Tekstverwerken in de cloud met Office Online

office online

Het heeft even geduurd maar het lijkt er op dat Microsoft wat meer grip begint te krijgen op wat ze met hun producten willen (en kunnen) nu de wereld niet meer exclusief bestaat uit pc’s en laptops. En ze niet overal meer de onbetwiste marktleider in zijn. Windows 8.1 (Update) maakt hun besturingssysteem een stuk beter op pc’s die niet voorzien zijn van een aanraakscherm, Windows Phone 8.1 begint aantrekkelijker – voor mij – te worden voor je smartphone en rond de vierde verjaardag van de iPad bracht Microsoft eindelijk hun Office apps naar de meestgebruikte tablet toe.

Maar de iPad is niet de eerste plek waar Microsoft de Office apps op uitbracht. Al in 2009 begon de ontwikkeling van de Office Web Apps waarna medio 2010 de apps officieel geïntroduceerd werden als onderdeel van SkyDrive. Bedoeld om Office documenten te maken, te bekijken en te bewerken die op Skydrive opgeslagen waren (en moesten worden). Dat waren toen zeer beperkte webversies die niet beschikten over de meeste functionaliteiten van de reguliere Office software.

Van SkyDrive en Web Apps naar OneDrive en Office Online

Microsoft is echter blijven sleutelen aan de combinatie van een opslagdienst voor bestanden en een online officepakket, ongetwijfeld met het voorbeeld van Google Drive en Docs in het achterhoofd. Zo werd SkyDrive geïntegreerd in Office 2013 en Windows 8 en kreeg het een naamsverandering naar OneDrive. Office 2013 werd niet alleen als eenmalige aankoop aangeboden maar de focus kwam te liggen op een abonnementenmodel met Office 365 waarbij je jaarlijks betaalt om Office 2013 te kunnen installeren op 1 of meerdere computers.

Ook de Office Web Apps kregen een nieuwe naam. Office Online werd twee maanden geleden de verzamelnaam voor Outlook.com, OneDrive en de voormalige Web Apps Word Online, Excel Online, PowerPoint Online en OneNote Online. De functionaliteit bleef echter wel ongewijzigd: de online apps zijn nog steeds bedoeld om in combinatie met OneDrive gebruikt te worden.

Iets minder beperkt

Zelfs gratis producten moeten voldoen aan de verwachtingen als je wil dat mensen ze gaan gebruiken en Microsoft ontwikkelt vrolijk verder aan de Office Online apps. Gisteren werden er updates aangekondigd waardoor Word Online nu eindelijk met commentaar/opmerkingen en kop- en voetteksten overweg kan en ook Excel en PowerPoint enkele functionaliteiten erbij kregen.

Omdat ik nu eenmaal veel werk met Word documenten leek het me een goede gelegenheid om eens te kijken hoe dat nu werkt als je gebruik wilt maken van Word Online en waar je tegenaan loopt als je het vergelijkt met Office 2013 (of 2010). De beste manier leek me om een iets uitgebreider document – met automatisch gegenereerde inhoudsopgave, afbeeldingen, voetnoten en paginanummering – te bewerken in beide versies.

Office Online begint in OneDrive

Wil je Word Online (of een ander onderdeel van Office Online) gebruiken, dan kan dat alleen in en via OneDrive. Je hebt in OneDrive de optie om een nieuw Word document te maken maar in dit geval heb ik een document geopend dat in OneDrive opgeslagen was. Als je op een Word document klikt in OneDrive dan opent automatisch Word Online in de leesmodus en fungeert het als een viewer voor dat document zonder dat je Office op je pc geïnstalleerd hoeft te hebben. En die viewer doet dat uitstekend want bij mij zag het document er (bijna) identiek uit als in Office 2013.

