onedrive

Documenten herstellen met behulp van versiegeschiedenis in OneDrive

Sla jij je documenten op in OneDrive? Dan is het handig om te weten dat je met de (redelijk goed verstopte) functie Versiegeschiedenis oudere versies van documenten – die je overschreven hebt – kunt bekijken en terugzetten.

Hoe vaak is het jou overkomen? Dat je een Office of tekstdocument bijgewerkt hebt, vervolgens opgeslagen hebt en toen pas bedacht dat je er een nieuw bestand van had moeten maken? Of dat je iets gewijzigd en verwijderd hebt in een tekst wat je een week later toch nog terug wilde halen?

Als die documenten in een zakelijke omgeving in (bijvoorbeeld) Sharepoint staan dan worden er meestal automatisch nieuwe versies aangemaakt van een document als je ze bewerkt hebt. Maar ja, daar heb je thuis natuurlijk heel weinig aan.

Tenzij je je documenten in Dropbox of OneDrive opgeslagen hebt. Beide diensten doen namelijk precies hetzelfde als zakelijke documentmanagementsystemen en maken – onzichtbaar – nieuwe versies aan van bestanden als je ze bewerkt.

Er is een groot verschil tussen een bestand/document bewerken en een bestand/document overschrijven door een nieuw bestand/document met dezelfde naam. Bij dat laatste wordt dat niet gezien als een nieuwe versie van het zelfde bestand maar letterlijk als een nieuw bestand dat met een eigen (lege) versiegeschiedenis begint.

Maar waar kun je nou die verschillende versies terugvinden en wat kun je er vervolgens mee? Ik focus me op OneDrive aangezien ik daar zowel mijn privedocumenten als werkdocumenten in heb staan maar in Dropbox werkt het vergelijkbaar.

OneDrive for Business

OneDrive for Business is de zakelijke variant van OneDrive en heeft veel functionaliteiten die rechtstreeks afkomstig zijn van Sharepoint. Versiegeschiedenis zit daar ook al sinds het begin in en je vindt de optie terug in het topmenu van OneDrive als je een bestand selecteert (plus in het menu van het bestand zelf als je rechtsklikt). Microsoft houdt er van om meer dan één weg naar Rome te laten leiden.

onedrive office365 versiegeschiedenis

Klik op Versiegeschiedenis (Version history) om de verschillende versies te zien te krijgen. In de meeste gevallen zal er maar één versie zijn natuurlijk maar als je het document/bestand hebt bewerkt dan krijg je meerdere versies te zien.

onedrive office365 versiegeschiedenis

De versies zijn genummerd in OneDrive for Business op een vergelijkbare manier als dat ze in Sharepoint zijn. De recentste versie staat bovenaan. Je ziet op welke datum het bestand bewerkt is en (alleen) bij de oudere versies krijg je in het menuutje met de drie stippen de mogelijkheid om die specifieke versie te herstellen, te openen of te verwijderen.

Kies je voor herstellen, dan wordt die oudere versie de nieuwe recentste versie en wordt de oorspronkelijke en nu vervangen versie zelf een oudere versie. Je kunt dus niet per ongeluk een versie verwijderen. Tenzij je natuurlijk een oudere versie expliciet wilt verwijderen met de bijbehorende optie.

Let op dat je de recentste versie sowieso niet kunt verwijderen hier.

OneDrive (Office 365 Home of Personal)

Ook al is de naam hetzelfde, de OneDrive ‘versie’ waar iedereen met een Office 365 Home of Personal abonnement toegang tot krijgt is feitelijk begonnen als een totaal andere dienst omdat deze OneDrive niet is gebaseerd op Sharepoint. Microsoft sleutelt veel aan OneDrive en zowel het uiterlijk als de functionaliteiten veranderen op regelmatige basis.

Tegenwoordig lijken de beide OneDrive versies veel op elkaar qua uiterlijk maar heeft Microsoft pas recentelijk de versiegeschiedenis-functie geïntroduceerd in de consumenteneditie van OneDrive.

onedrive versiegeschiedenis

Ook hier kun je een document of bestand selecteren, rechtsklikken en kiezen voor Versiegeschiedenis.

versiegeschiedenis onedrive

Update 7-12-2018: In OneDrive Home/Personal werkt het dan net even wat anders want je krijgt meteen het document te zien als het te openen is in één van de online Office apps. Door simpelweg in het linkermenu op de vorige versies te klikken open je het document in het hoofdvenster en kun je het herstellen [1] naar het actieve document of downloaden [2] naar je computer om daar te kijken naar de verschillen want er is geen tool aanwezig die bijvoorbeeld de verschillen tussen de versies inzichtelijk maakt. Bewaar je liever alles in je OneDrive? Dan kun je oudere versies los opslaan in OneDrive met de knop in het menu boven het document [3]. Er ontstaat dan een nieuw document met zijn eigen versiegeschiedenis.

Versiegeschiedenis is natuurlijk een handige functie als je een fout wilt herstellen nadat je een document al opgeslagen hebt maar je kan er ook mee spelen door bijvoorbeeld (boodschappen)lijstjes bij te houden in OneDrive waarbij je dan ook terug kunt kijken wat je vorige week op dat lijstje had staan. Zelf houd ik nu todo-lijstjes bij met taken die ik gewoon kan verwijderen als ik er mee klaar ben maar die ik wel kan teruglezen via de versiegeschiedenis mocht dat nodig zijn.

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comment (1) Write a comment

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top