Samenwerken en document management met Sharepoint 2010 (Sharenet 2.0)

De eerste helft van 2009 zal nog vele jaren in mijn geheugen gegrift blijven. Niet alleen was het prive een drukke tijd met de komst van onze dochter en de daaropvolgende extreem korte nachten, op werk was het ook erg druk met het project Sharenet waarin we in een relatief kort tijdsbestek van (o.a.) Novell netwerkschijven, Groupwise en Office XP over gingen naar Active Directory, Outlook, Office 2007 en Sharepoint 2007. Vooral de introductie van Sharepoint betekende een enorme verandering in de wijze hoe meer dan 1000 medewerkers omgingen met hun documenten en het samenwerken rondom die documenten. Van uitgebreide mappenstructuren en een complexe wirwar van rechten hierop tot documentbibliotheken, categoriën en tags. Dat is zonder overdrijven niet heel eenvoudig gegaan.

Als lerende organisatie kon je er op wachten dat we met een Sharenet 2.0 project zouden gaan komen. Wat heeft er wel gewerkt, wat niet en vooral, wat kan beter? Inmiddels is ook Sharepoint zelf verbeterd met een 2010 versie maar hoewel er zeker op het gebied van taxonomieën, webparts en document bibliotheken flinke technische vernieuwingen zijn doorgevoerd, verkijk ik me daar niet op. Als ik 1 les geleerd heb van de twee intranetprojecten waar ik de laatste 10 jaar aan meegewerkt heb, dan is het wel dat de echte uitdaging zit in het vinden van een consensus die voldoende recht doet aan enerzijds de wensen en eisen van al die gebruikers in onze organisatie en anderzijds ook de beperkingen die een technisch systeem nu eenmaal altijd heeft. Ook al sleutelen ze nog 100 jaar aan Sharepoint of welk systeem dan ook, het feit dat al die duizenden mensen er mee moeten gaan werken met die enorme verscheidenheid aan wensen maar ook kennis en bereidwilligheid  om er mee te willen en kunnen werken, is al voldoende om te beseffen dat er geen ideale oplossing bestaat.

In 2009 heb ik me -heel erg- druk gemaakt om het gebruik van kenmerken (o.a. tags, categoriën) te promoten en diverse nota’s geschreven over documentbeheer in Sharepoint document libraries. Ook al ben ik nog steeds overtuigd van de grote meerwaarde van deze manier van werken, ik sta wel met met twee benen weer op de grond. Op enkele goede voorbeelden na is de overgrote meerderheid van onze medewerkers gewoon uitgebreide mappenstructuren blijven maken en springen de tranen me zowat in de ogen als ik zie wat er van al mijn inspanningen is terecht gekomen om tenminste consequent een doordachte naamgeving van documenten te hanteren. Nadenken hoe je met documenten werkt als individu is al lastig maar hoe je dit regelt, organiseert en vooral consequent doorvoert en handhaaft, dat is toch kennelijk meer mijn ding als informatiespecialist en niet zozeer die van andere medewerkers.

Helemaal opgegeven heb ik het niet maar ik ga echt niet meer op de barricades voor een in mijn ogen optimaal gebruik van documentlibraries, teamsites en Sharepoint. Dat zou ook een beetje hypocriet zijn want, zoals je zou kunnen weten als je af en toe dit blog leest, gebruik ik zelf voor mijn eigen documenten consequent Dropbox -in mapjes- met af en toe een uitstapje naar Google Docs Drive. Tel daar mijn eigen mailarchiveringssysteem en recente obsessie met Evernote nog even bij op en het wordt ook duidelijk dat ik zelf Sharenet niet meer gebruik voor mijn eigen documenten. Alleen nog voor met de afdeling gedeelde documenten, daar is en blijft Sharenet best handig voor.

In de aanloop vorig jaar naar Sharenet 2.0 is gelukkig wel opgepakt dat Sharepoint niet hoeft/moet/kan concurreren met Dropbox en -toen nog- Google Docs maar dat je er wel van kunt leren. Dat je dus moet kijken hoe je de functionaliteiten  waar gebruikers op zitten te wachten combineert met de voordelen die een intern systeem heeft. Al je collega’s zijn al lid bijvoorbeeld en hebben een account. Maar hoe pak je de mobiele functionaliteiten erbij? Hoe maak je het delen van bestanden met 1 of enkelen net zo makkelijk als in bijvoorbeeld Dropbox. Of Google Drive. Of Skydrive.

