onedrive document scannen

Documenten scannen en bewerken m.b.v. de OneDrive app

Recentelijk voegde Microsoft meer functionaliteiten toe aan de OneDrive app. Je kunt nu documenten scannen (die uit meerdere pagina’s/scans bestaan), bijsnijden en roteren vanuit de app zelf om ze vervolgens meteen te uploaden als PDF bestand. 

Scannen met de OneDrive app

Vorig jaar introduceerde Microsoft de mogelijkheid om documenten, visitekaartjes en whiteboards te scannen binnen de OneDrive app. Door een deel van de mogelijkheden van de Office Lens app te integreren in de OneDrive app had je geen aparte scan-app meer nodig en kon je dus bijvoorbeeld meteen vanuit een map in je OneDrive een nieuwe scan maken van een document, visitekaartje of whiteboard.

Dat is natuurlijk vooral (en alleen) handig als je OneDrive gebruikt voor de opslag van bestanden maar aangezien ik al jaren met veel plezier hier gebruik van maak was het een mooie oplossing om afscheid te nemen van al die andere scan-apps.

Tenminste, voor een deel want de mogelijkheden voor het scannen waren nogal beperkt in de OneDrive app. Zo kon je niet een gemaakte scan even bijsnijden, kon je deze niet roteren als je een document ondersteboven had gescand en – allerbelangrijkst – moest je voor elke losse pagina een nieuwe scan en bestand maken. Dat laatste was erg onhandig want ik scan vaak documenten die uit meerdere pagina’s bestaan en daarvoor moest ik dus nog steeds een andere app blijven gebruiken.

Nu ook meerdere scans in één PDF bestand

Middels een update zijn die ontbrekende functionaliteiten nu alsnog toegevoegd aan de OneDrive app voor iOS en is het nu mogelijk om:

  • ingescande documenten bij te snijden;
  • ingescande documenten te roteren;
  • meerdere scans (van meerdere pagina’s of visitekaartjes) in één bestand op te slaan.

Stap 1. Navigeer naar de map in de OneDrive app waar de scan geupload moet worden en klik op het + teken

documenten scannen onedrive

Stap 2. Kies voor Scannen om een nieuwe scan te maken

documenten scannen onedrive

Stap 3. Scan het document, visitekaartje of whiteboard

documenten scannen onedrive
De scanner probeert zelf het document te ‘omlijsten’ als gebied wat ingescand wordt. Dat kun je zelf niet aangeven maar als je voldoende afstand houdt met je telefoon of tablet tot het document dan zou de app zonder problemen het document moeten vinden. Het helpt overigens als je het document of visitekaartje op een achtergrond legt met een contrasterende kleur.

De app probeert ook zelf in te schatten of het om een visitekaartje, document of whiteboard gaat maar dat kun je onderin wel zelf instellen mocht dat nodig zijn.

Stap 4. Bewerken, aanvullen en uploaden

documenten scannen onedrive
Heb je de scan gemaakt? Dan wordt er automatisch een bestandsnaam gegenereerd gebaseerd op de datum en tijdstip [1]. Door er op te tikken kun je een betere naam meegeven aan het document. Denk hierbij aan een korte omschrijving van wat er in de scan staat bijvoorbeeld.

Scans worden altijd als PDF bestand bewaard. Wil je per se scannen naar een Word document of JPG bestand? Dan zul je toch nog een andere app moeten gebruiken.

Nieuw zijn de opties om het document bij te snijden [2] als de app toch een te groot gebied heeft gescand (of als je simpelweg maar een deel van het document in de scan wilt bewaren), de scan te roteren [3] maar ook om een nieuwe scan te maken [4] met het + teken van een extra pagina of visitekaartje.

Een tweede (derde, vierde, enz) scan wordt automatisch toegevoegd aan het overzicht van gescande documenten. Ben je klaar met scannen? Dan kun je op Uploaden [5] klikken om de pagina(‘s) als PDF bestand in de map te uploaden.

Terugvindbaar maken

Het voordeel van OneDrive app gebruiken is dat OneDrive alle documenten die je uploadt zo goed mogelijk doorzoekbaar gemaakt. Met behulp van de zoekfunctie kun je ze daarom ook gemakkelijk terugvinden.

Als je documenten met tekst scant dan kun je ze terugvinden op alle woorden die in dat document voorkomen. En dat geldt ook voor visitekaartjes natuurlijk. OneDrive kan ook overweg met handgeschreven tekst want zelfs mijn hanepoten zijn na afloop te doorzoeken. Ik gebruik tegenwoordig ook steeds vaker weer een ouderwets notitieblok voor het maken van aantekeningen en scan na afloop de pagina’s in.

Hoewel dat meestal verrassend goed werkt is het geen wondermiddel om ook alles perfect terug te kunnen vinden. Zo komen termen die je zou (willen) gebruiken om een document terug te vinden helemaal niet voor in het document zelf. Of doe jij veel met schema’s of mindmaps waar een zoekfunctie geen chocola van kan maken.

Zodra je een scan maakt is het een goed idee om alvast na te denken over de trefwoorden en termen waar je later het document mee terug wilt kunnen vinden. Voeg die dan toe aan de bestandsnaam bijvoorbeeld maar je kunt ook – na het uploaden – een beschrijving toevoegen aan het bestand in de webversie van OneDrive. Op die manier kun je later altijd weer de juiste scan snel en eenvoudig terugvinden.

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (5) Write a comment

  1. Misschien is het dan wel een idee om aan je prachtig met de hand getekende schema’s ook meteen trefwoorden toe te voegen en die mee te scannen. Klaar is Kees, of Ali, of Raymond.

    Reply

  2. Duidelijk en helder. Bij de workshop die ik aan het voorbereiden ben over OneDrive voor de Bibliotheek Gooienmeer, wilde ik eigenlijk de app noemen maar niet echt behandelen. Deze optie neem ik graag op in mijn verhaal. Bedankt.

    Reply

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top