste account wel aangevinkt dat POP ingeschakeld moet worden voor alle berichten? Zoals staat in het kopje Wijzig eerst je instellingen in je andere account?

          – Selecteer Instellingen.
          – Selecteer het tabblad Doorsturen en POP/IMAP.
          – Selecteer in het gedeelte ‘Downloaden via POP’ de optie POP inschakelen voor alle berichten.
          – Kies in het dropdown-menu bij ‘2. Wanneer berichten worden geopend met POP’ wat je met berichten in dit account wilt doen, bijvoorbeeld Gmail-kopie behouden in Postvak IN (aanbevolen).
          – Klik onder aan de pagina op Wijzigingen opslaan.

          Als je dan inderdaad de stappen volgt onder ‘Wijzig dan je instellingen in je nieuwe account’ dan moet je daar bij de stappen 6 en 7 het eerste mailadres en wachtwoord opgeven om de berichten te kopieren naar het tweede account waar je dan in zit.

          Reply

          • Ik heb alles gedaan wat je aangegeven hebt en de foutmelding blijft komen. Er staan nog 2 velden op dit scherm: Pop-server: pop.gmail.com en Poort: 995
            Is daar soms iets mis mee? Als ik nu naar mijn ‘van’ account kijk staat er bij ‘Downloaden via POP: Status: POP is ingeschakeld voor alle e-mail. De 3 radiobuttons zijn niet aangevinkt.

          • Nee, pop.gmail.com en poort 995 zijn de correcte instellingen die ik ook heb staan om mijn mail met Outlook te kunnen ophalen. Ik las wel afgelopen maand dat Gmail wat veranderingen heeft doorgevoerd voor apps om hun mail te kunnen lezen maar ga er niet van uit dat ze zichzelf ‘uitsluiten’? Wellicht dat je die vraag bij Google zelf kunt stellen? Als hun eigen handleiding niet klopt dan weet ik het ook niet meer.

  3. Met Google take-out maak je een e-mai archief, MBOX van je oude GMail account. Mbv MailStore Home lees je dit MBOX bestand in en je verzend de bestanden uit de MBOX naar je nieuwe GMail account. Ze komen in MailStore Export mapje terecht in je nieuwe account. Wel eerst je IMAP aanklikken bij instellingen in GMail. E-mails binnenhalen via POP zoals de helppagina’s van Google vermelden werkt nog steeds niet 18-06-2016. MailStore is de uitkomst in deze kwestie.

    Reply

  4. Helder artikel echter de aangeraden software van mailstore home veroorzaakt bij Fsecure een melding.
    De applicatie wordt geblokkeerd omdat het zeldzaam is
    de reputatie onbekend en
    de populariteit zeldzaam.
    Detectie suspicous: W32/malware!deepgaurd.aq

    Wat is jouw ervaring?
    Hoe betrouwbaar is de organisatie?
    En wat vermoed je als reden dat Fsecure een dergelijke melding geeft?

    En is er een andere manier om de gearchiveerde gmail te lezen en te doorzoeken?

    Dank voor je reactie
    M de Blok

    Reply

    • Ik gebruik de software al vele jaren en heb voor de zekerheid zojuist de Home 10 versie opnieuw gedownload & door de virusscanner gehaald. Ik krijg geen enkele melding en ook de installatie gebeurt zonder verdere meldingen of problemen. Een garantie is dat vanzelfsprekend niet maar ik heb geen enkele reden om deze software niet te vertrouwen.

      Er zal zeker wel een andere manier zijn om de Google Takeout archiefbestanden van Gmail doorzoekbaar te maken – zoals de eveneens hierboven genoemde suggestie om het te importeren in een mailclient als Thunderbird – maar daar heb ik me verder nooit in verdiept. Daarvoor werkt Mailstore Home (voor mij) te goed.

      Reply

  5. Als je een MBOX bestand hebt gemaakt, hoe kan je deze dan inlezen in een ander gmail account. Ik heb niet de mogelijkheden om mail via de google server te kopieren (in dit geval omdat het adres niet meer bestaat, maar ik heb wel de mail nog in een MBOX bestand staan). Waar kan ik dan in google deze file (bij een ander account) importeren?

    Reply

  6. Hallo, ik heb via Takeout een mbox archief gemaakt. Deze heb ik in Mailstore Home gearchiveerd. Ik had de hoop dat ik ook de mappenstructuur zoals ik deze in gmail heb terug zou zien maar dat is niet het geval. Zoals ik het zie zijn alle mailberichten in één map bij elkaar gezet. Ligt dat aan het mbox bestand of aan Mailstore Home?

    Reply

    • Dat ligt, gok ik, aan Mailstore Home die expres of niet expres de labels negeert bij het importeren. Gmail doet niet aan mappenstructuren namelijk zoals dat bij bijv. Outlook wel het geval is. Het ziet er in Gmail wel uit als een mappenstructuur maar het zijn feitelijk labeltjes die aan de mail wordt gehangen. Een mail heeft een label ‘Inbox’ bijvoorbeeld als het ongelezen is en dat label wijzigt naar ‘Alle mail’ als het gelezen is. Of naar de naam van een ‘map’ die je hebt aangemaakt zodra je daar de mail naar toe sleept.

      Ik vermoed dat Mailstore die labels niet leest en ergo dus je mappenstructuur niet meeneemt omdat die er feitelijk ook niet is.

      Reply

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2018 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top