Doe meer met Dropbox: over screenshots delen en Dropbox Vault

dropbox logoDropbox lijkt niet meer mee te willen doen aan de strijd om de gunst van de gebruikers als het gaat om gratis of goedkope gigabytes. Concurrenten als Google Drive en OneDrive van Microsoft bieden tegenwoordig standaard meer gratis opslagruimte en bij beide koop je voor respectievelijk 2 dollar en 2 euro per maand een extra 100GB opslagruimte waarvoor je bij Dropbox nog steeds 10 dollar betaalt. Of omgekeerd: voor die 10 dollar per maand biedt Google Drive maar liefst 1TB ruimte en diezelfde hoeveelheid krijg je bij Microsoft als je een Office 365 gebruiker bent. Niet geheel toevallig kost een Office 365 Home abonnement 10 euro per maand dus je zou ook kunnen zeggen dat je gratis Office krijgt bij je 1TB OneDrive opslagruimte.

Dropbox beschikt nu eenmaal niet over een gratis Office pakket of enorme serverparken zoals die van Google en Microsoft en richt zich vooral op de zakelijke markt. Als reguliere gebruiker heb je daar niet heel veel aan maar dat wil niet zeggen dat je niets meer hebt aan je Dropbox account met al die gratis verkregen gigabytes. Dropbox is nog steeds onovertroffen als het gaat om koppelingen die er vanuit software en andere webdiensten mee gemaakt (kunnen) worden. Zo zijn er bijvoorbeeld meerdere games die hun savegames en instellingen rechtstreeks kunnen bewaren in Dropbox zodat je op andere apparaten verder kunt spelen. Ook ondersteunen steeds meer leveranciers een directe koppeling met Dropbox voor allerlei verschillende functionaliteiten. De twee voorbeelden hieronder zijn dan ook reden genoeg om mijn Dropbox account gewoon te blijven gebruiken.

Snagit to Dropbox

Snagit is software waarmee je screenshots (en video’s) kunt maken en bewerken van alles wat er op je monitor getoond wordt. Ik gebruik het bijna dagelijks voor zowel mijn werk, mijn blog als voor het delen van afbeeldingen op de sociale netwerken. Voor dat laatste heeft Snagit een handige interne koppeling met screencast.com waar je gratis tot 2GB aan afbeeldingen en video’s kunt opslaan en delen met anderen.

Maar dat is niet heel veel opslagruimte als je regelmatig grote schermafdrukken of video’s bewaart. Daarom was ik erg blij met de toevoeging van de mogelijkheid (in Snagit 12.1) om alle gemaakte captures op te slaan in je Dropbox account.

snagit dropbox
Dropbox heeft een uitstekende ingebouwde viewer als je bestanden deelt met anderen. Zo wordt het document gewoon getoond in de browser, ongeacht of het een tekstdocument, Office document of afbeelding is, en kun je dat bestand meteen downloaden of kopiëren naar je eigen Dropbox account. In Snagit is het een kwestie van eenmalig je accountgegevens invullen (en toestemming geven dat Snagit mag schrijven in je account) en kun je vervolgens met 1 druk op de knop je afbeelding of video uploaden naar een vooraf ingestelde map in je Dropbox account. Dat bestand wordt meteen automatisch gedeeld en de Dropbox link op je klembord geplaatst zodat je het kunt plakken in een Facebook bericht, tweet of waar dan ook.

Het grote voordeel is dat je bij Dropbox meer ruimte zult hebben dan dat je bij screencast.com krijgt en dat je de geuploade bestanden natuurlijk veel beter kunt beheren in je eigen Dropbox account. Het werkt in elk geval snel en foutloos en ik zag dat je de Snagit to Dropbox plugin ook apart kunt downloaden als je de vorige versie (11) nog hebt van Snagit.

Dropbox Vault

dropbox vault feedlyDropbox Vault is een automatische backupfunctionaliteit van Feedly voor je RSS feeds. Feedly is een feedreader voor het beheren en lezen van RSS feeds die je gratis kunt gebruiken maar waar je tegen betaling ook extra functionaliteiten bij krijgt. Ook Feedly gebruik ik dagelijks en ik hoefde vorig jaar niet lang na te denken of ik een Pro abonnement wilde. Nou is Dropbox Vault niet zo’n essentiele dienst als de mogelijkheid om de inhoud van feeds te kunnen doorzoeken maar bij intensief gebruik van Feedly is een automatische backup mooi meegenomen.

dropbox vault feedly
Dropbox Vault zet je aan bij de instellingen als je een Feedly Pro gebruiker bent. Ook hier maak je eenmalig de koppeling met je Dropbox account en kun je enkele opties aan- of uitzetten. Telkens als je een feed toevoegt of verwijdert slaat Feedly meteen een OPML bestand op in je Vault map in Dropbox. Een OPML bestand is een lijst (in XML) van al je RSS feeds die je kunt gebruiken om feeds te importeren in andere feedreaders.

