Zie bijlage. Zoeken maar

Ik neem aan dat ik niet de enige ben die dagelijks veel mailtjes krijgt. Welk systeem je daar ook op los laat voor het verwerken, lezen en archiveren ervan, een goede zoekfunctie is essentieel als je het later ooit nog weer wilt vinden. Dat is ook de reden dat ik zowel GMail als Mailstore gebruik en niet vertrouw op de beperkte zoekmogelijkheden in mailclients als Thunderbird of Outlook.

Eén van de dingen die wel kan in Mailstore maar niet in GMail is het kunnen zoeken in bijlagen. Bij prive mail komt dat bij mij maar weinig voor maar in mijn werkmail zitten zeer regelmatig Word documenten, Excel spreadsheets, Powerpoint presentaties en PDF’s die niet geïndexeerd worden. Die kon ik tot nu toe alleen maar terugvinden in GMail door de mail te zoeken waar die als bijlagen aan toegevoegd waren of op de naam van de bijlage maar in de praktijk liet ik alle mail -inclusief bijlagen- gewoon indexeren in Mailstore zodat ik de goede bijlage terug kon vinden.

Je zou zeggen dat Google toch zonder al te veel problemen ook de documenten zou moeten kunnen indexeren die als bijlagen worden meegestuurd in GMail, zoals ze dat voor Google Drive wel doen, maar tot recent was het niet mogelijk om die te doorzoeken.

Tot gisteren om precies te zijn toen Google bekend maakte dat ze gestart zijn met het indexeren van alle bijlagen in Gmail zodat je daar ook op kunt zoeken. Ik heb het net getest en inderdaad worden de mails nu ook gevonden als de zoektermen in de bijlage(n) voorkomen. Perfect werkt dat nog niet echt omdat in GMail niet rechtstreeks getoond wordt of de zoekterm in de mail of in een bijlage voorkomt. Indirect kun je dat afleiden doordat er geen term gemarkeerd wordt in een bijlage terwijl dat wel gedaan wordt in de tekst van de mails zelf. Erg vergelijkbaar met hoe Mailstore dat aanpakt eigenlijk.

Wat in Mailstore juist niet kan, kun je wel in GMail met de uitgebreide zoekmogelijkheden, namelijk het zoeken naar (en in) specifieke bijlagen. Als je zoekt op has:attachments dan filter je automatisch op alleen die mails waar een bijlage aan zit terwijl je met filename:doc of filename:pdf weer filtert op die specifieke bestandsformaten. Deze kun je combineren om snel te zoeken naar bijlagen met bijvoorbeeld “has:attachments filename:doc zoekterm1 zoekterm2 zoekterm 3

Voor de liefhebbers van mailtjes zoeken zullen we maar zeggen.

#

Gmail in je Google zoekresultaten, het vervolg

Dit keer heeft Google records gebroken. Bij mij tenminste. Meldde ik enkele dagen geleden nogdat Google een experiment ging doen om ook je Gmail te betrekken bij je Google zoekresultaten, 1 dag later kreeg ik al de bevestiging dat die feature was aangezet voor mijn Google account.

Thanks for joining the Gmail in personal search results field trial. We’re now ready to start showing you relevant email and content from Gmail next time you search on Google.

En in de mail gaven ze al vast preventief antwoord op te verwachten kritische vragen:

These results are only visible to you, so you need to be signed in, and the pages are transmitted over SSL-encrypted channels, the same security protocol used in Gmail.

En zoals je aan bovenstaande schermafdruk kunt zien werkt het net zo subtiel als aangekondigd. Je moet weliswaar gebruik maken van google.com en niet google.nl maar dat deed ik sowieso al. Bij zoekacties waar je geen resultaten in je Gmail gevonden wordt gebeurt er niets en zie je ook niets maar zodra dit wel het geval is krijg je rechtsboven een dichtgeklapt venster met Gmail results.

Op het plusje klikken levert je een overzichtje op van alle mail die de termen bevatten waarop je gezocht hebt. Dit wordt in de standaardweergave van Gmail weergegeven, als conversatie, dus zowel inkomende als uitgaande mail wordt doorzocht en getoond.

Zelf vind ik het best handig. Ik gebruik de Google zoekmachine vaker voor zoekacties dan dat ik de zoekfunctie in Gmail gebruik en dit brengt beide handig bij elkaar. Ik vond gisteren meteen een relevante nieuwsbrief in mijn Gmail terwijl ik in Google zocht naar wat de huidige game van de maand was op Playstation Plus en ik ben wel overtuigd van het nut. Dat zelfs het Gmail vakje niet getoond wordt als er ook geen mail is die aan de zoekactie voldoet vind ik netjes en datzelfde geldt voor het standaard ingeklapt zijn van je Gmail zoekresultaten. Als iemand met me meekijkt op mijn scherm zit ik er in ieder geval niet op te wachten dat mijn prive mail getoond wordt.

Nu ben ik benieuwd of dit ook een blijvertje bij Google wordt of dat het ook over een tijd stilletjes afgevoerd wordt. Het blijft immers een experiment.

#

Gmail in je Google zoekresultaten

Gmail meegenomen in je Google zoekresultaten

Het zal wel weer flink wat discussies losmaken over privacy en de (on)betrouwbaarheid van Google. Dat was het eerste dat ik dacht toen ik gisteravond de blogpost las op het Google blog over het experiment dat ze uitvoeren om GMail mee te nemen in jouw persoonlijke Google zoekresultaten.

Al vanaf de lancering (nee, de aankondiging) van Gmail waren er velen die bezorgd waren dat Google alle mails op hun server zou gebruiken voor eigen duistere doeleinden.  Google zou je mail lezen, analyseren en van alles doen wat jij niet wilde. Wat dat dan precies zou moeten zijn en of jij dat dan wel of niet zou willen, dat werd me nooit helemaal duidelijk. Google wees fijntjes op hun privacyverklaring en liet het aan de mensen zelf over om wel of niet een Gmail account te nemen. Tegenwoordig snappen de meesten (?) gelukkig wel dat bij elke gratis dienst zij zelf het product zijn en in ruil voor een prima maildienst en ditto zoekfunctie betaal jij met gerichte advertenties en informatie over jou en je zoekgedrag.

En zoeken via Google is natuurlijk al lang persoonlijk geworden. Of je je zoekgeschiedenis nu wel of niet hebt aanstaan, de zoekresultaten passen zich toch aan. Sociale media heeft invloed, de +1’s nog meer en je kunt zelf ongewenste sites semi permanent laten verdwijnen uit jouw lijst met zoekresultaten. Google leert van jou wat je wel en niet wilt zien.

De allerbeste bron met relevante informatie over wat ik interessant vind kon inderdaad wel eens mijn Gmail zijn. Ik gebruik het als primair mailadres en de paar gigabytes aan mail die ik daar heb staan is feitelijk een uitgebreide knowledge base waarin ik zelf ook bewust informatie in bewaar over personen en van alles en nog wat. Werk en prive. Grote kans dat als ik iets zoek wat mij interesseert, ik er ook wel mailtjes over heb ontvangen of verstuurd. Dus ja, ik heb me gisteravond meteen aangemeld voor dat experiment. Ik wil wel weten of het mij wat oplevert.

En jij? Wel of niet?

#

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top