Importeren van Evernote notities in OneNote

Ik ben een groot fan van Evernote als centrale opslagplek voor interessante websites, gescande documenten en mailtjes of tweets die ik via IFTTT daar laat binnenkomen. Maar de liefde is wel enigszins bekoeld sinds de wijzigingen die Evernote aanbracht in hun abonnementsmodellen en ze jaarlijks 40 euro begonnen af te schrijven zonder enige waarschuwing. Het was één van de redenen om OneNote te gaan gebruiken voor het bewaren en terugzoeken van gescande documenten, lijstjes en aantekeningen.

Maar geheel overstappen van Evernote naar OneNote doe je niet snel als je al vele notitieboeken met duizenden notities hebt staan in Evernote. Microsoft hoopt Evernote gebruikers nu alsnog over te halen om OneNote (en OneDrive) te gaan gebruiken door met een importtool te komen waarmee je bestaande Evernote notitieboeken en losse notities kunt importeren in OneNote.

Waarom OneNote?

Microsoft begon met de ontwikkeling van OneNote in 2001 en lanceerde Microsoft Office OneNote 2003 als een los product naast Office 2003. Later werd dit deels geïntegreerd in Office 2007 en volledig in Office 2010. In de eerste versies kon je gemaakte notities niet synchroniseren tussen verschillende apparaten en dat was één van de redenen waarom het de concurrentie met o.a. Evernote niet aan kon. Dat veranderde echter toen Microsoft een webversie van OneNote introduceerde als onderdeel van Office 365, OneNote koppelde aan OneDrive om de synchronisatie te regelen en het als standaard notitie-app presenteerde voor de eigen Surface tablets. Als klap op de vuurpijl besloot Microsoft in 2014 om OneNote gratis te maken voor alle platformen.

Exporteren uit Evernote en importeren in OneNote

De importeertool kun je vinden op de site waar Microsoft natuurlijk ook even benadrukt wat OneNote allemaal beter doet dan Evernote. Verder wordt er met geen woord gerept over Evernote of de werking van de tool en dat is jammer want voordat je kunt beginnen met het importeren van notities uit Evernote, zul je die notities wel op je pc moeten hebben staan natuurlijk. Daarom hierbij een paar tips vooraf die eigenlijk op de site hadden mogen staan:

  • De importeertool werkt alleen op een Windows 7 pc of hoger en dat betekent dat de Mac gebruikers van Evernote achter het net vissen en op zoek moeten naar iemand met een Windows pc;
  • De importeertool gaat er van uit dat je Evernote geïnstalleerd hebt staan op je Windows pc en dat alles recentelijk gesynchroniseerd en actueel is;
  • Standaard worden alleen notitieboeken (met alle inhoud) geïmporteerd. Je kunt weliswaar een selectie van losse notities importeren maar die moet je vooraf dan eerst selecteren in Evernote en exporteren naar een .enex bestand;
  • Trek er flink wat tijd voor uit als je veel notitieboeken met veel notities hebt. Importeren ging bij mij met een snelheid van ca. 300 notities per uur en ik was uiteindelijk een middag kwijt aan drie grote notitieboeken;
  • De geïmporteerde notitieboeken worden individueel geupload naar en opgeslagen in je OneDrive account als OneNote notitieboeken. Als je veel (grote) bijlagen hebt in Evernote – en een gratis OneDrive account hebt – check dan vooraf of je voldoende ruimte vrij hebt in je OneDrive account.

Importeren maar!

De importeertool kun je starten door te dubbelklikken op het gedownloade bestand. Apart installeren is niet nodig in dit geval. Allereerst word je gevraagd om akkoord te gaan met de voorwaarden (het blijft een Microsoft tooltje natuurlijk) en vervolgens kom je meteen in het scherm om te kiezen welke Evernote notitieboeken je wilt importeren in OneNote.

onenote evernote import
De tool herkent dus de notitieboeken die je in Evernote hebt staan (en die op je pc staan omdat je Evernote geïnstalleerd hebt staan) en je kunt hier alle notitieboeken selecteren die je wilt importeren.

Hier is niet te zien hoeveel notities er in de verschillende notitieboeken staan of hoe groot de bestanden zijn. Controleer dit dus in Evernote zelf voordat je alles aanvinkt en de tool straks dagen bezig is met importeren van tienduizenden notities!

Zelf koos ik er voor om eerst maar eens één (goedgevuld) notitieboek te importeren en is dat de enige die ik aangevinkt heb. Je ziet overigens onder de lijst met notitieboeken de optie staan om een bestand te importeren. Die krijg je meteen te zien als Evernote niet geïnstalleerd staat en vereist dus dat je een exportbestand hebt gemaakt in Evernote van je losse notities of selectie van notitieboeken. Ik heb die optie getest en ook die werkt goed maar voor de rest van de uitleg ga ik er ook van uit dat Evernote zelf geïnstalleerd is.

