Zoeken naar en filteren op grote mails in Gmail

Eén van de grootste voordelen van Gmail is (natuurlijk) de zoekfunctie die je in staat stelt om bijzonder snel mailtjes terug te vinden op basis van de inhoud. Zoeken binnen de tekst van een mail of een specifieke afzender is kinderspel in Gmail. Wil je echter zoeken naar andere kenmerken van een mail, zoals de datum van binnenkomst (of verzending) of de grootte van een mail (omdat er een stevige bijlage aan hangt), dan was dat tot ruim een jaar geleden zelfs onmogelijk. In november 2012 voegde Google de mogelijkheid toe om met specifieke zoekcommando’s te zoeken naar mails met een bepaalde omvang of die in een bepaalde periode verzonden, danwel binnengekomen, waren.

Ook al werkt dat prima, in de praktijk maak je waarschijnlijk nauwelijks gebruik van de zoekcommando’s en zal het een kwestie zijn van ze weer opzoeken op die momenten dat je daadwerkelijk eens op zoek gaat naar die ene gigantische mail. Reden voor Google om die zoekopties nu eindelijk ook te integreren in de zoekbalk bij Gmail.

gmail zoekbalk
Als je op het pijltje klikt rechts in de zoekbalk krijg je het reguliere zoekformulier te zien waar je alle zoekopties voor het zoeken in Gmail kunt vinden.

gmail zoekopties
Hier kun je nu, behalve op specifieke velden, bijlagen en Boleaans zoeken, ook zoeken op mails van een bepaalde grootte. Op die manier kun je dus makkelijk alle mails opsporen die groter zijn dan 1 MB (de grens die ik gebruik om af en toe mijn mailbox op te schonen aangezien ik regelmatig PDF’s naar anderen stuur en ik die niet hoef te bewaren in mijn mailbox). Mocht je mails zoeken waarvan je alleen nog maar weet dat ze in een bepaalde periode zijn binnengekomen of verzonden, dan kun je dat nu eveneens hier een stuk makkelijker doen.

Zoek je, zoals ik, regelmatig naar (grote) mails om ze op te schonen, dan kun je ook gelijk een filter aanmaken zodat de zoekresultaten slechts een klik verwijderd zijn in je mailbox. Hiervoor klik je rechtsonderaan op ‘Create filter with this search‘ als je de zoekoptie hebt ingevuld.

gmail filter maken
Het zoekcommando verschijnt automatisch bovenaan met daaronder de verschillende opties die je hebt voor het nieuwe filter dat je aan het maken bent. Je kunt de zoekresultaten automatisch in een (nieuwe) categorie plaatsen maar zelf vind ik het handiger om een label toe te kennen. Ik heb daar het label Groot voor aangemaakt en aangevinkt dat het nieuwe filter ook toegepast mag worden op alle mail in de mailbox. Vanaf dat moment staat het label in de linkerkolom en kun je meteen filteren op alle mails die groter zijn dan 1 MB.

Of wat je dan ook maar hebt ingesteld.

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (5) Write a comment

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top