SURFdrive: de veilige Dropbox voor het hoger onderwijs

surfdriveZo rond de zomervakantie werd (mij) duidelijk dat er door SURF gewerkt werd aan SURFdrive, een cloudopslagdienst waarmee – in eerste instantie – medewerkers van hoger onderwijsinstellingen hun bestanden konden opslaan en delen, vergelijkbaar met bijvoorbeeld Dropbox of OneDrive. Daar wilde ik wel meer van weten en dat leidde er vorige week toe dat tijdens een SURF Edubloggers Meetup een aantal edubloggers, waaronder ik zelf, een toelichting kregen op zowel de cloudstrategie van SURF als SURFdrive, één van hun community cloud diensten. Over de cloudstrategie en wat SURF onder de community cloud verstaat heeft Wilfred Rubens al een prima verslag geschreven en dat betekent dat ik wat verder kan inzoomen op SURFdrive zelf.

Ook in het hoger onderwijs wordt er veel gebruik gemaakt van cloudopslagdiensten als Dropbox, Box, OneDrive en Google Drive. Het is immers een bijzondere handige manier om altijd bij je documenten te kunnen op al je apparaten en ze ook nog eens eenvoudig te kunnen delen met anderen. Het feit dat je bij de meeste van deze diensten gratis meer opslagruimte hebt dan bij je eigen instelling betekent dat veel medewerkers kiezen om hun bestanden op te slaan bij één van deze gebruiksvriendelijke diensten.

Daar is op zich ook niks mis mee maar toch zijn er nadelen verbonden aan het gebruik van deze diensten. Zo staan de documenten in bijna alle gevallen op Amerikaanse servers en zijn er geen garanties te geven als het gaat om beveiliging en privacy van je vertrouwelijke data. En juist aan de opslag van vertrouwelijke informatie, onderzoekspublicaties of onderzoeksdata worden door de instellingen strenge voorwaarden gesteld. Redenen genoeg voor het hoger onderwijs om aan SURF te vragen om met een eigen Dropbox-achtige dienst te komen die wel aan deze voorwaarden voldoet. SURFdrive beoogt net zo gebruiksvriendelijk te zijn als Dropbox, voldoet aan het Juridisch Normenkader cloud services HO (PDF), slaat de data op binnen SURF zelf en maakt het mogelijk om bestanden makkelijk te delen met andere gebruikers van de dienst.

Maar hoe werkt het nou in de praktijk? Instellingen moeten een overeenkomst afsluiten om gebruik te maken van SURFdrive. Als dat eenmaal geregeld is, dan kunnen medewerkers inloggen via SURFconext – wat inhoudt dat ze hun eigen instellingslogingegevens kunnen gebruiken – om rechtstreeks toegang te krijgen. Windesheim neemt vooralsnog geen deel aan deze overeenkomst maar ik kon dankzij SURF met een tijdelijk account toch een kijkje nemen.

SURFdrive: een eerste blik

surfdrive

Nadat je voor de eerste keer ingelogd bent krijg je een eenvoudige webinterface te zien met aan de linkerkant drie tabbladen (Files, Activity en Help). Standaard kom je in het Files tabblad terecht en kun je nieuwe tekstbestanden en mappen toevoegen [1] en je bestanden uploaden. Je ziet rechtsbovenaan [2] wie er ingelogd is en, nadat je een map of bestand hebt toegevoegd, krijg je met een mouse-over de opties [3] te zien die je met die map of bestand tot je beschikking hebt.

surfdrive
Geuploade bestanden [1] kun je, net als hele mappen, delen door op Share te klikken als je met de muis achter de bestandsnaam gaat staan. Die aanduiding verandert dan naar Shared [2] en je hebt dan de mogelijkheid om dat bestand te delen met een specifieke gebruiker of een groep [3]. Deze kun je op naam doorzoeken maar ze zullen wel al actief gebruiker moeten zijn van SURFdrive. Wil je een bestand of map delen met mensen buiten SURFdrive, dan kun je de link delen [4] zodat iedereen met (alleen) leesrechten de bestanden kan bekijken. Een voorbeeld hiervan zijn de beide presentaties van de SURF Edublogger Meetup. Wil je niet dat iedereen met die link de bestanden kan bekijken dan kun je er nog een wachtwoord op zetten [5] of je kunt de toegang beperken door een einddatum in te stellen [6] waarna de link niet meer werkt.