Nog handiger is de mogelijkheid om een automatische backup te maken van alle gemarkeerde artikelen uit je RSS feeds. Ongeacht of je dat via de Feedly site doet, de Feedly apps of één van de andere feedreaderapps die ondersteund worden door Feedly, als je een artikel markeert als favoriet of om te bewaren wordt het meteen in html of PDF opgeslagen in je Vault map.

Tot slot

Inmiddels heb ik mijn werkdocumenten, PDF’s en de meeste foto’s verplaatst naar OneDrive aangezien ik als Office 365 abonnee nu gratis 1TB opslagruimte daar heb. Maar Dropbox blijft mijns inziens de beste plek voor backups en het delen van bestanden met anderen dankzij de koppelingen met een groot aantal andere webdiensten.

Wat gebruik jij en zit jij te wachten op nog meer opslagruimte? Of wil je meer functionaliteiten?

#

Annoteer foto’s en afbeeldingen in Evernote (met geïntegreerde Skitch)

evernote skitch
Als je gebruikt maakt van Evernote dan bewaar je er waarschijnlijk ook foto’s of afbeeldingen in. Evernote is zowel in de mobiele apps als de desktopversies prima in staat om foto’s en screenshots te maken en ik vind het erg handig om op die manier bepaalde dingen te bewaren. Foto’s van mijn aantekeningen tijdens een vergadering (ipv alles te typen in Evernote) of schermafdrukken van webpagina’s bijvoorbeeld.

Wat echter ontbrak was de mogelijkheid om die foto’s en afbeeldingen te bewerken nadat je ze gemaakt had. Dat was een kwestie van afbeeldingen apart opslaan, bewerken in een ander programma en dan weer opnieuw importeren in Evernote. Ik gebruik(te) er Snagit voor  – waar ik ook alle screenshots mee bewerk voor gebruik op mijn blog – maar het bleef omslachtig. Helemaal omdat er geen Snagit voor iOS of Android is en ik dus altijd noodgedwongen alles op de pc deed.

Eind 2012 nam Evernote echter Skitch over, een mobiele applicatie waarmee je foto’s of schermafdrukken kunt bewerken en dus ook kunt voorzien van pijlen, tekstkaders en enkele andere handige zaken. Sindsdien bracht Evernote ook een (gratis) Windows versie van Skitch uit, een nieuwe versie 2.0 met Evernote integratie voor iOS en Mac en integreerden ze de Skitch mogelijkheden in de nieuwe Web Clipper zodat je vanuit je browser ook meteen gemaakte schermafdrukken kon gaan bewerken. Het wachten bleef nog op het integreren van Skitch in de Windows desktopversie van Evernote.

evernote annotate
De nieuwe versie (5.2) van Evernote voor Windows die vandaag is uitgekomen voegt echter twee nieuwe zaken toe. Bij alle afbeeldingen en foto’s wordt een vierkante knop met Annotate getoond zodra je er met je muis over heen gaat. Als je er op klikt wordt er een nieuw venster geopend waar je vervolgens naar hartelust pijlen, vormen, tekst en lijnen kunt toevoegen of de afbeelding kunt bijsnijden. Zonder Evernote te verlaten.

Als tweede, en eigenlijk nog belangrijkere functie, hebben ze eindelijk het synchroniseren van grote archieven met veel notities sneller gemaakt. Evernote gebruikers hebben – als het goed is – allemaal bericht gekregen van Evernote dat hun account overgezet ging worden naar een snellere server en met behulp van deze update wordt er ook gebruik gemaakt van de nieuwe methode van synchroniseren. Bij mij gaat het inderdaad aanzienlijk sneller nu.

Mocht je de update nog niet geïnstalleerd hebben dan kun je vanuit Evernote controleren of de update beschikbaar is en deze ook installeren. Het is de moeite waard.

@foto via Danielle

#

Organiseer ideeën, lijstjes en andere teksten in WorkFlowy

workflowy logoHoe fijn ik Evernote ook vind om artikelen, afbeeldingen en notities te archiveren en te kunnen doorzoeken, het is niet de plek waar ik begin met mijn aantekeningen, lijstjes, kladjes en conceptteksten maar de plek waar de definitieve versies uiteindelijk terecht komen. Natuurlijk kun je prima tekstnotities maken in Evernote maar zelf vind ik het te omslachtig om met meerdere klikken Evernote te starten, een nieuwe notitie te maken en dan vervolgens een kladtekst daar te schrijven die ik eigenlijk alleen maar schrijf omdat ik liever niet rechtstreeks een blogtekst of een reactie op een blog online tik. Het zal de eerste keer niet zijn dat een tekst of comment door een technisch probleempje spoorloos is verdwenen.

