Doe meer met Dropbox: over screenshots delen en Dropbox Vault

dropbox logoDropbox lijkt niet meer mee te willen doen aan de strijd om de gunst van de gebruikers als het gaat om gratis of goedkope gigabytes. Concurrenten als Google Drive en OneDrive van Microsoft bieden tegenwoordig standaard meer gratis opslagruimte en bij beide koop je voor respectievelijk 2 dollar en 2 euro per maand een extra 100GB opslagruimte waarvoor je bij Dropbox nog steeds 10 dollar betaalt. Of omgekeerd: voor die 10 dollar per maand biedt Google Drive maar liefst 1TB ruimte en diezelfde hoeveelheid krijg je bij Microsoft als je een Office 365 gebruiker bent. Niet geheel toevallig kost een Office 365 Home abonnement 10 euro per maand dus je zou ook kunnen zeggen dat je gratis Office krijgt bij je 1TB OneDrive opslagruimte.

Dropbox beschikt nu eenmaal niet over een gratis Office pakket of enorme serverparken zoals die van Google en Microsoft en richt zich vooral op de zakelijke markt. Als reguliere gebruiker heb je daar niet heel veel aan maar dat wil niet zeggen dat je niets meer hebt aan je Dropbox account met al die gratis verkregen gigabytes. Dropbox is nog steeds onovertroffen als het gaat om koppelingen die er vanuit software en andere webdiensten mee gemaakt (kunnen) worden. Zo zijn er bijvoorbeeld meerdere games die hun savegames en instellingen rechtstreeks kunnen bewaren in Dropbox zodat je op andere apparaten verder kunt spelen. Ook ondersteunen steeds meer leveranciers een directe koppeling met Dropbox voor allerlei verschillende functionaliteiten. De twee voorbeelden hieronder zijn dan ook reden genoeg om mijn Dropbox account gewoon te blijven gebruiken.

Snagit to Dropbox

Snagit is software waarmee je screenshots (en video’s) kunt maken en bewerken van alles wat er op je monitor getoond wordt. Ik gebruik het bijna dagelijks voor zowel mijn werk, mijn blog als voor het delen van afbeeldingen op de sociale netwerken. Voor dat laatste heeft Snagit een handige interne koppeling met screencast.com waar je gratis tot 2GB aan afbeeldingen en video’s kunt opslaan en delen met anderen.

Maar dat is niet heel veel opslagruimte als je regelmatig grote schermafdrukken of video’s bewaart. Daarom was ik erg blij met de toevoeging van de mogelijkheid (in Snagit 12.1) om alle gemaakte captures op te slaan in je Dropbox account.

snagit dropbox
Dropbox heeft een uitstekende ingebouwde viewer als je bestanden deelt met anderen. Zo wordt het document gewoon getoond in de browser, ongeacht of het een tekstdocument, Office document of afbeelding is, en kun je dat bestand meteen downloaden of kopiëren naar je eigen Dropbox account. In Snagit is het een kwestie van eenmalig je accountgegevens invullen (en toestemming geven dat Snagit mag schrijven in je account) en kun je vervolgens met 1 druk op de knop je afbeelding of video uploaden naar een vooraf ingestelde map in je Dropbox account. Dat bestand wordt meteen automatisch gedeeld en de Dropbox link op je klembord geplaatst zodat je het kunt plakken in een Facebook bericht, tweet of waar dan ook.

Het grote voordeel is dat je bij Dropbox meer ruimte zult hebben dan dat je bij screencast.com krijgt en dat je de geuploade bestanden natuurlijk veel beter kunt beheren in je eigen Dropbox account. Het werkt in elk geval snel en foutloos en ik zag dat je de Snagit to Dropbox plugin ook apart kunt downloaden als je de vorige versie (11) nog hebt van Snagit.

Dropbox Vault

dropbox vault feedlyDropbox Vault is een automatische backupfunctionaliteit van Feedly voor je RSS feeds. Feedly is een feedreader voor het beheren en lezen van RSS feeds die je gratis kunt gebruiken maar waar je tegen betaling ook extra functionaliteiten bij krijgt. Ook Feedly gebruik ik dagelijks en ik hoefde vorig jaar niet lang na te denken of ik een Pro abonnement wilde. Nou is Dropbox Vault niet zo’n essentiele dienst als de mogelijkheid om de inhoud van feeds te kunnen doorzoeken maar bij intensief gebruik van Feedly is een automatische backup mooi meegenomen.

dropbox vault feedly
Dropbox Vault zet je aan bij de instellingen als je een Feedly Pro gebruiker bent. Ook hier maak je eenmalig de koppeling met je Dropbox account en kun je enkele opties aan- of uitzetten. Telkens als je een feed toevoegt of verwijdert slaat Feedly meteen een OPML bestand op in je Vault map in Dropbox. Een OPML bestand is een lijst (in XML) van al je RSS feeds die je kunt gebruiken om feeds te importeren in andere feedreaders.