surfdrive

Je kunt alle soorten bestanden uploaden waarbij alle extensies toegestaan lijken te zijn (inclusief .exe bestanden) en ook al voorzien zijn van een eigen icoontje. Dit wekt de verwachting dat SURFdrive ook eigen viewers heeft waarmee je al die verschillende bestanden kunt bekijken vanuit de browser maar dat is helaas niet het geval. Juist dit vind ik zelf één van de grootste voordelen van zowel Dropbox (hele goede viewers), OneDrive (integratie met Office Online) en Google Drive (integratie met Google Docs). Bij bestanden zit dan wel weer versiebeheer dus als je een nieuwe versie van hetzelfde bestand uploadt, kun je nog steeds de vorige versie(s) raadplegen en eventueel terugzetten. Rechtsbovenaan kun je bij Deleted files ook nog verwijderde bestanden 30 dagen lang terughalen.

surfdrive
Natuurlijk kun je alles via de webinterface uploaden en delen maar waarschijnlijk wil je ook je bestanden vanaf je desktop, telefoon of tablet kunnen gebruiken. Als je in het menu onder je naam [1] klikt op Personal dan kom je bij je instellingen terecht. Hier zie je hoeveel ruimte je bestanden innemen [2] en hoeveel je in totaal hebt. Dat is op dit moment met 100GB voor iedereen gelijk. Bovenaan in dit scherm vind je echter ook – niet heel erg intuïtief – de links naar de desktopapps voor Windows, OSX en Linux alsmede de Android en iOS apps waarmee je de bestanden kunt synchroniseren met SURFdrive.

Bij de instellingen kun je ook de taal aanpassen [3] die standaard overgenomen wordt van de taalinstelling van je browser en vind je de link terug die je nodig hebt om SURFdrive via WebDAV [4] te benaderen. Dit is een protocol dat o.a. in Windows maar ook in veel bestandbeheerapps (zoals Goodreader) gebruikt wordt om een netwerk- of cloudopslag te koppelen en te kunnen gebruiken. Dit protocol wijkt echter wel af van de inlogsystematiek van SURFdrive en dat betekent dat je onder de link in de instellingen separate inloggegevens moet genereren om het via WebDAV te kunnen gebruiken.

surfdrive
De (desktop)apps heb ik niet uitgeprobeerd maar ook als je vanuit die apps werkt met SURFdrive worden de verschillende handelingen bijgehouden in het Activity tabblad. Die wordt chronologisch bijgehouden [1] en hoewel dat niet heel erg veel toevoegt als je alle bestanden alleen zelf gebruikt, kan dat wel heel handig zijn indien je bestanden en hele mappen gedeeld hebt met anderen. Je kunt in dit overzicht zien wie wat gedaan heeft met die bestanden of mappen. Er is een link naar een RSS feed [2] aanwezig maar die werkt helaas niet. Een minpuntje die ik pas echt ga aanrekenen als ik zelf ooit gebruik zou kunnen maken van SURFdrive want ik hou alles graag bij in mijn feedreader :)

surfdrive
Op het derde en laatste tabblad Help kun je de documentatie en de FAQ terugvinden. Die zijn alleen in het Engels beschikbaar, ongeacht hoe je de taalinstellingen zet, maar bieden voldoende uitleg om alle aanwezige functionaliteiten te kunnen gebruiken.

Allemaal aan de SURFdrive?

Kan nu iedereen die in een hoger onderwijsinstelling werkt zijn of haar account bij de commerciële cloudopslagdiensten verwijderen en overstappen naar SURFdrive? Nee dus. SURFdrive is alleen beschikbaar voor de instellingen die een overeenkomst sluiten met SURF voor het gebruik van SURFdrive want de dienst is niet gratis. Op het moment van schrijven zijn dat zo’n beetje alle universiteiten maar slechts enkele hogescholen.

Dat heeft waarschijnlijk vooral te maken met het feit dat onderzoekers met hun bestanden en (onderzoeks)data het meeste profijt hebben van de voordelen die SURFdrive biedt. Het is juist de academische wereld die strenge voorwaarden stelt aan de opslag en het publiceren van data. Dankzij de garantie dat de data altijd binnen Nederland zal blijven en dat de opslagdienst voldoet aan het – door de instellingen zelf mede opgestelde – Juridisch Normenkader cloud services HO, is SURFdrive eigenlijk ook expliciet op de academische en onderzoeksinstellingen gericht.

