Tweetweekoverzicht week 49 2016: Werkmailperikelen, Netflix, Videoland, Microsoft neemt LinkedIn over, offline NPO kijken en usenetprovider NSE vs BREIN

vakblog tweetweekoverzichtIn het tweetweekoverzicht sta ik alsnog kort stil bij nieuws en interessante ontwikkelingen waar ik wel over getwitterd heb maar waar ik (nog) geen blogpost aan heb gewijd.

Soms omdat anderen dat al beter gedaan hebben dan ik het zou doen, soms omdat er weinig meer over te vertellen valt dan het nieuwtje zelf en soms omdat ik er ook geen blogpost van weet te maken.

Over online afwezigheid (als je mailbox ineens weg is)

Mijn werkgever had dit jaar wel een heel bijzonder Sinterklaascadeautje. Mijn mailbox bleek ineens van de aardbodem verdwenen te zijn en hoewel ik eerst dacht aan een (uitzonderlijke) storing op de mailserver bleek het dus toch aan mijn eigen account te liggen. Niet alleen kreeg ik geen mail meer binnen, alle verstuurde mail werd teruggekaatst met de melding erbij dat de geadresseerde mailbox niet bestond. Wat spontaan berichtjes opleverde via Twitter, LinkedIn en Whatsapp met de vraag of ik nog wel werkzaam was bij Windesheim.

Na twee dagen (zondag en maandag) zonder mailbox werd alles hersteld op dinsdagochtend – iets met vinkjes en Office 365 licenties voor alle pilotgebruikers van OneDrive for Business waardoor tijdens de uitrol naar alle medewerkers in het weekend de pilotgebruikers hun mailbox poef ging – en volgens mij hebben de meeste mensen die een foutmelding kregen me alsnog teruggemaild. Maar het was wel een verontrustende ervaring al met al. Natuurlijk wist ik wel dat ik mijn werk grotendeels via mijn mailbox doe maar ik besefte me nu pas hoe onthand ik echt ben zonder mail (en agenda!). En dat is niet voor herhaling vatbaar. Brrr.

Netflix en Videoland op de Horizon Mediabox van Ziggo

De afgelopen weken voegde Ziggo zowel Videoland als Netflix toe als kanalen op hun Mediabox. Door naar kanaal 150 (Netflix) of 151 (Videoland) te gaan wordt een app gestart van de respectievelijke videodiensten en is een apart apparaat niet meer nodig. Dat is handig voor sommigen denk ik maar als je al via Chromecast of een Apple TV naar deze diensten keek dan voegt het maar weinig toe (en wie heeft er nou geen apart apparaat voor Netflix?). Het is in elk geval even oppassen nu bij het zappen want als je dus per ongeluk langs die kanalen zapt start de app op voordat je verder kunt.

EU geeft toestemming aan Microsoft voor overname LinkedIn

Er kwam nog een uitspraak van de Europese Commissie aan te pas maar Microsoft mag dus LinkedIn overnemen. Microsoft topman Satya Nadella had zijn LinkedIn blogpost al klaarstaan en meldde meteen dat je straks dus o.a. met je LinkedIn account kunt inloggen in Microsoft diensten en LinkedIn notificaties in het Windows 10 meldingencentrum krijgt. Nu maar hopen dat ik niet al mijn LinkedIn connections ineens zie opduiken in Skype als contactpersonen.

Offline kijken in NPO apps en site

NPO kon natuurlijk niet achterblijven bij Netflix en kondigde aan volgend jaar ook met de mogelijkheid te komen om afleveringen/films te downloaden voor offline kijken. Goed nieuws natuurlijk voor iedereen die zat te wachten op de kans om DWDD in de trein te kunnen kijken (ik blijf gewoon boeken lezen op mijn ereader).

Usenetprovider NSE is niet aansprakelijk voor inbreuken

In 2009 sleepte BREIN de Nederlandse usenetprovider News-Service Europe (NSE) voor de rechter met een claim over inbreukmakend materiaal op hun servers. De rechter oordeelde in 2011 hierover dat NSE inderdaad inbreuken faciliteerde en NSE werd gesommeerd al het inbreukmakende materiaal te verwijderen en een filter aan te brengen waardoor hun gebruikers niet meer beschermd materiaal konden uploaden. Een bizar besluit omdat het gezien de decentrale aard van usenet totaal niet te handhaven was en NSE zag zichzelf gedwongen de dienstverlening in zijn geheel te staken. Maar ging wel in hoger beroep.

