onedrive document scannen

OneDrive gebruiken voor scannen en terugvinden van documenten, whiteboards en visitekaartjes

Bewaar jij alle papieren documenten in ordners of archiefdozen? Heb jij nog een Rolodex voor visitekaartjes? En werk je het liefst een volgeschreven whiteboard uit tot een verslag van de bijeenkomst? Dan heb je niet heel veel aan de nieuwe update in de OneDrive app voor iOS waarmee je nu rechtstreeks documenten, whiteboards en visitekaartjes kunt inscannen en opslaan. Maar voor alle anderen leg ik uit hoe dit werkt. Wat zijn de mogelijkheden en beperkingen? En hoe zorg je er voor dat het ingescande later ook weer goed terug kunt vinden?

Scannen met een app

De tijd dat je per se een A4 scanner naast of bij je computer moest hebben om documenten te digitaliseren is al lang voorbij natuurlijk. Telefoons en tablets hebben tegenwoordig uitstekende ingebouwde camera’s en, ongeacht het besturingssysteem, zijn er diverse apps beschikbaar waarmee je snel een document of visitekaartje kunt inscannen naar een jpg of pdf bestand. CamScanner is een goed voorbeeld voor Android, net als de Google Drive app voor Android die over scanfunctionaliteiten beschikt en natuurlijk alle ingescande bestanden daar opslaat. Voor iOS heb je o.a. Scanner Pro en zelf maak ik veel gebruik van Office Lens die voor zowel iOS, Android als Windows 10 Mobile beschikbaar is.

De scan-apps verschillen onderling niet enorm qua functionaliteiten. Allemaal nemen ze een foto van het in te scannen document (of whiteboard), gooien daar (wel of niet) bewerkingsslagen en optical character recognition – techniek om afbeeldingen om te zetten naar doorzoekbare tekst – overheen en slaan het vervolgens als bestand op.

Maar waar sla je al die bestanden op? Hoe beheer je ze en – nog belangrijker – hoe zorg je er voor dat je ook daadwerkelijk die bestanden terug kunt vinden?

OneDrive

Je hebt veel keuze als je alle ingescande brieven, rekeningen, visitekaartjes en whiteboards op één plek bij elkaar wilt bewaren en doorzoeken. Je kunt ze bijvoorbeeld allemaal in Evernote opslaan (ook de Evernote app kan ze inscannen) maar dat werkt alleen goed als je een betaald abonnement hebt. OneNote is een prima alternatief in combinatie met de Office Lens apps en dat geldt ook voor Google Drive die via de eigen apps eveneens een scanfunctie aanbiedt en alle ingescande documenten gratis doorzoekbaar maakt.

Persoonlijk geef ik echter de voorkeur aan OneDrive. Ik vind het fijner werken dan Google Drive – vooral met foto’s – en ik ben dol op de steeds beter wordende zoekfunctionaliteiten. Ik gebruik de zoekfunctie van OneDrive sowieso al voor het terugvinden van Office documenten, foto’s en aantekeningen in OneNote notitieboeken. En het was al de plek waar ik de met Office Lens, CamScanner of Scanner Pro ingescande documenten opsloeg omdat OneDrive die bestanden prima doorzoekbaar maakt.

Maar nu ook rechtstreeks vanuit de OneDrive app

Afgelopen week integreerde Microsoft (een deel van) de functionaliteiten van Office Lens in de OneDrive app zelf. Tenminste, voor iOS want hoewel de Android versie al langer een scanfunctie heeft is dat niet meer dan het maken van een foto die doorzoekbaar gemaakt en automatisch geupload wordt.

In de iOS app navigeer je eerst naar de map waar je de scan wilt opslaan, klik je op het plus-teken en krijg je de Office Lens interface voor het scannen:

De app probeert zelf al te bepalen of je een visitekaartje, document of whiteboard probeert te scannen maar dat kun je in het menu onderin eventueel corrigeren. In plaats van alleen een foto te maken probeert de app ook nog eens automatisch alles buiten te sluiten dat niet bij het visitekaartje, document of whiteboard hoort. Er verschijnt een selectie rondom het te scannen document en dat wordt gebruikt om de gemaakte scan te croppen zodat je alleen het document over houdt. Druk je vervolgens op de blauwe knop dan wordt het document als PDF-bestand geupload naar de map in kwestie en krijgt het een standaardnaam gebaseerd op de datum en tijdstip van de scan.

Wil je de gemaakte scan nog bewerken door bijvoorbeeld de afbeelding te draaien of zelf bij te snijden? Of wil je meerdere scans maken en deze als één bestand opslaan? Dan zul je alsnog de Office Lens app of een andere app moeten gebruiken want deze extra’s zitten (nog?) niet in de OneDrive app.

Beter terugvindbaar maken

De scans worden door OneDrive zelf al zo veel mogelijk doorzoekbaar gemaakt. Als je documenten met tekst scant dan kun je ze terugvinden op alle woorden die in dat document voorkomen. En dat geldt ook voor visitekaartjes natuurlijk. OneDrive kan zelfs goed overweg met geschreven tekst op whiteboards zodat je meestal de foto’s terugvindt van whiteboards als je op een term zoekt die je er met hanepoten op geschreven hebt.

Maar hoewel dat vaak verrassend goed werkt is het geen wondermiddel om ook alles perfect terug te kunnen vinden. Zo zijn bedrijfsnamen op visitekaartjes vaak als logo’s weergegeven en kan een zoekfunctie daar lang niet altijd chocola van maken. Of komen termen die je zou (willen) gebruiken om een document terug te vinden helemaal niet voor in het document zelf. Of heb jij (of een collega) toevallig een dermate slecht handschrift dat daar ook geen kruid tegenop gewassen is om het doorzoekbaar te maken.

De oplossing voor dit probleem is eenvoudig. Als je een scan maakt, kijk dan of meteen of de termen waar je het later op terug wilt kunnen vinden al in het bestand zelf voorkomen. Zo niet, voeg deze dan zelf toe aan de metadata. Wijzig bijvoorbeeld de bestandsnamen zodat ze beschrijven wat er in het document staat en maak gebruik van de mogelijkheid om een beschrijving (description) te maken van een bestand in de webversie van OneDrive. De naam van het bedrijf bijvoorbeeld bij visitekaartjes of het onderwerp waarover je die persoon gesproken hebt toen je dat visitekaartje kreeg.

Alles wat je in die beschrijving zet kan snel teruggevonden worden door de zoekfunctie van OneDrive. Je kunt de beschrijving dus ook gebruiken om bepaalde termen in op te nemen waar je later gemakkelijk in één keer alle relevante scans mee terug kunt vinden. Ik voeg bijvoorbeeld de term belastingaangifte toe aan alle bestanden die ik nodig heb voor de jaarlijkse aangifte en #controleren om voorlopige beschikkingen en aangiftes achteraf te controleren als ik de definitieve versies binnen heb.

Geef toe, dat is toch veel handiger dan alles in ordners of archiefdozen te bewaren?

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (2) Write a comment

    • @Hans Nee, dat werkt niet zo in de OneDrive app omdat die scans alleen maar als PDF opslaat en daar krijg je in de webinterface geen ‘extracted text’ van te zien. Wel bij JPG’s en dat is (niet) toevallig de default instelling van de Office Lens app. Oftewel, die functionaliteit zit eveneens niet in de OneDrive app.

      Reply

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top