En dus tik ik bijna altijd dat soort teksten, lijstjes en kladjes offline in Kladblok (op elke Windows pc aanwezig) of in de wat uitgebreidere Notepad!. Met als grootste voordeel dat het platte tekst oplevert die zonder problemen te kopiëren en te plakken is. Het enige nadeel is dat ik die tekstbestanden nooit bewaar omdat het me ook te veel werk is om dat allemaal weer te organiseren. Wat lastig bleek te zijn toen een blogpost waar ik vorige week op reageerde werd verwijderd inclusief mijn eigen reactie.

Dankzij een tip van Calliope werd ik gewezen op WorkFlowy. Het is een online dienst die je feitelijk 1 lege pagina geeft die je het beste kunt vergelijken met een simpele wiki. Net als bij een wiki maak je heel eenvoudig subpagina’s aan door – in dit geval – nieuwe items te maken in een lijst. Je kunt de bullet, het opsommingsteken, aanklikken en daarmee naar de nieuwe subpagina gaan. Waar je weer nieuwe opsommingen kunt maken met sub-subpagina’s enzovoort.

De mogelijkheden zijn verder redelijk beperkt. Je kunt met shift-enter uit de lijst breken op een pagina en daar gewone teksten neerzetten, met de ongedocumenteerde functietoetsen control-b en control-i kun je tekst vet maken of cursief en je hebt slechts de keuze uit het standaardlettertype met of zonder schreef. Middels het menu dat je krijgt door op de bullets te klikken kun je items als completed markeren – waarmee je dus een todo lijst kunt maken in WorkFlowy – en je kunt subpagina’s en items delen met anderen om zo gezamenlijk aan een tekst of lijstje te werken.

Maar WorkFlowy werkt uitstekend als je dus ook alleen maar (klad)teksten of lijstjes wilt gebruiken zoals ik. Alles wordt automatisch opgeslagen, navigeren door alle pagina’s werkt supersnel en dankzij de prima zoekfunctie vind je alles meteen terug, ook als je even vergeten was waar je iets gelaten had. Door handmatig tags (#trefwoorden) toe te voegen aan een tekst kun je ook zelf ook nog je teksten en lijstjes goed organiseren.

workflowy

Het is handig om te beseffen dat WorkFlowy eigenlijk alleen via een browser te gebruiken is. Er is een uitstekende iOS app maar ook die is bedoeld om online te werken terwijl het wachten nog is op een Android app. Gebruik je WorkFlowy echter op een laptop die niet altijd online is dan is de Chrome (desktop) app een aanrader aangezien deze als enige de mogelijkheid heeft om offline te werken.

Offline werken met WorkFlowy is wel één van de geplande functionaliteiten die in de toekomst aan de betaalde variant wordt toegevoegd. Deze WorkFlowy+ of Pro versie kent o.a. een onbeperkt aantal bewerkingen die je kunt doen (in de gratis versie ben je beperkt tot 500 items en/of lijsten per maand), je kunt automatisch een dagelijkse backup uitvoeren naar een Dropbox account en je krijgt meer themes en lettertypes tot je beschikking. Vergelijkbaar met Dropbox kun je ook referral links sturen naar anderen toe waarbij zowel jezelf als de ontvanger maandelijks 250 extra lijsten en items kunnen aanmaken als die andere ook een account aanmaakt. Alle linkjes in deze blogpost naar WorkFlowy zijn referral links overigens.

Als je ook vaak gebruik maakt van Kladblok om snel wat aantekeningen te maken of andere tekstjes op te schrijven, dan is WorkFlowy zeker het proberen waard. Met de gratis versie zou je prima uit de voeten moeten kunnen als je het niet dagelijks gebruikt en mocht je per se meer willen, dan is $4,95 per maand een niet al te hoog bedrag. De overige betaalde functies voegen wat mij betreft niet al te veel toe – in de gratis versie kun je ook een backup maken door alle teksten in 1 keer te kopiëren en te plakken en persoonlijk zit ik niet te wachten op kleurtjes en meer lettertypen – maar dat is natuurlijk geen reden om te klagen. Alles wat je echt nodig hebt voor een dergelijke dienst zit al in de gratis versie.

Lees verder: Blogtip: WorkfFlowy via Inktspatten.nl // de privacy verklaring van WorkFlowy // maak een account aan via mijn referral link en krijg 250 extra items per maand

#

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top