Over publiceren van afstudeerwerken die vertrouwelijke informatie bevatten

Het probleem is eigenlijk van alle tijden voor een hbo bibliotheek. Scripties die niet in de bibliotheek geplaatst werden omdat ze vertrouwelijke informatie bevatten. Je kwam er nooit precies achter wat voor soort vertrouwelijke informatie er dan wel niet in zou moeten staan dat het betekende dat het niet in de bibliotheek mocht staan maar ja, vertrouwelijk he? Je kon dan nog wel wat tips geven om te voorkomen dat het niet geschikt was voor opname in de bibliotheekcollectie maar studenten, onderwijs en de organisaties waar afgestudeerd werd hadden weinig belang om daar acties op te ondernemen.

Toen in 2006 de HBO Kennisbank tot stand kwam veranderde daar niet veel aan. De hogescholen hadden natuurlijk toestemming nodig van de studenten om hun afstudeerwerken in de HBO Kennisbank te plaatsen en onderdeel van die toestemming was dat de organisatie waar de afstudeeropdracht was uitgevoerd geen bezwaar had tegen het openbaar maken van dat afstudeerwerk. En ook al zitten er (zeker tegenwoordig) veel voordelen aan voor een student, hogeschool en ook organisatie dat een afstudeerwerk gepubliceerd wordt, nog steeds nemen vele studenten het zekere voor het onzekere en publiceren ze het niet in de HBO Kennisbank.

Dat komt vooral omdat je nogal verschillend kunt kijken naar het begrip vertrouwelijke informatie. Dat concurrentiegevoelige jaarcijfers vertrouwelijk zijn, dat snapt iedereen. Maar zijn namen en/of telefoonnummers van medewerkers vertrouwelijk? Organisatorische gegevens dan? En productgegevens? Daar moet je niet achteraf over discussiëren, daar moet je vooraf als student afspraken over maken. Als student heb je zeker voordeel bij het publiceren van je afstudeerwerk. Het is je visitekaartje voor de arbeidsmarkt dat door toekomstige werkgevers bekeken kan worden. Het is jouw introductie waarmee je zichtbaar wordt voor vakgenoten en in je gekozen vakgebied. Als een student vooraf rekening houdt met dit aspect kan bijvoorbeeld de structuur van het verslag meteen zo ingericht worden dat publicatie van het afstudeerwerk én geheimhouding van vertrouwelijke informatie op een juiste manier samen kunnen gaan.

Heb je als student toch te maken met vertrouwelijke informatie, dan kun je er o.a. voor kiezen om een aangepast en bewerkt afstudeerwerk aan te leveren waar je de voor het oorspronkelijke werk essentiële vertrouwelijke informatie uit verwijderd hebt. Hierbij kun je denken aan verschillende scenario’s om een aangepast afstudeerwerk te maken:

  1. Vertrouwelijke gegevens zo mogelijk niet opnemen.Het is altijd goed om eerst grondig te bekijken of opname van dit soort informatie in het afstudeerverslag überhaupt wel nodig is. Persoonlijke informatie als telefoonnummer of adres vormen geen onderdeel van het afstudeerverslag. Indien gewenst voor het bedrijf,  kan deze informatie als een apart inlegvel in het verslag gevoegd worden. Waarschijnlijk worden de begeleiders vanuit de opleiding in het afstudeerverslag genoemd. Maar ook van hen worden geen persoonlijke gegevens opgenomen en daarnaast ook bijv. geen interne telefoonnummers van de opleiding.
  2. Verwijderen van tekstdelen. Het verwijderen van tekstdelen kan vooral toegepast worden indien het om weinig vertrouwelijke gegevens gaat. Op de betreffende plaatsen komt dan een vermelding, dat de informatie vanwege vertrouwelijke aard verwijderd is.
  3. Vertrouwelijke gegevens in één bijlage, die niet gepubliceerd wordt. Gaat het om een grotere hoeveelheid vertrouwelijke gegevens, dan kunnen deze in een aparte bijlage geplaatst worden. Bij publicatie wordt die bijlage niet opgenomen;  in het verslag staat bij de vermelding van de bijlage dat deze wegens vertrouwelijkheid niet beschikbaar is.
  4. Anonimiseren. De naam en vestigingsplaats van het afstudeerbedrijf worden vervangen door een teken of eventueel een andere naam. Het kan zijn dat er naast gegevens van student, opleiding en bedrijf ook gegevens  van een vierde partij bij het afstudeerwerk betrokken zijn. De vertrouwelijkheid van privé-informatie van patiënten en cliënten kan gewaarborgd worden door het anonimiseren van de namen en woonplaatsen. Indien informatie eventueel toch nog ter herleiden zou zijn kan bij publicatie ook de naam van de betreffende instelling geanonimiseerd worden.
  5. Embargotermijn. Sommige informatie is slechts beperkte tijd vertrouwelijk en mag bijv. na het publiceren van een jaarverslag of een patentaanvraag wèl gepubliceerd worden. Het is dan mogelijk het afstudeerverslag te publiceren met inachtneming van een embargotermijn. De datum waarop deze embargotermijn verloopt kan aangegeven worden op het toestemmingsformulier voor de publicatie.
  6. Artikel voor een (branche)tijdschrift. Daarnaast is het vaak mogelijk om het afstudeerwerk te vertalen in een artikel voor bijv. een vaktijdschrift of brancheportaal. Bij gebruik van de licence to publish van Surf behoudt de student het recht om het artikel tegelijk ook in de eigen hogeschoolrepository te (laten) plaatsen.
  7. Kennisverslag. Naast of in plaats van het afstudeerverslag kan een kennisverslag gemaakt worden. Hierin wordt puur de verworven kennis beschreven; de context van het afstudeerbedrijf wordt daarbij weggelaten. De kennisvraag kan vanuit de eigen opleiding maar ook vanuit bijvoorbeeld een lectoraat komen. Een kennisverslag bevat hierdoor in de praktijk vaak weinig tot geen vertrouwelijke informatie.

Het is vooral belangrijk om bij de bespreking van de afstudeerstage of het -project, naast bovengenoemde suggesties, ook de ruimte te verkennen om je afstudeerwerk gepubliceerd te krijgen. “Onder welke voorwaarden kan het afstudeerwerk of delen hiervan beschikbaar gesteld worden voor publicatie?” Dit is een onderdeel van de stageafspraken waarin student, bedrijf en opleiding samen bepalen welke mogelijkheden er voor publicatie zijn en hoeveel ruimte er is.

Uiteindelijk is met het openbaar en beschikbaar maken van kennisproducten iedereen gebaat maar het gaat niet vanzelf en is niet vanzelfsprekend. Kritisch nadenken over het verantwoord omgaan met kennis en informatie speelt een belangrijke rol, ook voor een student!

@ foto via RGBstock, publicatiescenario’s met dank aan Diny in ‘t Groen, Avans Hogeschool

#

Kennis delen door hogescholen met de HBO Kennis Communicatie Kit

Ook kennis over het delen van kennis in het HBO moet je natuurlijk delen. Marijke Mentink tipte me op het bestaan van de HBO Kenniskit waarin communicatiemiddelen, artikelen en rapporten over de HBO Kennisbank en Open Access & auteursrechten ontwikkelingen bij hogescholen verzameld worden. Zoals dat hoort natuurlijk gaat dat in een wiki en wordt er voor vier doelgroepen (student, docent, lector en bedrijf/organisatie) aangegeven welke (voorlichtings)materialen er beschikbaar zijn.

Ik zag dat er toch al een aardig aantal artikelen, rapporten, folders en presentaties te vinden zijn maar dat er ook beeldmateriaal en praktische tools zijn opgenomen dat de afgelopen jaren is geproduceerd. Als je nog dingen mist of zelf aanvullingen hebt kun je een mailtje sturen naar de beheerders maar ook nu al is het een mooie verzamelplaats om zelf geproduceerd materiaal te delen met anderen als je je met publicaties, open access of auteursrechten bezig houdt in een hogeschool.

Wellicht eveneens een handige plek voor de leden van het Netwerk Auteursrechten Informatiepunten-hbo om dingen te delen?

