E-mails zoeken in meerdere (of alle) mappen in Outlook

Archiveer jij je Outlook mailtjes ook in verschillende mappen? Dan heb je vast al ontdekt dat het zoekbalkje alleen maar de map doorzoekt die je op dat moment geopend hebt. Ik leg uit hoe je meerdere mappen tegelijk kunt doorzoeken maar ook hoe je die zoekfunctie op maat kunt maken om snel en gemakkelijk mailtjes terug te vinden. Ongeacht in welke mappen ze staan.

Incidenteel zoeken

Wil je alleen af en toe een mailtje zoeken? Dan is de makkelijkste manier om het Geavanceerd Zoeken scherm te gebruiken dat in alle versies van Outlook op te roepen is met de toetsencombinatie Ctrl+Shift+F.

outlook ctrl + shift + f
Ook dit zoekvenster zoekt standaard alleen in de map die op dat moment geopend is (de Inbox bij mij). Dat kun je echter aanpassen door op Browse/Bladeren te klikken om andere of meerdere mappen te selecteren waar je in wilt zoeken.

outlook advanced findInbox is al geselecteerd maar de Sent items/Verzonden items is ook handig om aan te vinken, net als de mappen waarin je je gearchiveerde email bewaart. Dat is in mijn geval een uitgebreide mappenstructuur onder de map Misc. Als je ook met geneste mappen werkt, vergeet dan niet om Search subfolders aan te vinken omdat anders alleen de hoofdmap doorzocht wordt en niet de submappen.

Klik op OK als je klaar bent met het selecteren van de mappen om in het vorige scherm de zoektermen op te geven en (hopelijk) de goede mailtjes terug te vinden. Let op dat er standaard alleen in het onderwerp van de e-mails gezocht wordt en niet in de tekst van de mail zelf.

Uitgebreid zoeken met behulp van zoekmappen

Zoekmappen (of Search folders) zijn speciale mappen in Outlook die een vooraf gedefinieerde zoekactie uitvoeren om op die manier een selectie te tonen van mailtjes (of andere items). Je vindt ze in het navigatievenster onderaan in de mappenstructuur van een account.

Er zijn er meestal al enkele aanwezig zoals een zoekmap die alleen alle ongelezen mail toont en een zoekmap die alle mail filtert met een grote omvang. Die laatste is trouwens erg handig om snel de mails terug te vinden met (zeer) grote bijlagen.

Door een zoekmap te maken die de inhoud toont van alle mappen waar jij je e-mails in bewaart, kun je het standaard zoekbalkje gebruiken om alsnog alle mappen met één zoekactie te doorzoeken.

Hoe maak je zo’n zoekmap?

  1. Rechtsklik op de hoofdmap van de zoekmappen / search folders die je het navigatievenster ziet staan. Klik vervolgens op de (enige) optie om een nieuwe zoekmap aan te maken. Je kunt ook de toetsencombinatie Ctrl+Shift+P gebruiken.
    
    outlook search folder
  2. Je kunt dan kiezen uit een aantal vooraf gedefinieerde criteria / zoekacties maar je moet helemaal naar beneden scrollen om een Aangepaste / Custom zoekmap aan te maken. Selecteer deze optie en klik dan op Kiezen / Choose om verder te gaan.
    
    outlook search folder
  3. Geef een naam aan de zoekmap zoals “Alle mails” of “Alles doorzoeken”. Je kunt vervolgens de zoekcriteria gaan invullen die bepalen wat er in de zoekmap getoond worden en kiezen welke mappen daarvoor doorzocht moeten worden.
    
    outlook search folder
  4. Allereerst de criteria. Je wilt geen enkele selectie maken en dus moet je het zoekbalkje helemaal leeg laten. Hier maakt het dus niet uit of er alleen in het onderwerp of ook in de tekst gezocht wordt want door alles leeg te laten worden simpelweg alle e-mails getoond. Feitelijk kan deze stap helemaal overgeslagen worden maar door hier op OK te drukken voorkom je een foutmelding verderop.
    
    outlook search folder
  5. Terug in het vorige scherm kies je vervolgens voor Bladeren / Browse om de mappen te selecteren waarvan je de inhoud getoond wilt hebben. Hier staat het zoeken in submappen wel standaard aan overigens.
    
    outlook search folders
    Klik net zo lang op OK tot je terug bent in het hoofdscherm van Outlook. Met een nieuwe zoekmap in het navigatievenster.

outlook favoritesJe kunt de zoekmap beter toegankelijk maken door te rechtsklikken op die zoekmap en dan de optie te selecteren om het toe te voegen aan je Favorieten. Dat zorgt ervoor dat de zoekmap linksbovenaan in Outlook in het lijstje met snelkoppelingen komt te staan.

outlook searchAls je klikt op de zoekmap dan krijg je nu alle e-mails te zien uit alle geselecteerde mappen. Die lijst wordt standaard gesorteerd op map maar natuurlijk kun je deze ook sorteren op datum of afzender. In het zoekbalkje bovenaan (Ctrl+E) kun je nu al deze e-mails in één keer doorzoeken.

Als je na het aanmaken van deze zoekmap wijzigingen aanbrengt in je mappenstructuur – door nieuwe mappen toe te voegen waar je mail in archiveert – vergeet dan niet om de zoekmap aan te passen en de nieuwe mappen hier aan toe te voegen. Anders worden deze mails niet gevonden bij een volgende zoekactie.

