onedrive document scannen

OneDrive gebruiken voor scannen en terugvinden van documenten, whiteboards en visitekaartjes

Bewaar jij alle papieren documenten in ordners of archiefdozen? Heb jij nog een Rolodex voor visitekaartjes? En werk je het liefst een volgeschreven whiteboard uit tot een verslag van de bijeenkomst? Dan heb je niet heel veel aan de nieuwe update in de OneDrive app voor iOS waarmee je nu rechtstreeks documenten, whiteboards en visitekaartjes kunt inscannen en opslaan. Maar voor alle anderen leg ik uit hoe dit werkt. Wat zijn de mogelijkheden en beperkingen? En hoe zorg je er voor dat het ingescande later ook weer goed terug kunt vinden?

Scannen met een app

De tijd dat je per se een A4 scanner naast of bij je computer moest hebben om documenten te digitaliseren is al lang voorbij natuurlijk. Telefoons en tablets hebben tegenwoordig uitstekende ingebouwde camera’s en, ongeacht het besturingssysteem, zijn er diverse apps beschikbaar waarmee je snel een document of visitekaartje kunt inscannen naar een jpg of pdf bestand. CamScanner is een goed voorbeeld voor Android, net als de Google Drive app voor Android die over scanfunctionaliteiten beschikt en natuurlijk alle ingescande bestanden daar opslaat. Voor iOS heb je o.a. Scanner Pro en zelf maak ik veel gebruik van Office Lens die voor zowel iOS, Android als Windows 10 Mobile beschikbaar is.

De scan-apps verschillen onderling niet enorm qua functionaliteiten. Allemaal nemen ze een foto van het in te scannen document (of whiteboard), gooien daar (wel of niet) bewerkingsslagen en optical character recognition – techniek om afbeeldingen om te zetten naar doorzoekbare tekst – overheen en slaan het vervolgens als bestand op.

Maar waar sla je al die bestanden op? Hoe beheer je ze en – nog belangrijker – hoe zorg je er voor dat je ook daadwerkelijk die bestanden terug kunt vinden?

OneDrive

Je hebt veel keuze als je alle ingescande brieven, rekeningen, visitekaartjes en whiteboards op één plek bij elkaar wilt bewaren en doorzoeken. Je kunt ze bijvoorbeeld allemaal in Evernote opslaan (ook de Evernote app kan ze inscannen) maar dat werkt alleen goed als je een betaald abonnement hebt. OneNote is een prima alternatief in combinatie met de Office Lens apps en dat geldt ook voor Google Drive die via de eigen apps eveneens een scanfunctie aanbiedt en alle ingescande documenten gratis doorzoekbaar maakt.

Persoonlijk geef ik echter de voorkeur aan OneDrive. Ik vind het fijner werken dan Google Drive – vooral met foto’s – en ik ben dol op de steeds beter wordende zoekfunctionaliteiten. Ik gebruik de zoekfunctie van OneDrive sowieso al voor het terugvinden van Office documenten, foto’s en aantekeningen in OneNote notitieboeken. En het was al de plek waar ik de met Office Lens, CamScanner of Scanner Pro ingescande documenten opsloeg omdat OneDrive die bestanden prima doorzoekbaar maakt.

Maar nu ook rechtstreeks vanuit de OneDrive app

Afgelopen week integreerde Microsoft (een deel van) de functionaliteiten van Office Lens in de OneDrive app zelf. Tenminste, voor iOS want hoewel de Android versie al langer een scanfunctie heeft is dat niet meer dan het maken van een foto die doorzoekbaar gemaakt en automatisch geupload wordt.

In de iOS app navigeer je eerst naar de map waar je de scan wilt opslaan, klik je op het plus-teken en krijg je de Office Lens interface voor het scannen:

De app probeert zelf al te bepalen of je een visitekaartje, document of whiteboard probeert te scannen maar dat kun je in het menu onderin eventueel corrigeren. In plaats van alleen een foto te maken probeert de app ook nog eens automatisch alles buiten te sluiten dat niet bij het visitekaartje, document of whiteboard hoort. Er verschijnt een selectie rondom het te scannen document en dat wordt gebruikt om de gemaakte scan te croppen zodat je alleen het document over houdt. Druk je vervolgens op de blauwe knop dan wordt het document als PDF-bestand geupload naar de map in kwestie en krijgt het een standaardnaam gebaseerd op de datum en tijdstip van de scan.

Wil je de gemaakte scan nog bewerken door bijvoorbeeld de afbeelding te draaien of zelf bij te snijden? Of wil je meerdere scans maken en deze als één bestand opslaan? Dan zul je alsnog de Office Lens app of een andere app moeten gebruiken want deze extra’s zitten (nog?) niet in de OneDrive app.