Na het selecteren van de notitieboeken word gevraagd om in te loggen op je Microsoft account. De OneNote notitieboeken worden namelijk opgeslagen in je OneDrive account. Je hebt de keuze tussen een persoonlijk Microsoft account of een werk/school account als je die hebt.

onenote evernote importeren
Bij de vierde stap wordt (pas) uitgelegd hoe de Evernote notitieboeken geïmporteerd gaan worden. Elk Evernote notitieboek wordt omgezet naar een los OneNote notitieboek waarbij de noties als pagina’s (pages) in de notitieboeken komen. De enige optie die je hierbij hebt is om toegekende tags in Evernote te gebruiken voor het organiseren van de notitieboeken. Als je deze aanvinkt dan worden de Evernote notities met dezelfde tag als pagina’s gegroepeerd in secties in het OneNote notitieboek.

Als je geen structuur in je tags hebt zitten in Evernote dan is deze optie een goede manier om een grote zooi te veroorzaken in je nieuwe OneNote notitieboeken. Secties zijn de tabbladen in de OneNote notitieboeken en honderden tags leveren dus honderden tabbladen op. Ook iets om vooraf te controleren dus!

onenote evernote importeren
Goed nagedacht over welke notitieboeken je wilt importeren en of de tags omgezet moeten worden naar secties? Dan kun je op de Import knop drukken en gaan kijken naar de voortgang. Het duurde bij mij 2 uur om de 646 notities uit mijn @Archief notitieboek te importeren maar dat kan en zal verschillen, afhankelijk van de grootte van die notities en eventuele bijlages.

onenote evernote resultaat
Als de tool klaar is krijg je een melding daarvan. Als er notities zijn die niet geïmporteerd konden worden dan krijg je dat ook te zien met de suggestie erbij om die handmatig (met kopiëren en plakken) over te nemen. Hoe dan ook, klik op View notes in OneNote om OneNote te openen en te kijken hoe het er allemaal uitziet.

In de desktopversie van OneNote kun je – in tegenstelling tot de webversie – meerdere notitieboeken tegelijk openen. Je kunt dan ook pagina’s en complete secties verplaatsen tussen al je verschillende notitieboeken en op die manier de boel wat beter organiseren. Als je IFTTT gebruikte om automatisch notities aan te laten maken in Evernote, denk er dan aan om dit aan te passen als je overstapt naar OneNote.

#

Doorzoek je Evernote notities met Google of Bing

evernoteIk bewaar behoorlijk veel digitale informatie in Evernote. Aantekeningen, een selectie van mailtjes, foto’s, de Excel verslagen en de planning van #blogpraat, artikelen die ik om wat voor reden dan ook interessant vind, documenten en tijdschriften in PDF formaat, blogposts die ik later nog eens terug wil lezen en natuurlijk gedigitaliseerde visitekaartjes. Die zijn allemaal prima terug te vinden in Evernote zelf, ongeacht of je nou tags gebruikt of liever alleen de zoekfunctie gebruikt.

Maar je gebruikt de zoekfunctie pas op het moment dat je vermoedt – of zeker weet – dat hetgene wat je zoekt ook daadwerkelijk in je Evernote-account opgeslagen is. Het is niet zo dat je bij toeval tijdens een zoekactie in Google (of Bing, gebruikt er iemand Bing eigenlijk?) ook doorverwezen wordt naar je Evernote notities omdat je in het verleden daar een relevant artikel in bewaard hebt.

Of toch wel?

evernote google in firefox

Gerelateerde zoekresultaten in Google (Firefox)

evernote bing in chrome

Gerelateerde zoekresultaten in Bing (Chrome)

Evernote Web Clipper

De Evernote Web Clipper is een extension of add-on voor Chrome en Firefox die bedoeld is om makkelijk (screenshots van) webpagina’s of artikelen vanuit je browser op te slaan in Evernote. De Web Clipper heeft echter ook een optie in de instellingen waarmee gerelateerde zoekresultaten uit je Evernote-account getoond worden in je browser zodra je een zoekactie uitvoert in (o.a.) Google of Bing. Oftewel, terwijl je een zoekactie doet in Google of Bing, doorzoekt de Web Clipper jouw notities en toont de drie (meest) relevante notities in een venster bij de Google/Bing zoekresultaten.

Standaard staat de instelling niet aangevinkt maar door naar de instellingen van de Web Clipper te gaan – rechtsklikken op het desbetreffende icoontje en kiezen voor options – kun je dit alsnog doen.

evernote webclipper settings
De opties verschillen per browser maar bij beide staat een optie Related Results met het hokje dat je aan kunt vinken.