En ook al besloot ik eerder dit jaar om niet actief aan het project Sharenet 2.0 deel te gaan nemen -onder de noemer once bitten twice shy-, ik ontkom er toch niet helemaal aan. Ik kreeg vandaag de uitnodiging om volgende week deel te nemen aan een bijeenkomst over samenwerken en document management waarbij in een voorbeeld Sharepoint 2010 omgeving een aantal oplossingsrichtingen getoond gaan worden aan de hand van die eerder gemelde wensen en eisen.

En ik ben nieuwsgierig. Ik wil weten wat het gaat worden. Die uitnodiging sla ik niet af.

Wordt vervolgd.

#

Mobiele documenten: werken met je bestanden onderweg

Ik ben een groot fan geworden van Dropbox wat voor mij ideaal is om bestanden te synchroniseren tussen mijn thuis- en werkpc’s. Het heeft voor mij bijna volledig de USB sticks vervangen waar ik al jaren mee rondliep en als je het over documentbeheer hebt, is dit voor mij een schoolvoorbeeld.

De introductie van een mobiele client voor mijn Android telefoon enkele maanden geleden voegde nog een interessante dimensie toe, nl. om ook op mijn G1 telefoon te kunnen zien welke (versies van) bestanden ik in mijn Dropbox folders heb staan. Idealiter zou je ze natuurlijk ook allemaal moeten kunnen bekijken maar dan loop je tegen de beperking aan dat Android (1.6 tenminste) geen eigen viewers heeft voor Word, Excel, Powerpoint en PDF bestanden. Alleen platte tekstbestanden kunnen standaard bekeken worden en dat scheelt tenminste nog, want die gebruik ik in de praktijk nog behoorlijk veel.

Desondanks ben ik toch op zoek gegaan naar een applicatie die de mogelijkheid zou toevoegen om Office (2007) bestanden te kunnen bekijken op mijn Android telefoon. Je hoeft dan niet heel lang te zoeken want zoals Microsoft zo’n beetje de bekendste naam is voor Office pakketten op pc’s, zo is Dataviz’s Documents to Go dat voor zo’n beetje alle mobiele platforms. Ook Android ontbreekt niet in het rijtje ondersteunde platforms en je kunt Documents to Go dan ook zonder problemen in de Android Market weervinden.

Documents to Go komt in eerste instantie als gratis editie die echter behoorlijk beperkt is. Alleen Word en Excel ondersteuning is aanwezig via Word to Go en Sheet to Go en je kunt alleen maar deze documenten bekijken. Na het kopen van een sleutel voor een volledige versie komen daar de Slideshow to Go voor Powerpoint en PDF to Go voor de PDF ondersteuning bij. De mogelijkheden worden dan ook voor alle bestandsformaten uitgebreid om de documenten eveneens te kunnen bewerken en nieuwe te kunnen maken op je telefoon.

In eerste instantie was ik al tevreden met de gratis editie waarmee ik in elk geval Word en Excel documenten kon inzien aangezien ik vooral veel Word documenten heb staan in mijn Dropbox en het me vooral om het kunnen bekijken ervan ging.

Na installatie van de gratis versie en de registratie ervan bij Dataviz kreeg ik na twee dagen al een aanbieding om de volledige versie aan te schaffen voor $9,99. Toen ik ook nog zag dat zeer binnenkort de nieuwe versie 3 gaat uitkomen voor Documents to Go en deze upgrade gratis is voor iedereen met een bestaande licentie, heb ik de knoop doorgehakt en de volledige versie aangeschaft.

Versie 3 belooft flink wat verbeteringen overigens. Behalve een redesign van de interface ondersteunt het ook de Office 2010 bestanden, komt er een synchronisatie mogelijkheid via een desktopapplicatie en krijgt het een eigen bestandsbeheer functionaliteit. Het zou nog helemaal mooi zijn als ze hetzelfde gaan doen als wat Dataviz voor de iPhone versies al heeft, nl. ondersteuning voor Dropbox. Het beste van twee werelden?

