office lens documenten scannen

Documenten scannen met de Office Lens app (en exporteren naar OneDrive)

Vorig jaar voegde Microsoft de mogelijkheid om documenten in te scannen toe aan de OneDrive app. Dit kent nog wel enkele beperkingen en daarom gebruik ik nu de Office Lens app, die eveneens van Microsoft is, om kleinere PDF’s te maken. Een kleine uitleg van hoe de app werkt.

Scannen met Office Lens app

Er zijn tegenwoordig vele apps waar je documenten (en andere dingen) mee kunt scannen. De meeste daarvan zijn betaalde apps die over een groot aantal functies beschikken om de scans te bewerken, zoals ScannerPro of CamScanner.

Als je echter genoeg hebt aan de basisfuncties dan is Office Lens een uitstekend gratis alternatief op zowel iOS als Android. De Office Lens app is oorspronkelijk door Microsoft ontwikkeld als hulpmiddel om papieren documenten, foto’s en (aantekeningen op) whiteboards in OneNote te kunnen integreren maar werkt ook prima als je niet de scans in Office toepassingen wilt importeren. Al blijft de focus van de Office Lens app wel liggen op het gebruik van Office toepassingen.

Hoewel de scanfuncties van Office Lens tegenwoordig deels geïntegreerd zijn in de OneDrive en OneNote app, lijkt het nog steeds wel een paar voordelen te hebben om de losse Office Lens app te gebruiken. Bij het maken van scans in de OneDrive app worden er (altijd) PDF’s gemaakt van foto’s van de documenten. Dit levert altijd relatief grote bestanden op en dat is wel zonde als je vooral poststukken met tekst scant.

Als je dus meer controle wilt over waar je scans opgeslagen worden (en in welk formaat) dan is de Office Lens app nog steeds een prima keuze.

Stap 1. Pak een document, open de app en scannen maar

office lens documenten scannen

De scanner probeert zelf het document te ‘omlijsten’ als gebied wat ingescand wordt. Dat kun je zelf niet aanpassen of corrigeren maar als je voldoende afstand houdt met je telefoon of tablet tot het document dan zou de app zonder problemen het document moeten vinden. Het helpt overigens als je het document of visitekaartje op een achtergrond legt met een contrasterende kleur.

Heb je al eerder een foto gemaakt van het document en wil je die nu alsnog verwerken als scan? Dan kun je ook je camera album openen op je tablet of telefoon [1] en daar een foto selecteren.

De app probeert zelf in te schatten of het om een visitekaartje, document of whiteboard gaat maar dat kun je onderin zelf instellen mocht dat nodig zijn [2]. Druk daarna op de grote witte knop om de scan/foto te maken.

Stap 2. Bewerken van de scan

office lens documenten scannen
Als je de scan gemaakt hebt van het document krijg je o.a. de mogelijkheid om de scan te bewerken. Als de scanner iets te ruim gegokt heeft met het gebied om te scannen kun je de scan bijsnijden [1] zodat de achtergrond niet meer zichtbaar is. Staat het document gekanteld? Dan kun je de scan roteren [2] en weer goed neerzetten.

Je kunt ook achteraf nog wisselen van documentsoort [3] en bijvoorbeeld alsnog kiezen voor whiteboard. Dat heeft het voordeel dat de achtergrond helemaal wit wordt gemaakt en dat de tekst beter leesbaar is in veel gevallen.

Als je nog meer pagina’s of documenten wilt scannen in 1 bestand, dan kun je de cameraknop [4] aantikken om een tweede scan te maken. Ben je klaar met scannen, dan kun je afsluiten met de rode knop [5].

Stap 3. Scanbestand exporteren

office lens documenten scannen
Goed, nu heb je een document gescand maar het bestand moet nog ergens naar toe natuurlijk. De Office Lens app is vooral bedoeld om met de Office toepassingen te werken – vandaar dat je in kunt/moet loggen met een Microsoft account als je dit wilt doen – maar je kunt het gemaakte bestand eerst voorzien van een titel en daarna ook opslaan in je Fotobibliotheek op je apparaat.

Standaard worden de scans als foto’s (jpg’s) opgeslagen maar je kunt ze ook als PDF opslaan. Ik sla zelf mijn scans op in OneDrive en dan moet je dus wel even opletten. Kies je in het Exporteren naar menu voor OneDrive, dan komen de scans in je Afbeeldingen map terecht in je account als foto’s. Ik wil ze echter bewaren als PDF en dan moet je eerst voor die optie kiezen.

Stap 4. Exporteren naar PDF

office lens documenten scannen
Wil je je scans als PDF’s bewaren, dan kun je ze alleen opslaan op je telefoon (en zul je ze met een bestandenapp moeten beheren om ze van je toestel af te halen) of in OneDrive. Microsoft ondersteunt logischerwijs alleen de eigen diensten maar als je OneDrive gebruikt dan is dit de route om een kleine compacte PDF te maken van de scan.

Stap 5. Overbrengen naar OneDrive

office lens documenten scannen
Tik op OneDrive om een PDF te maken van de scans en het bestand met de eerder ingevulde titel over te brengen naar je OneDrive account. Je ziet hierbij ook eerdere scans die je naar OneDrive geëxporteerd hebt.

office lens documenten scannen

Alle PDF bestanden worden door de app altijd in de automatisch aangemaakte Office Lens map geplaatst onder je Documenten map.

Het voordeel van OneDrive gebruiken is dat OneDrive alle documenten die je uploadt doorzoekbaar maakt op de inhoud. Met behulp van de zoekfunctie kun je ze daarom ook gemakkelijk terugvinden. Als je documenten met tekst scant dan kun je ze terugvinden op alle woorden die in dat document voorkomen. En dat geldt ook voor visitekaartjes natuurlijk.

Zodra je een scan maakt is het echter nog steeds een goed idee om alvast na te denken over de termen waar je later het document mee terug wilt kunnen vinden. Voorals als die trefwoorden niet in het document zelf voorkomen. Voeg die dan toe aan de bestandsnaam bijvoorbeeld maar je kunt ook – na het uploaden – een beschrijving en trefwoorden toevoegen aan het bestand in de webversie van OneDrive. Op die manier kun je later altijd weer de juiste scan(s) snel en eenvoudig terugvinden.

#

Raymond Snijders

Sinds 1995 houdt Raymond zich bezig met de combinatie van ICT, bibliotheken en onderwijs vanuit het perspectief van (vooral) de bibliotheek en informatievoorziening. Thans is hij werkzaam bij de Hogeschool Windesheim als senior informatiebemiddelaar en houdt hij zich bezig met de digitale bibliotheek, contentlicenties, ebooks en auteursrecht. Over deze onderwerpen en de impact die ze (kunnen) hebben op het onderwijs en bibliotheken blogt hij sinds 2006 op zijn Vakblog. In 2013 won hij de Victorine van Schaickprijs voor zijn blog.

Comments (2) Write a comment

Leave a Reply

Required fields are marked *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • © 2006- 2018 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top