Beter terugvindbaar maken

De scans worden door OneDrive zelf al zo veel mogelijk doorzoekbaar gemaakt. Als je documenten met tekst scant dan kun je ze terugvinden op alle woorden die in dat document voorkomen. En dat geldt ook voor visitekaartjes natuurlijk. OneDrive kan zelfs goed overweg met geschreven tekst op whiteboards zodat je meestal de foto’s terugvindt van whiteboards als je op een term zoekt die je er met hanepoten op geschreven hebt.

Maar hoewel dat vaak verrassend goed werkt is het geen wondermiddel om ook alles perfect terug te kunnen vinden. Zo zijn bedrijfsnamen op visitekaartjes vaak als logo’s weergegeven en kan een zoekfunctie daar lang niet altijd chocola van maken. Of komen termen die je zou (willen) gebruiken om een document terug te vinden helemaal niet voor in het document zelf. Of heb jij (of een collega) toevallig een dermate slecht handschrift dat daar ook geen kruid tegenop gewassen is om het doorzoekbaar te maken.

De oplossing voor dit probleem is eenvoudig. Als je een scan maakt, kijk dan of meteen of de termen waar je het later op terug wilt kunnen vinden al in het bestand zelf voorkomen. Zo niet, voeg deze dan zelf toe aan de metadata. Wijzig bijvoorbeeld de bestandsnamen zodat ze beschrijven wat er in het document staat en maak gebruik van de mogelijkheid om een beschrijving (description) te maken van een bestand in de webversie van OneDrive. De naam van het bedrijf bijvoorbeeld bij visitekaartjes of het onderwerp waarover je die persoon gesproken hebt toen je dat visitekaartje kreeg.

Alles wat je in die beschrijving zet kan snel teruggevonden worden door de zoekfunctie van OneDrive. Je kunt de beschrijving dus ook gebruiken om bepaalde termen in op te nemen waar je later gemakkelijk in één keer alle relevante scans mee terug kunt vinden. Ik voeg bijvoorbeeld de term belastingaangifte toe aan alle bestanden die ik nodig heb voor de jaarlijkse aangifte en #controleren om voorlopige beschikkingen en aangiftes achteraf te controleren als ik de definitieve versies binnen heb.

Geef toe, dat is toch veel handiger dan alles in ordners of archiefdozen te bewaren?

#

onedrive

OneDrive gebruiken om documenten, foto’s en (OneNote) aantekeningen te doorzoeken

Wat heb je er aan als je alleen maar documenten en foto’s kunt opslaan en ze niet gemakkelijk terug kunt vinden? Dat moet de achterliggende gedachte zijn geweest bij het ontwikkelen van de zoekfunctie van Microsoft’s OneDrive opslagdienst. Hierbij worden de meeste soorten documenten full-text geïndexeerd op de inhoud en worden foto’s automatisch voorzien van tags en andere metadata zodat je ze eenvoudig kunt terugvinden.

Zoeken in OneDrive

onedrive

Waarschijnlijk stop je – net als ik – je bestanden vooral in veel mapjes en heb je nooit gekeken naar die zoekbalk die helemaal linksbovenaan in OneDrive te vinden is. Toch is die zoekfunctie heel handig omdat je er niet alleen mee op de namen van bestanden kan zoeken maar ook op de inhoud van die bestanden.

Microsoft indexeert namelijk zowel de inhoud van alle bestanden die je opslaat als alle metadata van diezelfde bestanden. Ze kunnen (vanzelfsprekend) overweg met alle Office documenten – Word, Excel, Powerpoint, Access maar ook de OneNote notitieboeken die sowieso opgeslagen worden in je OneDrive – maar ook tekstbestanden, PDF’s en zelfs foto’s. Bij foto’s worden er automatisch tags toegekend afhankelijk van wat er op staat (op basaal niveau zoals #portrait, #mountain, #water, #outdoor enzovoorts) maar wordt ook alle teksten automatisch herkend en geïndexeerd die op foto’s te zien zijn! En natuurlijk wordt er gekeken naar de bestandsnamen en beschrijvingen die je eventueel zelf meegegeven hebt.

De zoekfunctie is in beginsel heel eenvoudig: typ simpelweg je zoekterm in en je krijgt meteen onder de zoekbalk de meest relevante zoekresultaten te zien. Dat zijn altijd de bestanden die de zoekterm al in de bestandsnaam hebben zitten.