Afgelopen week volgde eindelijk de uitspraak in dat hoger beroep en dat maakt het oorspronkelijke arrest ongedaan: NSE is noch rechtstreeks noch indirect aansprakelijk voor inbreuken die via hun dienst gepleegd worden door gebruikers maar wordt alleen verplicht om een effectieve notice and takedown procedure (NTD) te hebben.[uitspraak PDF]. Aangezien die NTD procedure al lang aanwezig was beschouwt NSE dit als een volledige overwinning terwijl BREIN zich tevreden stelt met de verplichting van die procedure.

En verder nog …

Waarom een algoritme nooit een mens kan vervangen.

Nee, we doen niet aan censuur hoor.

#

E-mails zoeken in meerdere (of alle) mappen in Outlook

Archiveer jij je Outlook mailtjes ook in verschillende mappen? Dan heb je vast al ontdekt dat het zoekbalkje alleen maar de map doorzoekt die je op dat moment geopend hebt. Ik leg uit hoe je meerdere mappen tegelijk kunt doorzoeken maar ook hoe je die zoekfunctie op maat kunt maken om snel en gemakkelijk mailtjes terug te vinden. Ongeacht in welke mappen ze staan.

Incidenteel zoeken

Wil je alleen af en toe een mailtje zoeken? Dan is de makkelijkste manier om het Geavanceerd Zoeken scherm te gebruiken dat in alle versies van Outlook op te roepen is met de toetsencombinatie Ctrl+Shift+F.

outlook ctrl + shift + f
Ook dit zoekvenster zoekt standaard alleen in de map die op dat moment geopend is (de Inbox bij mij). Dat kun je echter aanpassen door op Browse/Bladeren te klikken om andere of meerdere mappen te selecteren waar je in wilt zoeken.

outlook advanced findInbox is al geselecteerd maar de Sent items/Verzonden items is ook handig om aan te vinken, net als de mappen waarin je je gearchiveerde email bewaart. Dat is in mijn geval een uitgebreide mappenstructuur onder de map Misc. Als je ook met geneste mappen werkt, vergeet dan niet om Search subfolders aan te vinken omdat anders alleen de hoofdmap doorzocht wordt en niet de submappen.

Klik op OK als je klaar bent met het selecteren van de mappen om in het vorige scherm de zoektermen op te geven en (hopelijk) de goede mailtjes terug te vinden. Let op dat er standaard alleen in het onderwerp van de e-mails gezocht wordt en niet in de tekst van de mail zelf.

Uitgebreid zoeken met behulp van zoekmappen

Zoekmappen (of Search folders) zijn speciale mappen in Outlook die een vooraf gedefinieerde zoekactie uitvoeren om op die manier een selectie te tonen van mailtjes (of andere items). Je vindt ze in het navigatievenster onderaan in de mappenstructuur van een account.

Er zijn er meestal al enkele aanwezig zoals een zoekmap die alleen alle ongelezen mail toont en een zoekmap die alle mail filtert met een grote omvang. Die laatste is trouwens erg handig om snel de mails terug te vinden met (zeer) grote bijlagen.

Door een zoekmap te maken die de inhoud toont van alle mappen waar jij je e-mails in bewaart, kun je het standaard zoekbalkje gebruiken om alsnog alle mappen met één zoekactie te doorzoeken.

Hoe maak je zo’n zoekmap?

  1. Rechtsklik op de hoofdmap van de zoekmappen / search folders die je het navigatievenster ziet staan. Klik vervolgens op de (enige) optie om een nieuwe zoekmap aan te maken. Je kunt ook de toetsencombinatie Ctrl+Shift+P gebruiken.
    
    outlook search folder
  2. Je kunt dan kiezen uit een aantal vooraf gedefinieerde criteria / zoekacties maar je moet helemaal naar beneden scrollen om een Aangepaste / Custom zoekmap aan te maken. Selecteer deze optie en klik dan op Kiezen / Choose om verder te gaan.
    
    outlook search folder
  3. Geef een naam aan de zoekmap zoals “Alle mails” of “Alles doorzoeken”. Je kunt vervolgens de zoekcriteria gaan invullen die bepalen wat er in de zoekmap getoond worden en kiezen welke mappen daarvoor doorzocht moeten worden.
    
    outlook search folder
  4. Allereerst de criteria. Je wilt geen enkele selectie maken en dus moet je het zoekbalkje helemaal leeg laten. Hier maakt het dus niet uit of er alleen in het onderwerp of ook in de tekst gezocht wordt want door alles leeg te laten worden simpelweg alle e-mails getoond. Feitelijk kan deze stap helemaal overgeslagen worden maar door hier op OK te drukken voorkom je een foutmelding verderop.
    
    outlook search folder
  5. Terug in het vorige scherm kies je vervolgens voor Bladeren / Browse om de mappen te selecteren waarvan je de inhoud getoond wilt hebben. Hier staat het zoeken in submappen wel standaard aan overigens.
    