Hoe nuttig deze functionaliteit is hangt natuurlijk mede af van hoe je Evernote gebruikt. Heb je veel notities, artikelen of (eigen) blogposts opgeslagen? Dan zul je waarschijnlijk bij elke zoekactie wel gerelateerde notities voorgeschoteld krijgen. Bij mij worden regelmatig bewaarde artikelen samen met mijn eigen oude blogposts getoond en vind ik het met name handig om te ontdekken dat ik helemaal niet opnieuw op zoek hoef naar informatie over een bepaald onderwerp. Aangezien ik dat kennelijk al eerder gedaan en opgeslagen had :)

Evernote is handig als extern geheugen maar juist dan is het prettig om er aan herinnerd te worden wat je allemaal daar opgeslagen hebt. Eigenlijk een beetje googelen in je geheugen, zeg maar.

#

Digitaliseren van visitekaartjes met Evernote en LinkedIn

visitekaartjesDe laatste jaren doe ik bijna alles digitaal. Rapporten, artikelen, vergaderstukken, productdocumentatie, flyers … het is tegenwoordig allemaal digitaal beschikbaar en dankzij mijn laptop, tablet en de combinatie van OneDrive, Pocket en Evernote hoef ik nooit lang te zoeken voordat ik een document teruggevonden heb.

Totdat ik op zoek moet naar de contactgegevens van iemand die ik ooit ontmoet heb en waarvan ik zeker weet dat ik ergens een visitekaartje moet hebben liggen. Waarschijnlijk toen in mijn jaszakje gedaan, in de bureaula gedaan op mijn werkplek of misschien in mijn portemonnee gestoken. Maar waar nou precies? Want het lastige van visitekaartjes is dat je eigenlijk niet goed weet wat je er mee aan moet als je in een overleg lekker digitaal zit te wezen. En dat terwijl, ondanks verwoede pogingen, het fenomeen visitekaartjes simpelweg niet uit te roeien is. Ook in 2014, waar iedereen met smartphones, tablets en laptops loopt, heeft iedereen een visitekaartje. Voor werk of privé. Voor je blog zodat je anderen iets sneller kunt uitleggen waarom je foto’s van hun boekwinkel wilt maken. In de huisstijl of je eigen stijl. Met of zonder pakkende spreuk.

Je eigen digitale rolodex

Dat wil niet zeggen dat zakelijk netwerken alleen maar via visitekaartjes gaat natuurlijk. Wie heeft er tegenwoordig nou geen LinkedIn-profiel? De kans is groot dat als je visitekaartjes uitdeelt aan een ander, je ook wel op LinkedIn te vinden ben. Als ik een visitekaartje van je gekregen heb, dan benader ik je in ieder geval vaak ook via LinkedIn zodat ik met een gerust hart dat visitekaartje kwijt kan raken.

Maar goed, dat blijft wel wat omslachtig dus ik was erg nieuwsgierig toen Evernote een paar maanden geleden een nieuwe scanfunctie voor visitekaartjes introduceerde voor iOS apparaten. Ideaal om meteen met je telefoon een visitekaartje in te scannen waarna de tekstherkenning van Evernote er voor zorgt dat namen, bedrijven, URL’s en telefoonnummers gestructureerd doorzoekbaar worden gemaakt. Een optionele koppeling met LinkedIn zorgt er voor dat Evernote ook meteen zoekt naar een eventueel matchend LinkedIn profiel en daar ook nog de contactgegevens uit importeert.

Ik wilde dat meteen proberen maar bij gebrek aan een iPhone besloot ik te wachten op de introductie van deze functionaliteit in de Android versie, die uiteindelijk vorige week kwam.

visitekaartjes

De camera van de Evernote for Android app is nu dus voorzien van een nieuwe stand die specifiek voor visitekaartjes is bedoeld (swipen om tussen de verschillende standen te wisselen). Op het scherm wordt met een vakje aangegeven waar je idealiter het visitekaartje precies in moet laten vallen en nadat je de foto/scan gemaakt hebt wordt er automatisch een nieuwe notitie aangemaakt met het gescande kaartje.

De eerste keer vraagt de Evernote app of je je LinkedIn account wilt koppelen. Als je dat doet, dan importeert Evernote vervolgens de standaard contactgegevens inclusief profielfoto, functie en een link naar je volledige LinkedIn-profiel. De notitie krijgt standaard de titel mee in het formaat ‘Naam van de persoon – Visitekaartje‘. Ik heb er meteen zo’n 50 gescand en dit verliep compleet foutloos in minder dan een half uurtje.

Zoals gewoonlijk met Evernote kun je op alles zoeken wat in een notitie voorkomt, ook op de gescande visitekaartjes dankzij de OCR. Het is wel aan te raden om alle visitekaartjes-notities in een eigen Evernote notitieboek te plaatsen als je van plan bent om er veel gebruik van te maken omdat je dan eenvoudiger met 1 zoekactie (alleen) alle visitekaartjes kunt doorzoeken. Het scannen van visitekaartjes is overigens een betaalde Premium functie van Evernote maar je kunt er met een gratis account 1 jaar onbeperkt gebruik van maken als je Evernote en LinkedIn aan elkaar koppelt.

@foto via Pixabay met CC0 verklaring

#

  • © 2006- 2021 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top