Nieuwe versie 4 van Mailstore: mailarchivering

Over mijn mail spielerij heb ik al eens eerder geblogd en dan met name het centraal (kunnen) archiveren en doorzoeken van zowel al mijn prive accounts *en* al mijn werkmail. Iets wat lastiger is dan het lijkt aangezien het meer dan 10 POP3 en IMAP accounts betreft, verdeeld over meerdere mailclients op meerdere pc’s.

De centrale oplossing die ik gebruik is Mailstore Home waarmee je op een zeer eenvoudige wijze al je POP3 en IMAP accounts kunt archiveren en doorzoekbaar maken. Dit kan zowel rechtstreeks op die betreffende accounts maar ook, zoals ik doe, door eenvoudigweg de mail in mijn twee gebruikte mailclients op mijn pc (Outlook 2007 en Thunderbird) te importeren aangezien ik alle mailboxen toch al via die 2 clients uitlees.

mailstore_logoVoor mijn werkmail is dat wat lastiger maar wil ik ook wat andere dingen dan thuis. MailStore kan rechtstreeks archiveren vanuit een Exchange account maar behalve dat ik de correcte server gegevens niet lijk te hebben, wil ik ook niet klakkeloos alle mail archiveren. Teveel niet relevante mails die ik er uit wil filteren.

Dat is de reden dat ik keurig een aparte GMail account heb aangemaakt, ingesteld op IMAP en in de Outlook op mijn werk heb ingesteld als 2e account. De labels werken als folders in Outlook 2007 en ik verplaats eens per maand handmatig (maar wel redelijk rucksichtlös) mijn werkmail naar de 2e account in Outlook. Gelijk gelabeld door het in een relevante map te verplaatsen en het bespaart ook nog eens ruimte met al die grote mails met bijlagen en de beperkte ruimte die ik heb in mijn werkmailbox.

Op mijn thuispc is datzelfde GMail account ook toegevoegd aan Outlook 2007 waarmee ik dus ook gelijk gesynchroniseerd ben met mijn werkmailarchief en MailStore pakt het vervolgens ook mee voor het totale archief. Doordat deze indexen bouwt is alle prive- en werkmail volledig fulltext, inclusief op de inhoud van de bijlagen, doorzoekbaar. Snel en effectief.

Versie 4 is gisteren beschikbaar gekomen en voegt een paar handige kleine features toe. Niet alleen het scannen en archiveren van de mail is nog sneller geworden (ik had al geen klachten), ook is het aantal archiveringsprofielen uitgebreid naar 6 (het waren er drie waardoor ik bijv. niet alle POP3 en IMAP accounts rechtstreeks kon doen aangezien ik er meer dan 3 heb), kun je nu zoekfolders instellen in Mailstore (bijzonder handig vind ik) en kan er nu gelukkig ook een backup gemaakt worden naar een harddisk map of USB stick waarbij alles nu ook zo wordt neergezet dat je eenvoudig een restore kunt doen. Als extra toetje is er een beta te krijgen van een portable versie waarmee je dus je mailarchief altijd met je mee kunt nemen op een externe hd of usb stick. Een aanrader.

Mail spielerij

Ik ben er zo’n eentje die zijn mailprogramma als personal information manager gebruikt. Zeker op werk bewaar ik bijna alle mailtjes, simpelweg omdat ik vind dat handmatig opschonen van de mailbox en het oneindig blijven sorteren in mapjes onnodig veel werk is. Gewoon bewaren en de zoekfunctie gebruiken om oude mailadressen terug te zoeken (ik ben dol op replyen op oude mails zodat ik geen adressenboek hoef bij te houden). Gaat geweldig en ik werk zo het liefste.

Echter, ook in een tijdperk waar gigabytes opslagruimte voor eurocenten te verkrijgen is, zijn er altijd wel mensen die mijn manier van werken niet kunnen waarderen. Zo zijn er de archiveerders & opschoners die het ware geluk nastreven in de stellige overtuiging dat dit alleen bereikt kan worden door een Zen achige benadering van lege mailboxen. Mailtjes lezen, mailtjes afhandelen, mailtjes wissen … het gelukzalige gevoel schijnt daarna te komen. Ik heb het echter nooit mogen ervaren.

Daarnaast zijn er beheerders. Niet van je mail want dat boeit niet maar wel van de hoeveelheid ruimte die je ervoor krijgt. Kortom, je kunt wel al je mail inclusief je attachments willen bewaren meneer Snijders, maar daar krijg je beperkte ruimte voor en u ziet het maar dat u het er mee doet. Vaak gebruiken beheerders ook argumenten van de opschoonreligie, ook al geloven ze er stiekem zelf ook niet in. ‘Een lege mailbox is een goeie mailbox’ en de klassieker ‘Oude rommel moet je niet willen bewaren’ waarmee ook nog even wordt meegegeven dat je eigenlijk iets heel stouts wilt als je gewoon alle mail wilt bewaren.

Anyway .. in het kader van ja knikken op die argumenten en zelf stiekem toch je eigen weg gaan, had ik al eerder geprobeerd of ik dan tenminste al mijn mail kon exporteren uit GroupWise, wat ik op werk gebruik, naar een ander programma toe wat ik dan weer gebruik voor het doorzoeken en archiveren van mail: Mailbox Store Home. Dat was tot op heden geen succes want het pakket zelf biedt er geen mogelijkheden voor en dat kwam neer op elke mail individueel opslaan en overhevelen. Geen optie dus.

In het kader van alle Sharenet deelprojecten gaan we echter ook over van GroupWise naar Exchange/Outlook en groot was mijn vreugde dat er een apart tooltje bleek te bestaan wat de mailbox inclusief mappen, agenda-items enz zou kunnen exporteren naar 1 Outlook PST bestand. Nog groter was mijn vreugde toen ik vanmorgen na wat testen ook zonder problemen precies dat voor elkaar kreeg. Hoe vaak maak je mee dat software precies dat doet wat het behoort te doen? 1 PST bestand van zo’n 90 MB met alle mail en attachments erin .. waar hebben we het eigenlijk over dacht ik nog.

Thuis in mijn Outlook 2007 het bestand gekoppeld en de mail geindexeerd in Mailstore Home. Volledig doorzoekbaar en ik hoef lekker niemand uit te leggen waarom ik dat nou fijn vind.

Voor het betere document beheer kan ik ook nog alle attachments loskoppelen van de mail met de Outlook Attachment Remover en deze vervolgens apart indexeren met dtSearch wat ik hiervoor gebruik.

En wat doen jullie met al je (werk)mail? Fervent opschonen of ook creatief met het bewaren?

  • © 2006- 2021 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top