Er zijn plannen om individuele SURFdrive overeenkomsten aan te gaan bieden via SURFspot, de webwinkel van SURF, waardoor ook studenten en bijv. medewerkers van niet deelnemende instellingen toegang krijgen tot SURFdrive voor een relatief laag bedrag per jaar. Hierbij is het dan zaak om zelf goed te kijken of SURFdrive voor jou meerwaarde biedt in vergelijking met de betaalde varianten van de commerciële cloudopslagdiensten. Hoewel SURFdrive met 100GB voldoende ruimte heeft en het qua privacy & beveiliging garanties kan geven die andere diensten niet zullen bieden, zullen de meeste mensen die garanties niet nodig hebben. Ook zijn al die andere diensten in een sterke concurrentieslag met elkaar verwikkeld waardoor zowel de hoeveelheid opslagruimte als de extra functionaliteiten telkens toenemen. Zo zijn Dropbox en consorten veel beter in het omgaan met foto’s, beschikken ze over minstens net zo goede mogelijkheden om bestanden en mappen te delen en fungeren ze dankzij de aanwezige viewers en koppelingen met online Office pakketten ook beter als een werkomgeving.

Personal cloudopslag via je werk maar van wie is de data?

Het eigenaarschap van de data is hierbij nog wel een aandachtspunt. SURFdrive houdt de data in beginsel beschikbaar voor de instelling als de medewerker de instelling verlaat. Tijdens de presentatie bij de bijeenkomst vorige week werd daar niet verder op ingegaan, en het zal ook sterk afhangen van het beleid van de instellingen neem ik aan, maar het geeft mijns inziens wel duidelijk aan dat je SURFdrive (alleen) voor je werkgerelateerde bestanden en data moet gebruiken. Daar zijn de functionaliteiten van de dienst ook op gericht maar het is goed om te beseffen dat alle bestanden en data in je SURFdrive account onderhevig zijn aan dezelfde regels en voorwaarden die je instelling hanteert voor bijv. je mailbox. Zoals je werkgever in beginsel het eigenaarschap van je werkmail kan claimen, kunnen ze dit ook met de bestanden in je SURFdrive doen als je bij een andere werkgever aan de slag gaat.

Het doet echter verder niets af aan de voordelen die SURFdrive biedt. Elke instelling heeft zijn eigen manier om de opslag van bestanden te regelen en dat varieert van netwerkschijvenn waarbij medewerkers beperkte opslagruimte hebben, tot documentbibliotheken in Sharepoint die vaak barrières opwerpen in het dagelijkse gebruik. Bestanden en data van onderzoekers (en andere medewerkers) staan waarschijnlijk ook op usb-sticks of andere cloudopslagdiensten waarbij het inderdaad maar de vraag is hoe veilig en vertrouwelijk dat allemaal is. Als hoger onderwijsinstellingen daarvoor een veel beter alternatief middels SURFdrive kunnen aanbieden, dan lijkt me dat een groot goed.

En nu maar wachten of Windesheim dat ook gaat doen, ook al zal ik dan nog steeds geen afscheid nemen van mijn 1TB OneDrive.

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (15) Write a comment

  1. Pingback: SURFdrive: de veilige Dropbox voor het hoger on...

  2. Heeft SURFnet ook uitspraken gedaan over de continuïteit van de dienst? Ik weet dat we daarover ook bij Onedrive, Dropbox en Google Drive geen garanties hebben, maar ik kan me ook herinneren dat SURFnet het “veilige YouTube voor het hoger onderwijs” ontwikkelde. Ligt er nu een businessmodel achter dat stand houdt op een moment dat Microsoft die 1TB van jouw Onedrive account net weg gehaald heeft en we weten dat de anderen alleen maar kunnen volgen?

    Reply

    • @Pierre, nee daar zijn (terecht) geen uitspraken over gedaan en ik moet zeggen dat ik daar ook niet naar op zoek was. SURF ontwikkelt altijd de diensten aan de hand van verzoeken uit het onderwijs- en onderzoeksveld en zolang die behoefte actueel blijft, zal ook de dienst wel blijven bestaan. Als de universiteiten (in dit geval) volgende maand besluiten een andere constructie aan te bieden aan hun onderzoekers, dan ben ik er van overtuigd dat SURFdrive geen lang leven meer beschoren is. Zonder klanten heb je geen businessmodel natuurlijk en wat dat betreft lijkt me SURFdrive niet anders dan OneDrive, Dropbox en Google Drive: niet kostendekkend? Dan bye bye met de dienst.

      Reply

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top