Nog handiger is de mogelijkheid om een automatische backup te maken van alle gemarkeerde artikelen uit je RSS feeds. Ongeacht of je dat via de Feedly site doet, de Feedly apps of één van de andere feedreaderapps die ondersteund worden door Feedly, als je een artikel markeert als favoriet of om te bewaren wordt het meteen in html of PDF opgeslagen in je Vault map.

Tot slot

Inmiddels heb ik mijn werkdocumenten, PDF’s en de meeste foto’s verplaatst naar OneDrive aangezien ik als Office 365 abonnee nu gratis 1TB opslagruimte daar heb. Maar Dropbox blijft mijns inziens de beste plek voor backups en het delen van bestanden met anderen dankzij de koppelingen met een groot aantal andere webdiensten.

Wat gebruik jij en zit jij te wachten op nog meer opslagruimte? Of wil je meer functionaliteiten?

#

Calibre met dezelfde bibliotheek op meerdere pc’s gebruiken via Dropbox

Via de mail kreeg ik een vraag over Calibre gebruiken in combinatie met Dropbox:

Ik heb een pc en een laptop. Op alle twee heb ik Calibre geïnstalleerd en op alle twee Dropbox. Helaas lukt het me niet om op alle twee mijn Calibre bibliotheek actief te maken. Zou jij dat eens stap voor stap willen uitleggen?

Vorig jaar heb ik al een keer geschreven over hoe handig het is om je ebooks (en daarmee je Calibre bibliotheek) tussen meerdere pc’s en andere apparaten te synchroniseren via Dropbox. Niet alleen heb je daarmee altijd en overal je ebooks bij de hand, je hebt ook alle metadata van die ebooks gelijk tussen alle pc’s waar je het programma op geïnstalleerd hebt. De onderstaande stappen werken behalve voor Dropbox natuurlijk ook voor alle andere bestandssynchronisatie diensten zoals Sugarsync, Box, Google Drive of Skydrive.

Stap 1. Installeren van Calibre en Dropbox

Logischerwijs dien je beide programma’s te installeren op de pc’s (of laptops). Hoewel het niet echt noodzakelijk is, is het wel handig als je ook dezelfde instellingen (en eventuele extra plugins) voor Calibre gebruikt. Met Dropbox is het handig als je die op alle apparaten op dezelfde locatie installeert. Het is dan wat minder zoekwerk.

Stap 2. Aanmaken van een map in Dropbox voor je Calibre bibliotheek

Via de webinterface van Dropbox, of eenvoudigweg via de Verkenner, maak je ergens in je Dropbox map een nieuwe submap aan die als locatie voor je Calibre bibliotheek gaat dienen. Het maakt niet uit hoe die heet maar ik heb weinig verbeelding en dus heet mijn map Calibrebibliotheek.

Stap 3. Aanmaken van de Calibre bibliotheek in die Dropbox map

Op één van de pc´s start je Calibre en ga je – via het boekenicoontje bovenaan – naar Create/Switch library (ik gebruik de Engelstalige versie). Standaard zal Calibre de bibliotheek in je Mijn Documenten map hebben neergezet maar we gaan een nieuwe bibliotheek maken die in de zojuist aangemaakte Dropbox map komt te staan.

calibre

Dat doe je door achter het balkje van de nieuwe locatie op het icoontje te klikken en de map voor je Calibrebibliotheek te kiezen in je Dropbox. Dat komt dan als nieuwe locatie te staan in het balkje. Selecteer vervolgens de tweede optie om een nieuwe lege bibliotheek aan te maken en klik dan op OK.

Alle ebooks die je vervolgens toevoegt aan de bibliotheek in Calibre worden dan netjes opgeslagen in de Dropbox map en gesynchroniseerd naar andere pc’s of apparaten waar je Dropbox op geïnstalleerd hebt staan.

Stap 4. Verwijzen van andere pc’s of laptops naar dezelfde Calibrebibliotheek in Dropbox

Op alle andere pc’s of laptops waar je Calibre en Dropbox geïnstalleerd hebt staan doe je een soortgelijke actie. Open Calibre en kies wederom voor Create/Switch library om de bibliotheek te selecteren die je wilt gebruiken.

calibre dropbox

Ook hier blader je met hetzelfde icoontje naar de Calibrebibliotheekmap die in je Dropbox mappenstructuur gesynchroniseerd is. Als Dropbox op precies dezelfde plek geïnstalleerd is zal het ook letterlijk hetzelfde eruit zien qua locatie maar het gaat er om dat je weer de Calibrebibliotheek map kiest.

Kies nu echter voor de eerste optie om de bibliotheek te gaan gebruiken die inmiddels in je Calibrebibliotheek map staat. Klik op OK en je zult de eventuele aanwezige ebooks in de bibliotheek te zien krijgen in Calibre. Alles wat je daar vervolgens aan toevoegt of verwijdert zal gesynchroniseerd worden via Dropbox waardoor je op alle apparaten een identieke bibliotheek gebruikt.