Samen of alleen werken aan je documenten met box.net

Vanochtend vond ik in 1 van mijn rss feeds een artikel en uitleg om bestanden te delen via LinkedIn mbt Box.net. De eerste kende ik natuurlijk wel maar de laatste kende ik nog niet.

Box.net blijkt een webdienst te zijn waarmee je documenten kunt opslaan of delen en samen kunt werken aan (project)documenten. Het is de eerste niet en het is niet de enigste maar ik werd even getriggerd door de opmerking die ze zelf maken op hun site: ze concurreren zelf met SharePoint (vinden ze) en Box.net heeft nu zelfs een actie gaande waarin ze stellen dat ze 3 maanden gratis SharePoint geven aan een ieder die vindt dat Box.net de mindere keuze zou zijn.

Behalve de betaalde varianten kent Box.net ook een gratis versie waarbij je 1 GB aan opslagruimte krijgt en je tot 5 ‘collaboration folders’ kunt aanmaken: mappen die je deelt met anderen om samen te werken aan documenten. Nadat ik de paar stappen uit het eerdere artikel had doorlopen en een account had aangemaakt, gekoppeld aan LinkedIn enz, bleef ik even hangen om de overige opties van Box.net te bekijken.

En die zijn niet verkeerd.

boxnet1
Vergelijkbaar met een SharePoint documentbibliotheek kent het de mogelijkheden om items te sorteren of te filteren en kun je voor een weergave view kiezen.Via een (beter toegankelijk dan in SharePoint) pulldown menu komen de aanvullende mogelijkheden per folder of document te voorschijn. In het bovenstaande voorbeeld van folders dus o.a. de mogelijkheid om links naar de (inhoud van de) folder te versturen of om mensen toe te voegen die met je samenwerken aan content in die folder.

boxnet2
Bij documenten, en dus binnen een folder, de te verwachten mogelijkheden om te linken, kopieren, downloaden, tags toe te voegen maar ook om tasks toe te voegen. Voorbeelden van taken zijn vooral het anderen vragen om je document te bekijken of te reviewen/aan te passen en dat werkt zo op het oog alvast stukken gebruiksvriendelijker dan in SharePoint waarin die opties natuurlijk ook zitten maar waar je echt teveel lastige schermen voor door moet worstelen.

Het zou geen web 2.0 dienst zijn als het niet integreert met andere webdiensten en dat doen ze met zelf in te stellen services. Standaard kun je documenten en links versturen via GMail, documenten previewen mbv Scribd en zelfs documenten bewerken, waarvoor de Zoho weboffice suite gebruikt wordt. Die laatste had wel moeite met complexere Office 2007 documenten maar ik denk ook niet dat je mag verwachten dat je Office (2007) documenten zonder enige  problemen met een webapplicatie kunt bewerken. Dat lukt ook Google Docs niet en zal wel voorbehouden blijven aan de toekomstige Office Web omgeving die Microsoft later dit jaar uitrolt.

Ik denk dat je kunt concluderen dat Box.net zeker gebruiksvriendelijker werkt dan SharePoint documentbibliotheken en dat de essentiele functionaliteiten hier beter uitgewerkt zijn. Ook zijn de mogelijkheden om van je documenten op Box.net gebruik te maken via andere gebruikte webapplicaties een definitief pluspunt. Het artikel waarin je een folder toevoegt aan je LinkedIn profiel is daar gelijk een goed voorbeeld van.

Echter zal de meerwaarde vooral afhangen van de personen met wie je samenwerkt aan documenten. Als alle personen met wie je samen documenten wilt produceren gewend zijn aan SharePoint, dan doe je ze in de praktijk geen plezier met nog een nieuwe omgeving die net wat anders werkt. Het feit dat je documenten eerst moet downloaden, dan bewerken in Office en vervolgens weer terug moet uploaden is denk ik zelfs aan te raden met webapplicaties maar wel afwijkend van de normale werkwijze. Gaat het je vooral om om zelf je documenten op 1 plek te hebben en wil je ze vooral of alleen delen met anderen binnen en vooral buiten je eigen organisatie? Dan is Box.net een uitstekend alternatief!

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top