Wil je echter alle zoekresultaten zien – inclusief degene waar de zoekterm in het document voorkomt – dan kun je op Enter drukken om het scherm met de zoekresultaten te krijgen.

onedrive
Bij een ‘volledige’ zoekactie zie je bij de zoekresultaten nog steeds de mappen en bestanden waar de zoekterm zelf in voorkomt als eerste in de lijst staan. In mijn geval een mapje met foto’s van een boekenplog [1] en een tekstbestandje met de custom Creative Commons tekst waar ‘windesheim’ zowel in de bestandsnaam als in het bestandje zelf voorkomt [2].

Ook in mijn OneNote notitieboeken komt de zoekterm regelmatig voor in zowel losse notities als in paginanamen [3] en kan ik meteen doorklikken naar de goede pagina. In Office documenten komt ‘windesheim’ ook terug in een Word document met mailhandtekeningen [4] en een exportbestand in Excel van al mijn LinkedIn connecties [6]. Mijn werkbestanden staan in de zakelijke OneDrive for Business want anders had ik ongetwijfeld honderden zoekresultaten gehad hier.

Ik maak gebruik van de Office Lens app op mijn telefoon en tablet om papieren documenten (en volgeschreven flip-overs/whiteboards) in te scannen en die staan bij mij vervolgens ook kant en klaar doorzoekbaar in OneDrive. In dit geval een ingescand formulier (PDF [5]) maar het werkt ook perfect om na afloop van een workshop alle gemaakte aantekeningen op een whiteboard te fotograferen en later terug te kunnen vinden.

De OCR werkt ook prima met scans naar JPG en foto’s. Een foto die ik maakte van een artikel in de hogeschoolkrant [8] is volledig terug te vinden op de tekst die in het artikel staat. Een andere foto die ik op werk maakte wordt ook teruggevonden [7] maar deze keer aan de hand van een beschrijving die ik zelf had meegegeven aangezien het woordje ‘windesheim’ niet op de foto zelf voorkomt.

Bij het zoeken kun je (helaas) geen geavanceerde zoekopties gebruiken om bijvoorbeeld alleen in bepaalde mappen te zoeken of alleen in bepaalde bestandstypen. Wie weet komt dat ooit nog in de toekomst maar voor nu kun je de zoekresultaten dus alleen beïnvloeden door zelf op de metadata te letten. Gebruik dus, waar mogelijk, slimme bestandsnamen die beschrijven wat er in het document staat en maak bijvoorbeeld gebruik van de mogelijkheid om een beschrijving (description) te maken van een bestand als je weet dat je het document later terug wilt kunnen vinden. Alles wat je in die beschrijving zet kan snel teruggevonden worden door de zoekfunctie van OneDrive.

onedrive

Als je zoekterm uit meerdere woorden bestaat dan plaatst OneDrive die zoektermen zelf tussen aanhalingstekens zodat er gezocht wordt op het voorkomen van die termen in precies die volgorde. Ik ben zo gewend dat ik dat soort zoekacties zelf tussen haakjes plaats dat je bij mij dus twee setjes aanhalingstekens ziet. Het maakt voor de zoekresultaten overigens niet uit.

Zoeken naar foto’s en afbeeldingen

onedrive

Hoewel er geen geavanceerde zoekopties zijn in OneDrive is het wel mogelijk om apart te zoeken in/naar de foto’s en andere afbeeldingen in je account. Als je in het (linker)menu namelijk op Photos klikt kom je in het afgescheiden deel van OneDrive terecht waar je foto’s, albums, tags en plaatsen gefilterd en getoond worden. Deze heeft ook een “eigen” zoekfunctie waarbij je alleen maar de foto’s en afbeeldingen doorzoekt op:

  • de bestandsnamen;
  • de namen van albums, zowel de automatisch gegeneerde als zelfgemaakte;
  • de zelf meegegeven beschrijving/caption (mits aanwezig);
  • de automatisch toegekende tags en de tags die je zelf hebt toegekend aan foto’s;
  • plaatsnamen die uit de metadata van foto’s zijn gehaald (mits aanwezig);
  • geëxtraheerde tekst die herkend is op foto’s en afbeeldingen (mits aanwezig).

Door zelf consequent captions en tags toe te voegen aan foto’s kun je er natuurlijk voor zorgen dat je foto’s nog gemakkelijker kunt terugvinden maar de automatische metadatafuncties zorgen meestal ook al voor een heel aardig resultaat. Vooral het feit dat alle tekst op een foto of afbeelding wordt herkend, zorgt er voor dat je vaak veel meer terugvindt dan je dacht. Datzelfde geldt ook voor het zoeken op plaatsnamen als je foto’s met je smartphone gemaakt hebt want dan wordt deze automatisch toegevoegd aan je foto’s.