    outlook search folders
    Klik net zo lang op OK tot je terug bent in het hoofdscherm van Outlook. Met een nieuwe zoekmap in het navigatievenster.

outlook favoritesJe kunt de zoekmap beter toegankelijk maken door te rechtsklikken op die zoekmap en dan de optie te selecteren om het toe te voegen aan je Favorieten. Dat zorgt ervoor dat de zoekmap linksbovenaan in Outlook in het lijstje met snelkoppelingen komt te staan.

outlook searchAls je klikt op de zoekmap dan krijg je nu alle e-mails te zien uit alle geselecteerde mappen. Die lijst wordt standaard gesorteerd op map maar natuurlijk kun je deze ook sorteren op datum of afzender. In het zoekbalkje bovenaan (Ctrl+E) kun je nu al deze e-mails in één keer doorzoeken.

Als je na het aanmaken van deze zoekmap wijzigingen aanbrengt in je mappenstructuur – door nieuwe mappen toe te voegen waar je mail in archiveert – vergeet dan niet om de zoekmap aan te passen en de nieuwe mappen hier aan toe te voegen. Anders worden deze mails niet gevonden bij een volgende zoekactie.

@Afbeelding via Pixabay met CC0 verklaring

#

Eindelijk is er Outlook voor iOS (en het is nog handig ook!)

outlook iosMicrosoft is, na vele jaren alleen aandacht te hebben gehad voor het eigen Windows en Windows Phone platform, inmiddels zeer actief bezig om de eigen Office applicaties ook naar andere mobiele platformen te brengen. Vorig jaar kwamen Word, Excel en PowerPoint op de iPad beschikbaar, nadat de OneDrive en de OneNote app al (veel) eerder uitkwamen voor iOS. Ook voor Android zijn de meeste apps gratis te krijgen, al heb je voor alle functionaliteiten in de Office apps een Office 365 abonnement nodig die niet gratis is.

Tot op heden hebben we het echter altijd zonder Outlook moeten doen. En dat was wel raar want ook al voldoet de standaard Mail app van iOS, het is en blijft een hele basale app. Of je nou fan bent van Outlook of niet, je moet er waarschijnlijk op je werk verplicht mee werken het is wel een prettige applicatie om daar zowel je mail, agenda en (mail)contacten in te beheren en die ene app die zowel je agenda als je mail toonde was er nog niet op je iPad en iPhone.

Of beter gezegd, die was er wel maar die werd in december 2014 door Microsoft overgenomen. Nog geen twee maanden later keert de app terug in de App Store onder zijn nieuwe naam: Outlook voor iOS.Moet je deze nou meteen installeren en de Mail app afdanken of valt het nog wat tegen?

Meteen installeren

outlook_ios2Je komt er natuurlijk maar op één manier achter of de Outlook app ook voldoet en dat is installeren (en uitproberen). De eerste positieve verrassing is het scherm waar je je (nieuwe) accounts kunt toevoegen. Behalve de min of meer verplichte ondersteuning voor Exchange en Outlook.com vind je namelijk ook de mogelijkheid om je iCloud mail, Gmail en Yahoo Mail accounts toe te voegen.

Daarnaast biedt Outlook ook de mogelijkheid om bijlagen uit de mail op te slaan in een cloudopslagdienst, of juist bestanden uit één van deze diensten als bijlage aan een nieuwe mail toe te voegen. Vanzelfsprekend is OneDrive van de partij maar ook Dropbox, Box en Google Drive (via het Google account) ontbreken niet.

outlook
Nadat je één of meerdere mailaccounts hebt toegevoegd kom je in het hoofdscherm terecht van Outlook. Zoals je van Outlook (en alle andere mailapplicaties) gewend bent krijg je de lijst met mails in een kolom aan de linkerkant terwijl in de brede kolom rechts de geselecteerde mail getoond wordt. Indien je meerdere accounts hebt toegevoegd kun je er voor kiezen om alles in 1 lijst te zien of per account alleen de betreffende mails te zien. Dat laatste ligt voor de hand als je, zoals ik hierboven, een werkmailaccount combineer met twee prive mailaccounts.

