Digitaliseren van visitekaartjes met Evernote en LinkedIn

visitekaartjesDe laatste jaren doe ik bijna alles digitaal. Rapporten, artikelen, vergaderstukken, productdocumentatie, flyers … het is tegenwoordig allemaal digitaal beschikbaar en dankzij mijn laptop, tablet en de combinatie van OneDrive, Pocket en Evernote hoef ik nooit lang te zoeken voordat ik een document teruggevonden heb.

Totdat ik op zoek moet naar de contactgegevens van iemand die ik ooit ontmoet heb en waarvan ik zeker weet dat ik ergens een visitekaartje moet hebben liggen. Waarschijnlijk toen in mijn jaszakje gedaan, in de bureaula gedaan op mijn werkplek of misschien in mijn portemonnee gestoken. Maar waar nou precies? Want het lastige van visitekaartjes is dat je eigenlijk niet goed weet wat je er mee aan moet als je in een overleg lekker digitaal zit te wezen. En dat terwijl, ondanks verwoede pogingen, het fenomeen visitekaartjes simpelweg niet uit te roeien is. Ook in 2014, waar iedereen met smartphones, tablets en laptops loopt, heeft iedereen een visitekaartje. Voor werk of privé. Voor je blog zodat je anderen iets sneller kunt uitleggen waarom je foto’s van hun boekwinkel wilt maken. In de huisstijl of je eigen stijl. Met of zonder pakkende spreuk.

Je eigen digitale rolodex

Dat wil niet zeggen dat zakelijk netwerken alleen maar via visitekaartjes gaat natuurlijk. Wie heeft er tegenwoordig nou geen LinkedIn-profiel? De kans is groot dat als je visitekaartjes uitdeelt aan een ander, je ook wel op LinkedIn te vinden ben. Als ik een visitekaartje van je gekregen heb, dan benader ik je in ieder geval vaak ook via LinkedIn zodat ik met een gerust hart dat visitekaartje kwijt kan raken.

Maar goed, dat blijft wel wat omslachtig dus ik was erg nieuwsgierig toen Evernote een paar maanden geleden een nieuwe scanfunctie voor visitekaartjes introduceerde voor iOS apparaten. Ideaal om meteen met je telefoon een visitekaartje in te scannen waarna de tekstherkenning van Evernote er voor zorgt dat namen, bedrijven, URL’s en telefoonnummers gestructureerd doorzoekbaar worden gemaakt. Een optionele koppeling met LinkedIn zorgt er voor dat Evernote ook meteen zoekt naar een eventueel matchend LinkedIn profiel en daar ook nog de contactgegevens uit importeert.

Ik wilde dat meteen proberen maar bij gebrek aan een iPhone besloot ik te wachten op de introductie van deze functionaliteit in de Android versie, die uiteindelijk vorige week kwam.

visitekaartjes

De camera van de Evernote for Android app is nu dus voorzien van een nieuwe stand die specifiek voor visitekaartjes is bedoeld (swipen om tussen de verschillende standen te wisselen). Op het scherm wordt met een vakje aangegeven waar je idealiter het visitekaartje precies in moet laten vallen en nadat je de foto/scan gemaakt hebt wordt er automatisch een nieuwe notitie aangemaakt met het gescande kaartje.

De eerste keer vraagt de Evernote app of je je LinkedIn account wilt koppelen. Als je dat doet, dan importeert Evernote vervolgens de standaard contactgegevens inclusief profielfoto, functie en een link naar je volledige LinkedIn-profiel. De notitie krijgt standaard de titel mee in het formaat ‘Naam van de persoon – Visitekaartje‘. Ik heb er meteen zo’n 50 gescand en dit verliep compleet foutloos in minder dan een half uurtje.

Zoals gewoonlijk met Evernote kun je op alles zoeken wat in een notitie voorkomt, ook op de gescande visitekaartjes dankzij de OCR. Het is wel aan te raden om alle visitekaartjes-notities in een eigen Evernote notitieboek te plaatsen als je van plan bent om er veel gebruik van te maken omdat je dan eenvoudiger met 1 zoekactie (alleen) alle visitekaartjes kunt doorzoeken. Het scannen van visitekaartjes is overigens een betaalde Premium functie van Evernote maar je kunt er met een gratis account 1 jaar onbeperkt gebruik van maken als je Evernote en LinkedIn aan elkaar koppelt.

@foto via Pixabay met CC0 verklaring

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (9) Write a comment

  1. Ik heb zo’n ouderwets bakje op mijn tafel staan met een alfabetje erin en daar gooi ik ze allemaal in. Maar zelfs dan is het soms moeilijk, want wat als je de mensen eigenlijk alleen door hun naam kent en niet door hun bedrijfsnaam, waar stop je het ding dan in ;)

    Reply

    • Haha, precies! In de meeste gevallen weet ik alleen de bedrijfsnaam nog maar andere keren weet ik alleen nog (flarden van) een naam en soms zelfs alleen een plaatsnaam of zo.

      In bibliotheken had je daarom, in de tijd van kaartcatalogi, ook meerdere kaartjes voor 1 boek: eentje op titel, eentje op achternaam van auteur en 1 of meerdere voor de onderwerpen van een boek zodat je ze op meerdere ingangen kon terugvinden.

      Maar dan vind ik dit dus heerlijk handig met Evernote aangezien je *alles* kunt doorzoeken (voornaam!). Ik ben van plan om bij nieuwe visitekaartjes ook even een paar regels bij de notities te tikken waar die afspraak precies over ging of waar ik die persoon ben tegengekomen want dat is het andere probleem: ik weet nog wel dat ik met iemand over een bepaald onderwerp gesproken heb maar niet met wie dat was :)

      Reply

  2. Pingback: 7 random favorites #7 - Mandy de Roo

  3. Beste Raymond, ik ben onder indruk van de mogelijkheden van Evernote. Ik hen groot gedeelte van mijn visiekaartjes gescand en dat werkt prima. Het lukt mij echter niet kaartjes te printen als een batch. Bv alle kaartjes van een land. Is daar ee manier voor ?

    Vriendelijke groet Cees

    Reply

    • @Cees Voor zover ik het weet is daar geen manier voor. Hoewel je Evernote uitstekend kunt gebruiken om de visitekaartjes te scannen en daarmee te doorzoeken, heeft het geen geavanceerde selectie- en printfunctionaliteiten. Het is er juist op gericht om papier te digitaliseren, niet andersom handig notities uit te printen …

      Reply

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top