Tip: Dropbox

Sharepoint, Box.net, Google Docs .. er zijn voldoende web oplossingen om je documenten op te slaan als je samen wilt werken aan documenten of simpelweg genoeg hebt van telkens weer documenten op en van je USB stick te kopieren.

De beste suggestie die ik in 2009 kreeg is echter een oplossing die het iets anders aanpakt. Dropbox is ook een site waar je documenten kunt opslaan maar gebruikt een client om documenten lokaal op pc’s te synchroniseren.

Het is een kwestie van een account aanmaken, het installatiebestand downloaden en na installatie heb je een My Dropbox map erbij die default onder de Mijn Documenten map staat (maar optioneel ook elders neer te zetten is).
Er worden enkele mappen standaard toegevoegd, zoals een mapje Public en Photo’s, waarmee het mogelijk is om foto’s maar ook andere bestanden eenvoudig te delen met anderen (of de hele wereld). Een kleine handleiding wordt zelfs in de relevante mappen geplaatst.

Nu gaat het mij niet om delen maar om eenvoudig bestanden thuis, op het werk en op mijn netbook te sychroniseren.

Gelukkig is dat zo mogelijk nog eenvoudiger. Alles wat onder de My Dropbox map wordt geplaatst wordt automatisch door de client geupload naar de site onder jouw account.  Nadat ik op mijn werkpc en netbook eveneens de client geinstalleerd had werden daar in hoog tempo de bestanden automatisch gedownload en vanaf dat moment zijn alle bestanden uniform op alle plekken aanwezig.

Op de site zijn je bestanden natuurlijk ook te benaderen maar ook zijn alle wijzigingen en activiteiten netjes zichtbaar. Zelfs per ongeluk verwijderde bestanden zijn met 1 klik terug te halen. Voor werkdocumenten gebruik ik nu inmiddels geen USB stick meer want die kan die truucjes niet ;)

Ook voor de prijs hoef je het niet te laten. Dropbox kent een gratis variant waarin je 2 GB krijgt en wat met referrals nog wat op te hogen is (alle links in deze post naar Dropbox zijn overigens referral-links van mij). Voor documenten alleen zal dit ruim voldoende zijn maar mocht je ook nog (veel) meer data daar willen opslaan, dan kennen ze betaalde modellen voor 50 en 100 GB.

Ging zoeken altijd maar zo makkelijk als met Everything

Zoeken naar informatie is 1 ding, zoeken naar bestanden op je eigen pc is weer heel wat anders. Zeker, je kunt zoeken met de zoekfuncties in Windows en er bestaan al jaren veel programma’s die dat nog een stuk beter doen dan de ingebouwde standaard mogelijkheden in Windows. Desktop searchtools zijn zelfs een aparte tak van sport geworden en wie kent niet de Google Desktop Search (in 2011 gestaakt) of Copernic Desktop Search ?

Alleen, die tools zijn eigenlijk veels te groot en hebben erg interessante maar ook veel mogelijkheden die je veelal niet eens nodig hebt. Zeker is het handig om op de inhoud van documenten te zoeken, maar wat als je gewoon een tekstbestandje zoekt, een aangemaakte map of die mp3 die je vorige week gedownload hebt. Tegen de tijd dat een desktop searchtool de indexen bijgewerkt heeft en je een eenvoudige zoekactie hebt uitgevoerd is je koffie al weer koud geworden.

Everything is een piepklein programma (300 Kb) die het anders aanpakt. Niks geen indexen aanmaken om te doorzoeken (zoals met het al bijna net zo handige Locate32 wat je bijzonder goed als vervanging van de zoekfunctie in Windows kunt gebruiken) maar een index aanmaken om vervolgens te filteren.

In enkele minuten indexeert Everything alle bestanden en mappen op je pc, wat voor mij op ruim 291.000 objects uitkwam. Bij het standaard scherm zie je vervolgens al deze honderdduizenden bestanden en mappen op alfabetische volgorde staan. Hierna is het een kwestie van letters of woorden tikken waarbij bij elke nieuw karakter wat je tikt de set van al die duizenden gefilterd wordt. In enkele seconden heb je het bestand/map of bestanden/mappen gevonden waarin de getikte term voorkomt.

everything
Je kunt nog wat opties instellen in het Search menu en bij de Options maar de default instellingen zorgen er al voor dat ik razendsnel alle mp3’s, documenten en overige bestanden terug kan vinden. Natuurlijk kan dat met wat meer geduld ook op een andere manier maar de werkwijze van Everything is supersnel en effectief. Is dat niet alles wat je mag verwachten van een klein gratis programma?

  • © 2006- 2021 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top