In de leesmodus kun je logischerwijs geen aanpassingen maken aan het document maar wel opmerkingen toevoegen als het document met je gedeeld is. Het is daarmee een goede optie om feedback op je Word document te vragen aan anderen zonder ze per se rechten te geven om ook het document zelf te bewerken. Je hebt zelfs de optie om het inloggen met een Microsoft account optioneel te maken waardoor ook niet-gebruikers van OneDrive kunnen meelezen.

office online

Wil je een Word document wel bewerken – en je hebt de rechten om dat te doen als het een gedeeld document is – dan heb je de keuze om dat in Word zelf te doen of in Word Online.

office online of demand
De eerste optie werkt alleen als je Office 2013 geïnstalleerd hebt op de computer waar je op werkt of als je een abonnement hebt op Office 365. In dat geval wordt Office on Demand gebruikt om een tijdelijk exemplaar van Word 2013 naar je computer te streamen die je gedurende de sessie kunt gebruiken om het document te bewerken. Je hebt dan de volledige functionaliteiten tot je beschikking en die heb je ook nog steeds nodig voor een stevig aantal handelingen in het Word document.

Want Word Online blijft toch wel beperkt in de bewerkmodus. Tekst aanpassen is geen enkel probleem en je kunt inderdaad nu kop- en voetteksten toevoegen maar de automatisch gegenereerde inhoudsopgave is niet aan te passen en in sommige tabellen lijkt de layout ineens een stuk anders te zijn dan in de leesmodus. Het meest irritante vond ik echter het ontbreken van de pagina overgangen: het document wordt als 1 groot vel getoond, vergelijkbaar met de weblayout in de reguliere Office versie. Maar hierdoor zie je dus de kop- en voetteksten niet in de bewerkmodus, net als de paginanummering, voetnoten en überhaupt wanneer je in de tekst op een volgende pagina bent beland. Dat zie je allemaal wel weer in de leesmodus maar je zult dus met enige regelmaat moeten wisselen tussen beide weergaven als je wilt zien hoe het document straks uit de printer komt.

One Office 2013 to rule them all

En dat zal Microsoft echt niet per ongeluk gedaan hebben. Word Online, en dat geldt ook voor de overige Office Online apps, is prima te gebruiken om snel enkele aanpassingen in een document te maken of het online te lezen. Maar het is overduidelijk bedoeld om te gebruiken in combinatie met de volledige en betaalde versie van Office 2013. Hoe meer je Office Online gebruikt, hoe sneller je functionaliteiten gaat willen die alleen in de volledige versie te vinden zijn. Tenminste, als je een gratis volwaardig Officepakket verwacht te krijgen met Office Online.

Als je Office Online echter ziet als een tool om (online) Office documenten te kunnen lezen en als een middel waarmee je ook uitstekend anderen kunt uitnodigen om samen te werken aan een document, dan wordt het ineens wel een stuk handiger. Zolang de eigenaar van dat document zelf maar wel beschikt over een volledige versie van Office 2013. Want dan heb je zelf alle functionaliteiten en het overzicht om het document aan te passen maar kunnen anderen – realtime en tegelijkertijd – tekstuele wijzigingen aanbrengen in het document.

En dan maakt het de belofte in de promotievideo volgens mij wel waar.

Dus?

Office Online is zeker niet een handige goedkope manier om Office documenten te gaan maken. Daarvoor wil Microsoft toch echt dat je gaat betalen voor Office 2013 of Office 365. Het is echter wel bijzonder handig als online viewer als je veel met Word, Excel of PowerPoint documenten werkt die je in dan ook nog eens in OneDrive moet hebben staan. In plaats van telkens Office 2013 moeten opstarten als je enkele documenten wilt bekijken of lezen kun je dat snel doen met de online versie. Als je samen wilt werken aan een Office document via OneDrive met anderen, dan word je volgens mij ook wel blij van de mogelijkheden die Office Online biedt zolang één persoon maar de eindredactie doet en beschikt over een volledige versie.

Wat resteert is dat je Office Online kunt gebruiken om snel een eenvoudig Word (Excel of PowerPoint) document te maken. Daarvoor heeft Microsoft zelfs de apps beschikbaar gemaakt in de Chrome Web Store zodat je Word Online, Excel Online, PowerPoint Online en OneNote Online met 1 klik kunt starten vanuit de Chrome App Launcher die je in de Chrome browser en in ChromeOS (op Chromebooks) kunt terugvinden.

chrome app launcher
Maar ik betwijfel of dat voldoende is om Office Online te laten concurreren met de andere gratis alternatieven die minder beperkingen kennen …

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (5) Write a comment

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top