Mail spielerij

Ik ben er zo’n eentje die zijn mailprogramma als personal information manager gebruikt. Zeker op werk bewaar ik bijna alle mailtjes, simpelweg omdat ik vind dat handmatig opschonen van de mailbox en het oneindig blijven sorteren in mapjes onnodig veel werk is. Gewoon bewaren en de zoekfunctie gebruiken om oude mailadressen terug te zoeken (ik ben dol op replyen op oude mails zodat ik geen adressenboek hoef bij te houden). Gaat geweldig en ik werk zo het liefste.

Echter, ook in een tijdperk waar gigabytes opslagruimte voor eurocenten te verkrijgen is, zijn er altijd wel mensen die mijn manier van werken niet kunnen waarderen. Zo zijn er de archiveerders & opschoners die het ware geluk nastreven in de stellige overtuiging dat dit alleen bereikt kan worden door een Zen achige benadering van lege mailboxen. Mailtjes lezen, mailtjes afhandelen, mailtjes wissen … het gelukzalige gevoel schijnt daarna te komen. Ik heb het echter nooit mogen ervaren.

Daarnaast zijn er beheerders. Niet van je mail want dat boeit niet maar wel van de hoeveelheid ruimte die je ervoor krijgt. Kortom, je kunt wel al je mail inclusief je attachments willen bewaren meneer Snijders, maar daar krijg je beperkte ruimte voor en u ziet het maar dat u het er mee doet. Vaak gebruiken beheerders ook argumenten van de opschoonreligie, ook al geloven ze er stiekem zelf ook niet in. ‘Een lege mailbox is een goeie mailbox’ en de klassieker ‘Oude rommel moet je niet willen bewaren’ waarmee ook nog even wordt meegegeven dat je eigenlijk iets heel stouts wilt als je gewoon alle mail wilt bewaren.

Anyway .. in het kader van ja knikken op die argumenten en zelf stiekem toch je eigen weg gaan, had ik al eerder geprobeerd of ik dan tenminste al mijn mail kon exporteren uit GroupWise, wat ik op werk gebruik, naar een ander programma toe wat ik dan weer gebruik voor het doorzoeken en archiveren van mail: Mailbox Store Home. Dat was tot op heden geen succes want het pakket zelf biedt er geen mogelijkheden voor en dat kwam neer op elke mail individueel opslaan en overhevelen. Geen optie dus.

In het kader van alle Sharenet deelprojecten gaan we echter ook over van GroupWise naar Exchange/Outlook en groot was mijn vreugde dat er een apart tooltje bleek te bestaan wat de mailbox inclusief mappen, agenda-items enz zou kunnen exporteren naar 1 Outlook PST bestand. Nog groter was mijn vreugde toen ik vanmorgen na wat testen ook zonder problemen precies dat voor elkaar kreeg. Hoe vaak maak je mee dat software precies dat doet wat het behoort te doen? 1 PST bestand van zo’n 90 MB met alle mail en attachments erin .. waar hebben we het eigenlijk over dacht ik nog.

Thuis in mijn Outlook 2007 het bestand gekoppeld en de mail geindexeerd in Mailstore Home. Volledig doorzoekbaar en ik hoef lekker niemand uit te leggen waarom ik dat nou fijn vind.

Voor het betere document beheer kan ik ook nog alle attachments loskoppelen van de mail met de Outlook Attachment Remover en deze vervolgens apart indexeren met dtSearch wat ik hiervoor gebruik.

En wat doen jullie met al je (werk)mail? Fervent opschonen of ook creatief met het bewaren?

Mail management: avonturen van Mailstore en GroupWise

Begin jaren 90, toen ik begon met de BDI opleiding, toen was het makkelijk. Elke student had een inlogaccount voor het netwerk en een bijbehorend mailadres waarmee voor mij tenminste mijn allereerste mailadres geboren was. Ik herinner me zelfs het adres nog: bdi05657@heo.rhij.nl en met een dos mailprogramma, genaamd P(egasus)Mail en door ons stiekem piemel genoemd, was het allemaal heel eenvoudig. Mail beheren of een mail stortvloed, dat waren dingen die gewoon niet aan de orde waren. Het mailadres bestaat inmiddels niet meer hoewel Google Groups nog steeds verraadt dat ik in mijn afstudeerperiode ook erg druk was met Duke Nukem 2 en Commander Keen.

Nu, 17 jaar later, ben ik de gelukkige eigenaar van zo’n 15 semi-actieve mailadressen al dan niet via 1 van mijn domeinen, provider, gmail, yahoo, hotmail of natuurlijk mijn werk. Ik heb zo’n beetje alle bestaande mailpakketten geprobeerd de laatste jaren en ben uiteindelijk “gewoon” bij Thunderbird blijven steken. Die leest alle nodige accounts (op die van mijn werk en Hotmail na) keurig uit en ik ben er wel tevreden mee.

Behalve …

Een mail zoeken blijft gewoon lastig. Thunderbird zoekt per account en niet door *al* je mailfolders en natuurlijk zit die mail dus ergens in mijn werkaccount in de GroupWise. Via desktopzoekmachines als Copernic en Google Desktop kun je ook je mail indexeren maar echt lekker werken vond ik dat ook niet, plus wederom mijn GroupWise mail die niet geimporteerd kan worden. Mijn hoop laaide ineens weer op vorige week toen ik in de Computer Totaal las over Mailstore Home die mails uit een groot aantal programma’s kan importeren en archiveren, plus daar een supersnelle overkoepelende zoekactie op los kan laten. Zoals verwacht en gevreesd zat GroupWise daar niet tussen maar het kan wel .eml bestanden importeren die door alle mailpakketten aangemaakt kan worden. Afgelopen weekend heb ik Mailstore geinstalleerd en alle mails van alle accounts uit Thunderbird eenvoudig weten te importeren. Via Outlook (dat ook nog geinstalleerd stond) waren al mijn mails van Hotmail ook zo binnen en dus was ik vandaag voornemens om op werk te kijken of ik mijn werkmail als losse berichten kon opslaan in GroupWise.

en_preview.jpg

Ik heb weinig klachten over GroupWise (ik werk er al 12 jaar mee) maar nu heb ik er dus eentje. Alles nagelopen, van alles geprobeerd maar ik kwam niet verder dan dat ik feitelijk elk individueel mailtje kan/moet opslaan als .eml bestand. Dat gaat dan ook nog met een aantal muisklikken gepaard dus met zo’n 3000 mails in alle folders lijkt me dat een hele snelle manier om RSI te krijgen. Opslaan van meerdere berichten, of zelfs per folder, is niet mogelijk dus ik vrees dat ik gewoon de migratie van mijn GroupWise account naar Exchange/Outlook eind dit jaar moet afwachten om al mijn mail eenvoudig offline beschikbaar te hebben. Tenzij er hier iemand nog een GroupWise expert is en mij een goeie tip aan de hand kan doen? Ik kan bijna niet geloven dat het niet mogelijk is namelijk.

  • © 2006- 2021 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top