Zo eenvoudig is het dus om Calibre op meerdere pc’s te gebruiken met dezelfde bibliotheek. Het enige waar je op moet letten is dat je niet tegelijkertijd op meerdere plekken wijzigingen aanbrengt in je bibliotheek. Dat zou kunnen leiden tot synchronisatieconflicten in Dropbox en dat is weer een hele andere uitleg om dat op te lossen.

#

De Dropbox ruimterace voor het onderwijs

Sommige dingen zijn zo enorm handig dat je je afvraagt hoe je ooit zonder hebt gekund. Nog niet eens zo heel lang geleden (ok, 20 jaar is best lang) sleepte ik dagelijks meerdere diskettes mee richting de hogeschool waar ik studeerde. Met daarop de WordPerfect en WP Presentations bestanden die angstvallig gekopieerd waren op meerdere diskettes want die dingen hadden de neiging om kapot te gaan. Het liefst enkele minuten voordat je ze wilde printen.

USB sticks waren al fantastische verbeteringen natuurlijk. Niet alleen omdat ze heel wat duurzamer waren -zolang je ze niet per ongeluk in de wasmachine liet belanden- maar ook omdat op 1 USB stick de inhoud van tientallen en later zelfs duizenden diskettes pasten. Zelfs bij de introductie van online opslagdiensten, zoals Box, Google Docs en natuurlijk Dropbox bleven USB sticks interessant. Een beetje gemiddelde USB stick heeft tegenwoordig 16 of 32 GB ruimte beschikbaar en daar kom je met de gratis accounts bij die opslagdiensten in de cloud nou eenmaal niet aan.

Meer is beter
Het is de reden dat Dropbox al jaren met een uitgebreid systeem van bonussen werkt. Met een gratis account krijg je standaard 2 GB maar door anderen lid te maken kun je dit uiteindelijk ophogen naar 18 GB. Daarnaast zijn er nog diverse grotere en kleine bonussen te verdienen door bijv. reclame te maken voor Dropbox en organiseert het bedrijf diverse online evenementen die tot doel hebben nieuwe gebruikers binnen te halen maar die ook weer diverse extra MB’s en GB’s opleveren.

Vanuit het idee ‘jong geleerd is oud gedaan’ richt Dropbox zich ook al een hele tijd specifiek op studenten. Het oude programma maakte het mogelijk dat je extra ruimte kreeg als je je registreerde met een mailadres van een onderwijsinstelling. Daarmee kreeg je dan 2x zoveel ruimte voor anderen verwijzen naar Dropbox maar een tijd geleden is die hoeveelheid standaard geworden voor alle Dropbox gebruikers. Dat liet dus ruimte voor een nieuwe actie om studenten te verleiden tot het gebruik van Dropbox. Die kun je later wellicht de meerwaarde van een betaald account laten inzien, nietwaar? Het werkte ook prima met mij :)

Schools are also a place where Dropbox really shines. We’ve heard of teachers using Dropbox for submitting homework, groups building amazing feats of engineering through shared folders, and theses being rescued from certain doom at the end of that critical all-nighter. That being said, we wanted to do something for all you students and professors to show how much we love you guys.

Great Space Race
Dit keer geeft Dropbox een wedstrijdelement mee door onderwijsinstellingen zo veel mogelijk punten te laten verzamelen. Punten die verdiend kunnen worden door studenten van die instellingen. Door een account te nemen, door mede studenten uit te nodigen voor Dropbox en de nieuwe gebruikers de beginnersgids te laten doorlopen. Hoe meer punten een instelling heeft, hoe meer gratis ruimte iedereen van die betreffende instelling krijgt. Dat gaat trapsgewijs waarmee er 3, 8, 15 en zelfs 25GB extra verdiend kan worden.

Het addertje onder de gras bestaat eruit dat, in tegenstelling tot eerdere acties, deze uitbreiding slechts tijdelijk is. De extra ruimte krijg je 2 jaar lang tot je beschikking waarna Dropbox natuurlijk hoopt dat een deel over zal stappen naar een betaald account. Dat doet echter niets af aan het feit dat je nu als student erg eenvoudig een flink aantal GB’s gratis kunt krijgen door mee te doen met de Great Space Race. Je kunt dan twee jaar lang nog nadenken of je daarna bereid bent te gaan betalen ervoor. Of erop vertrouwen dat Dropbox de komende jaren vast nog wel een keer acties zal houden. Enne, de 500 MB die je per referral verdient mag je natuurlijk wel houden :)

Op moment van schrijven staat Windesheim op plaats 171 maar zijn er genoeg punten verzameld om alle Windesheimers een extra 15GB ruimte te geven voor 2 jaar. Niet gek!

#

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top