Het is uiteindelijk (nog) geen vervanging voor het zelf maken van een goede indeling van je foto’s (inclusief tags, captions en goede bestandsnamen) maar als je geen zin hebt om honderden of duizenden foto’s zelf te voorzien van metadata, dan heb je in OneDrive tenminste nog een redelijke kans om ze alsnog terug te vinden.

#

Bestandsaanvragen: vraag anderen om bestanden te uploaden naar je Dropbox

dropbox bestandsaanvragen

Heel erg veel verschillen zijn er tegenwoordig niet meer tussen de diverse clouddiensten waar je je documenten kunt opslaan. Overal heb je (tegen betaling) ruim voldoende gigabytes – of terabytes – aan opslagruimte, synchroniseren ze de bestanden met je computer(s) en zijn al je bestanden ook op elk apparaat beschikbaar. Ook kun je al je bestanden heel gemakkelijk delen met anderen, ongeacht of je nou OneDrive, Google Drive, Dropbox of één van de vele andere diensten gebruikt.

Maar hoe kun je er nou voor zorgen dat anderen hun bestanden ook gemakkelijk met jou kunnen delen? Zodat je ze ook gemakkelijk op 1 plek bij elkaar kunt verzamelen? En dan niet door anderen te vragen die bestanden naar je toe te mailen natuurlijk.

Dat is precies waar Dropbox zich mee hoopt te onderscheiden door een nieuwe functionaliteit ‘Bestandsaanvragen’ toe te voegen aan zowel de gratis als betaalde Dropbox accounts. Met bestandsaanvragen maak je een speciale map aan waarvoor je uitnodigingen kunt versturen naar anderen. Met die link kan iedere ontvanger zijn of haar bestand uploaden naar die map in jouw Dropboxaccount. Alleen jij ziet alle bestanden, netjes bij elkaar, in die map terwijl alle anderen geen enkele rechten hebben op die map. Het mooie daarvan is dat iedereen met die link dus bestanden kan uploaden naar je map, ongeacht of ze wel of niet een Dropbox account hebben.

Hoe werkt het?

Als je inlogt in je Dropbox account op het web kun je in het menu de Bestandsaanvragen terugvinden. Je kunt dan klikken op de optie voor het maken van een (nieuwe) bestandsaanvraag.

dropbox bestandsaanvragen

Bestandsaanvragen kunnen actief en gesloten zijn.Je zou bestandsaanvragen kunnen aanmaken als je in projecten werkt en bepaalde documenten wilt opvragen van je teamleden of als je foto’s wilt verzamelen die je vrienden gemaakt hebben van een evenement. Heb je ze eenmaal ontvangen, dan heeft het geen zin meer om de bestandsaanvraag open te houden. Daarentegen kun je ze ook permanent actief laten als je wilt dat mensen altijd iets moeten kunnen uploaden waarvan ze denken dat jij dat interessant vindt.

Bij het aanmaken van een bestandsaanvraag kun je een omschrijving opgeven van het soort bestanden dat je wilt ontvangen. Dat krijgen de ontvangers van de uitnodiging ook te zien dus wees zo specifiek als nodig is.

Die omschrijving wordt ook standaard de naam van de map in je Dropbox account, als submap in een nieuw aangemaakte map Bestandsaanvragen, hoewel je ook zelf kunt kiezen in welke map de bestanden terecht moeten gaan komen.

Heb je de nieuwe bestandsaanvraag aangemaakt? Dan krijg je een link die je kunt versturen naar iedereen die je wilt uitnodigen om bestanden te uploaden.
dropbox bestandsaanvragen

Zoals gezegd kunnen anderen niet zien wat er allemaal in de map staat of komt te staan. Uploaders kunnen bestanden uploaden van maximaal 2GB groot maar ze kunnen (vanzelfsprekend) niet meer uploaden dan wat er in het Dropbox account past. Heb je dus nog maar weinig opslagruimte over, dan kun je ook weinig bestanden laten uploaden door anderen.

dropbox bestandsaanvragen
In het menu bij de Bestandsaanvragen kun je, behalve een nieuwe aanvraag maken, ook je aanvragen beheren. Zo kun je makkelijk zien hoeveel bestanden er al naar je verzonden zijn, kun je de aanvraag sluiten en mensen toevoegen aan wie je de uitnodiging (alsnog) wilt sturen.

Ik zou zeggen, als je nog interessante bestanden voor me hebt stuur ze naar me toe. Wil je het zelf proberen en heb je nog geen Dropbox account? Dan kun je die via deze link aanmaken waarbij we allebei wat extra opslagruimte krijgen.

#

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top