Stapel papier


Je zou het misschien niet verwachten maar ook informatiespecialisten hebben niet perse een perfect gedigitaliseerd archief thuis. Een gevalletje “Heelmeester, heel uzelve” zal ik maar zeggen.

Natuurlijk, alles wat digitaal kan doe ik ook digitaal maar er zijn nog voldoende zaken over die perse en alleen op papier gaan. Van salarisstrookjes en polissen tot rekeningen aan toe, het is allemaal papier dat je niet meteen wilt/kunt weggooien maar het is eigenlijk ook niet de moeite waard om blijvend te archiveren. Polissen worden jaarlijks bijgewerkt en dan krijg je opnieuw een doodhoutexemplaar, rekeningen hoef je hopelijk na betalen nooit meer in te zien (tot het moment dat je iets moet aantonen o.i.d.) en zeg nou zelf, wat doe je eigenlijk met je salarisstrookjes?

Dus ik heb een scanner waar ik papieren stukken mee digitaliseer en archiveer en zelfs nog een paar ordners om die documenten in te bewaren die eigenlijk de moeite van het digitaliseren niet waard zijn.  Het punt is echter dat er altijd een stapel is en blijft waarvan ik zowel het nut van digitaliseren niet inzie maar zelfs ook niet eens meerwaarde zie in het opbergen in een ordner. Weggooien durf ik ook niet want je zal het maar eens nodig hebben en zulke gevalletjes heb ik helaas wel eerder bij de hand gehad.

Het vervelende is dat die stapel zijn eigen systeem wordt na verloop van tijd. Ik doe er niks mee en dat betekent dat het automatisch op chronologische volgorde ligt, de laatste bovenaan. Als ik toch iets nodig heb hoef ik nooit te zoeken want ik weet zeker dat het in die stapel ligt. En dus blijft het liggen en blijft de stapel groeien tot die te groot wordt en ik zo’n 1x per jaar die stapel uitzoek. Dan gooi ik wel die documenten weg die wegkunnen en archiveer ik dat wat nog steeds nut heeft.  Oude rekeningen, verouderde polissen en die salarisstrookjes van vorig jaar komen op de scanner of in de papierversnipperaar.

En daarna groeit de stapel papier opnieuw gedurende het jaar….

 

@ Bepaalde afbeeldingen en/of foto’s op deze pagina zijn het auteursrechtelijk eigendom van 123RF Limited, zijn leveranciers, of zijn gelicenceerde Partners en worden met toestemming onder licentie gebruikt. Deze afbeeldingen of foto’s mogen niet worden gekopieerd of gedownload zonder toestemming van 123RF Limited.
 

Relevante email: let op die handtekening en disclaimer

De afgelopen week was er het een en ander te doen over (de nutteloosheid van) disclaimers onderaan email. Dat is natuurlijk geen nieuw onderwerp maar de Economist besteedde er aandacht aan, gelijk gevolgd door een NRC Next blogger en Lifehacker. Allemaal zijn ze het met elkaar eens: disclaimers worden altijd vanuit een behoefte om aansprakelijkheid te mijden geintroduceerd maar zijn juridisch nutteloos omdat het een eenzijdig opgelegde bepaling is. Aangezien ik niet akkoord kan gaan (of beter gezegd niet niet akkoord kan gaan) met die bepaling is het geen overeenkomst en heeft het geen enkele juridische waarde.

Nou maken die disclaimers vaak onderdeel uit van de zgn. handtekening in een mail. Je kent het wel, bijna altijd verplicht (of  ‘aanbevolen’) binnen het bedrijf waar je werkt, voegt de handtekening korte, en te vaak te lange, regels toe die nog eens herhalen hoe je heet maar ook alle contactgegevens uitgebreid weergeven. Voor het geval dat de geaddresseerde vergeet bij welk bedrijf je werkt worden daar ook nog eens de bedrijfscontactgegevens toegevoegd en als je geluk hebt kun je ook nog zien wat de werkdagen zijn waarop de verzender fysiek achter zijn of haar pc neervlijt om je mogelijkerwijs van antwoord te gaan voorzien. Ergens snapt iemand niet wat de meerwaarde van email is.

Dat levert nogal eens mails op waarin de verhoudingen tussen zinnige en onzinnige informatie volledig ontspoord zijn. Neem alsjeblieft geen aanstoot als je als lezer dezes ook wel eens mailtjes naar mij stuurt maar laat ik het voorzichtig formuleren en stellen dat er niet veel mensen zijn die uitgebreid een mailtekst opstellen. Kort en bondig vind ik wat anders dan te kort door de bocht maar hoe dan ook, de meeste mails hebben maar max. 5 tot 10 regels tekst.

Toch arriveren er dagelijks vele MB’s in mijn mailbox en die komen lang niet altijd van de bijlagen af waarmee de mails gelardeerd worden. Nee, behalve die 10 regels zinnige inhoud bevatten ze nog veel meer regels aan handtekening, disclaimer en, als je pech hebt, nog minstens 1 logo die als afbeelding ook goed is voor het ‘opleuken’. Ook interne mails zijn er vaak van voorzien, meestal (schat ik in) omdat mensen het standaard ingesteld hebben, ook al snapt iedereen wel dat het weinig zin heeft om al die gegevens mee te sturen met een interne mailwisseling.

Doe het dan niet!

Wees bewust van wat je verstuurt aan email. Moet die handtekening er onder of weet de persoon al lang wie je bent? Wees ook eens origineel met een persoonlijke afsluiting want niks zegt afstandelijk als een handtekening/disclaimer onderaan een persoonlijk bedoelde email. Wil of heeft je bedrijf al een verplichte disclaimer ingesteld onder alle mail die je stuurt? Stel dat dan eens ter discussie met de bovenaan genoemde artikelen in de hand. Preventie van aansprakelijkheid bereik je er toch niet mee terwijl je een hele hoop irritatie bij ontvangers wegneemt.

Bij mij tenminste wel.

@foto met toestemming gebruikt

Geen drop.io meer

Soms heb je van die hele handige webdiensten die zo handig zijn dat je er gewoon gebruik van maakt, en er niet al te veel over zegt. Helaas voor mij, en waarschijnlijk gelukkig voor de eigenaars van deze handige bestandsopslagdienst, is Drop.io niet onder de radar gebleven. Gisteren maakten ze zelf op hun blog bekend dat ze hun technologie, en daarmee de dienst zelf, verkocht hebben aan Facebook.

Dat betekent dus gelijk het einde van deze mooie webdienst waarmee je op een heel handige wijze wat documenten kon delen met anderen, zonder dat je gelijk accounts hoefde aan te maken of met rechten aan de slag hoefde. Na 15 december valt het doek definitief maar vanaf nu kun je al geen nieuwe drops meer aanmaken.

Facebook zal waarschijnlijk hun dienstverlening (ik wilde het al tussen aanhalingstekens zetten maar vooruit maar weer) willen uitbreiden met het kunnen opslaan en delen van meer bestanden dan alleen de foto’s. Ik gun het de makers van Drop.io best maar geen haar op mijn hoofd die overweegt om in de toekomst mijn bestanden te delen via Facebook.

Er zijn grenzen.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top