Onder in het scherm zie je de verschillende ´tabbladen´ van de app. Outlook opent standaard met de mail [1] terwijl je bij Agenda [2] niet geheel verrassend je agenda terugvindt. Alle kalenders uit je accounts worden daar (in verschillende kleurtjes) getoond hoewel je individuele kalenders aan en uit kunt zetten hier.

outlook
Helemaal nieuw voor een mailapp en Outlook is het middelste tabblad Bijlagen [3]. Eigenlijk is dit een soort filter dat over alle accounts is gelegd want het toont per mailaccount alleen de bijlagen die ontvangen zijn. De drie recentste staan in de verkorte lijst en als je doortikt op de naam van het account krijg je het volledige overzicht van alle bijlagen in dat account. Ook vind je de drie recentst toegevoegde bestanden in de cloudopslagdiensten die je in Outlook hebt toegevoegd. Op die manier kun je heel snel een bestand delen of aan een mail bijvoegen.

outlookAndersom werkt het ook. Heb je een bijlage in de mail gekregen, dan kun je die vanaf je iPad of iPhone meteen opslaan in één van de cloudopslagdiensten. Dat gaat nog wat krampachtig want de app maakt een map Outlook aan in de hoofdmap van OneDrive, Dropbox, Box of Google Drive zonder de optie te geven zelf te kiezen in welke map het bestand opgeslagen moet worden. En omdat het nog de eerste versie is, is de Nederlandse vertaling  van ‘was saved‘ ook nog niet helemaal perfect ;)

outlook
Naast Mensen [4] – waar je alle geïmporteerde contacten in 1 lijst aantreft – zitten de Instellingen [5]. Die zijn redelijk beperkt want bij de accountinstellingen heb je bijvoorbeeld niet de gelegenheid om onderscheid te maken tussen de mail, kalender en contactpersonen per account (handig om niet je prive contactpersonen te importeren). Je kunt wel enkele standaardwaarden instellen, zoals het standaardaccount waaruit gemaild wordt, de standaardkalender, de (inhoud van de) handtekeningen (gezamenlijk of per account), de standaardbrowser en welke acties Outlook moet uitvoeren als je naar links of naar rechts veegt over een mailtje.

De gefocuste inbox lijkt op wat Google met Gmail doet. Outlook poogt daarmee zelf onderscheid te maken tussen belangrijke mailtjes en de minder belangrijke mailtjes, zoals nieuwsbrieven, notificaties en mailtjes waar je alleen maar op ge-cc’d bent. Ik heb een enorme hekel aan dat intelligente ‘meedenken’ van apps dus ik heb de optie, die standaard aanstaat, snel weer uitgezet.

Valt het mee of tegen?

Er valt mijns inziens nog wel iets te verbeteren aan het opslaan van bijlagen in de cloudopslagdiensten door op zijn minst zelf te bepalen in welke map Outlook de bestanden moet zetten maar voor de rest werkt het bijzonder goed. De bijlagenfunctie vind ik voor de rest namelijk een schot in de roos. De praktijk is namelijk dat er nog steeds ontzettend veel bestanden verstuurd worden via de mail en het was op de iPad, via de Mail app, best wel omslachtig om ze te openen, laat staan om ze handig ergens op te slaan zodat je er later vanaf een laptop of pc bij kunt. In de Outlook app kun je meteen (alleen) alle bijlagen zien, ze meteen openen in de app – en dat werkt uitstekend voor Office bestanden – en vervolgens opslaan.

Outlook voor op de pc zit tjokvol met functies. Die zijn vanzelfsprekend niet allemaal nodig in de iOS app maar ik hoop wel dat er nog een paar bijkomen daar. Belangrijk, voor mij tenminste, is de mogelijkheid om mailtjes te kunnen verplaatsen tussen accounts. Ik gebruik dat zelf om mijn werkmail te archiveren in een (mappenstructuur in een) Gmail account en hoewel dat prima werkt in Outlook voor de pc en de Mail app op mijn iPad, lukt dat niet in de Outlook voor iOS app. Daarnaast zou ik graag sorteerregels kunnen instellen maar ik kan me bijna niet voorstellen dat dit in een toekomstige versie niet toegevoegd gaat worden.

Maar hoewel ik dus nog af en toe ben aangewezen op de Mail app voor het archiveren van mijn werkmail, ga ik wel overstappen op de Outlook app. Het werkt goed, combineert eindelijk mijn werkmail met mijn agenda op mijn iPad en de bijlagenfunctie ga ik zeker vaker gebruiken. Het belangrijkste misschien is nog wel dat de Outlook app geen aanstalten maakt om Google achterna te gaan met de Inbox app. Google lijkt vastbesloten te zijn je mailbox te behandelen zoals ze ook hun zoekresultaten in de zoekmachine behandelen: gefilterd, gefilterd en nog eens gefilterd. De “gefocuste inbox” van Outlook is daarentegen gelukkig uit te zetten.

Wil je, of moet je, regelmatig veel met mail doen op je iPad? Dan is de Outlook voor iOS app een stevige verbetering ten opzichte van de Mail app.

#

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top