@Afbeelding via Pixabay met CC0 verklaring

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (11) Write a comment

  1. Dag Raymond,
    Dank voor een prachtig (bovenstaand) uitgewerkt artikel over “Outlook definitie custom search folder”. Op die manier heb ik o.a. volgende search folders gemaakt:
    – zoeken op specifieke woorden in Body/Subject van mijn e-mailberichten
    – zoeken op “Sent From specific person”

    Echter….
    Hoe kan ik een search folder maken die zoekt “Sent To specific person”?
    De werkwijze zoals door jou beschreven helpt me heel goed op weg, echter er lijkt een “bug” in Outlook!

    Search in Outlook folders “Sent To ” lijkt niet te lukken.
    Alvast bedankt voor je hulp

    Reply

    • @Guus Je zat/zit bijna goed! Op mails zoeken die naar een specifieke persoon zijn verstuurd is namelijk al één van de voorgedefinieerde zoekmappen en je hoeft dus geen custom zoekmap te maken.

      Ga naar New Search Folder en kies dan voor de voorafgedefinieerde map Mail from and to specific people. Klik vervolgens onder in hetzelfde menuutje op Choose om de persoon in kwestie uit je adresboek te selecteren.

      En dat is het :)

      Reply

  2. Mooi artikel inderdaad.

    Ik vroeg mij ook af of je zo’n zoekmap kan maken voor gedeelde mappen.
    Ik heb in outlook een serie gedeelde mappen staan voor verschillende projecten.
    Het zou mooi zijn als je een vast zoekopdracht / zoekmap kan laten zoeken in al die gedeelde mappen.
    Ik ben de oplossing echter nog niet tegengekomen.

    Met vriendelijke groet,

    Jacco

    G

    Reply

  3. Beste Raymond
    wanneer ik in het onderwerpveld van e-mails ACHTERAF wijzigingen aanbreng zoals het aanvullen met een dossiernummer, dan krijg ik die e-mails niet in het overzicht te zien wanneer ik zoek op dit dossiernummer. Dit probleem stelt zich enkel bij e-mails waarin er een wijziging werd aangebracht in het (orignele) onderwerp. Het probleem doet zich ook pas voor na de laatste up-date van Windows 10. Ik gebruik Outlook 2016.
    Enig idee hoe ik dit opgelost krijg ? Dank bij voorbaat.
    Mvg, Kathleen

    Reply

    • Hoi Kathleen,
      Ik wist niet eens dat je uberhaupt achteraf nog wijzigingen in de mails kon aanbrengen en dat die dan ook opnieuw geïndexeerd worden. En als ik lees wat je probleem is dan vermoed ik dat deze mogelijkheid nu aangepast is in Windows 10, al dan niet in combinatie met Outlook 2016.

      Helaas heb ik daarom dus ook geen idee hoe je dit zou kunnen oplossen en bij gebrek aan Windows 10/Outlook 2016 op mijn laptop weet ik dus ook niet wat eventueel een alternatief kan zijn. Wellicht dat iemand anders hier een idee heeft?

      Reply

  4. Hallo Raymond,

    Ik heb 4 verschillende mailboxen in mijn outlook op het werk. Als ik dan op een naam/nummer zoek, zoekt deze bij mij in alle mailboxen, folders en submappen. Veel collega’s hebben deze functie niet en zijn veel tijd kwijt aan het doorzoeken van alle mailboxen apart.

    Weet je ook hoe je kan zoeken in meerdere mailboxen te gelijk?

    Groet,

    Henrike

    Reply

  5. Hallo Raymond,

    bij mijn outlook 2016 werkt sorteren op datum ontvangst niet als ik in het zoekvenster een term intyp en dan “alle postvakken” selecteer

    Reply

    • Hoi Rob,

      Hier moet ik je (voorlopig) het antwoord schuldig op blijven want ik gebruik nog steeds Outlook 2010. Ik denk dat sorteren op datum wel werkt als je het via de methode van een zoekmap doet?

      Reply

  6. Even een andere vraag, stel ik heb na een zoekopdracht in alle postvakken de mail die ik zoek gevonden, hoe kan ik dan zien in welke outloop map die mail staat?

    Reply

  7. Hé Robbert (en Raymond),

    Ik had precies dezelfde vraag die jij stelde. Heb zelf 100-en subfolders en gebruik software die (middels intelligente regels) automatisch de mail opruimt. Soms maak ik weleens een niet al te intelligente regel aan en dan “verdwijnt” mijn mail naar een folder waar die niet in terecht moet komen. En dat is een zoektocht naar de bekende speld in een speldenberg :-)

    Kortom … Inmiddels heb ik het opgelost en wilde je dat toch even melden hoe ik dat gedaan heb:

    Zoek via Outlook (in subfolders) naar betreffende mail,
    Je zit de foldernaam nu wel, maar weet nog niet waar dat een subfolder van is,
    Dubbelklik op betreffende mail en zorg dat hij geselecteerd is,
    Druk op CTRL+SHIFT+F, je ziet nu in welke folder de mail is gevonden,
    Binnen zoekcriteria klikken op “Bladeren” naast de foldernaam,
    Je ziet in de boomstructuur in welke folder de mail (per abuis) is opgeborgen.

    Is de werkwijze in Outlook 2016. Mocht je er niet uitkomen, dan hoor ik het wel!

    Reply

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top