#

Verslag van de OIN bijeenkomst 6 maart: social media voor kennisdelen

Twitter, Facebook, Google+, LinkedIN, Yammer…. Wie kent ze niet, de social media platforms waar mensen de wereld laten weten wie en waar ze zijn, wat ze doen en wat ze weten? Individuen maken volop gebruik van de diverse tools, maar veel bedrijven en instellingen worstelen nog met de vraag “is dit wat voor ons” en zo ja, “hoe gaan we die tools inzetten”. OIN presenteerde tijdens de bijeenkomst van 6 maart 2012 twee casussen waarin social media de hoofdrol spelen: Dirkzwager advocaten & notarissen en de Hogeschool Arnhem Nijmegen.

Of de hoge opkomst te danken was aan het gegeven dat dit de eerste OIN bijeenkomst sinds juli 2010 was of dat de social media ook vakkundig waren ingezet voor de aankondiging en promotie van de bijeenkomst, daar viel nog over te discussieren. Feit was echter wel dat het onderwerp ruim 60 informatieprofessionals, die wonen of werkzaam zijn in de oostelijke provincies, in het begin van de middag deed afreizen naar het kantoor van Dirkzwager in Arnhem.

Al bij het kopje koffie en thee vooraf bleken de aanwezigen al veel met elkaar uit te wisselen hebben. Collega’s uit o.a. onderwijs- of onderzoeksinstellingen, banken, adviesbureau’s en advocatenkantoren konden echter eerst kennis nemen van de presentaties van de 2 sprekers voordat er uitgebreid verder uitgewisseld kon worden tijdens de borrel.

Sociale media bij de HAN
Justine van den Berg (@Justinevdberg), adviseur corporate communicatie bij de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen en een van de enthousiaste gebruikers van sociale media bij de HAN, vertelde over de vele manieren waarop de HAN sociale media inzet. Bij de werving van en voorlichting aan aankomend studenten. Maar ook steeds meer in branding en bij interne communicatie via Yammer. Onder het motto #durfteleren gaan medewerkers en studenten samen de uitdaging aan hoe zij sociale media optimaal in kunnen zetten bij kennisdeling, interne en externe communicatie, werving, voorlichting en marketing. Daarnaast stelt Justine dat het voor grote organisaties steeds belangrijker is om sociale media goed te monitoren en te luisteren wat verschillende doelgroepen bezighoudt.

Justine’s Prezi-presentatie kan je hier vinden: [volgt nog]

Maak kennis met Dirkzwager
Mark Jansen (@jansenm), kennismanager bij Dirkzwager, vertelde waarom en hoe Dirkzwager haar kennis deelt, welke rol innovatieve (social) media daarin spelen, wat deze strategie opleverde en waar in de toekomst de uitdagingen van dit plan liggen. Dirkzwager besloot 2 jaar geleden zich anders te gaan profileren; het kantoor wilde zich duidelijk onderscheiden van andere juridische dienstverleners. Maar hoe? En wat was dan dat onderscheidende vermogen? Dat bleek kennis te zijn. Dirkzwager deelde al jaren haar kennis. Niet alleen via de betaalde dienstverlening, maar ook gratis, o.a. door workshops en lezingen te geven, via juridische kennispagina’s, de lancering van een juridische kennis-app en het openbaar stellen van de juridische bibliotheek. Eén van de projecten waar Dirkzwager aan bijdraagt is een portal waarin juridisch nieuws gedeeld wordt uit tientallen landen.

Deze aanpak bleek succesvol. Niet alleen leverde het nieuwe klanten op, maar ook de zichtbaarheid van het kantoor verbeterde sterk. Bovendien won Dirkzwager met haar aanpak twee juridische innovatieprijzen, waaronder de Gouden Zandloper voor het beste en meest innovatieve kennisdelende advocatenkantoor van Nederland. Een aanpak waarin social media een belangrijke rol speelt.

Mark’s Prezi-presentatie kan je hier vinden.

Tijdens de door Dirkzwager gesponsorde netwerkborrel maakten de meesten van de aanwezigen vervolgens gebruik van de kans om met hapje en drankje met sprekers en elkaar bij te praten en te netwerken. Na een zeer geslaagde middag verlieten de laatste aanwezigen ruim na 6 uur het pand, allen met de belofte dat de volgende OIN bijeenkomst niet weer zo lang op zich laat wachten. Deze staat voorlopig gepland voor juni 2012!

Het verslag, de presentaties, de deelnemerslijst en de foto’s zullen natuurlijk ook op korte termijn te vinden zijn op de site van het Oostelijk Informatie Netwerk.

#

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top