Downloaden van je Gmail data met Google Takeout

google takeout start

Vorig jaar schreef ik al een keer over Google Takeout, een dienst van Google waarmee je je eigen data uit de verschillende Google diensten kunt exporteren of backuppen. Niet iets waar je frequent gebruik van zult maken maar wel erg handig als je wilt overstappen naar een concurrrerende dienst en je niet helemaal opnieuw wilt beginnen. Of als Google (weer) eens stopt met één van hun diensten en je via Google Takeout nog je data kunt redden van de naderende ondergang.

In november 2012 waren het nog 12 Google diensten die door Takeout ondersteund werden maar inmiddels is dat gegroeid naar 18 diensten. En dat is nog minus de verdwenen diensten Buzz, Latitude en natuurlijk Reader.

Begin deze maand maakte Google bekend dat je ook je Calender data kunt downloaden mocht je je bijv. liever gebruik maken van het alternatief van Microsoft of rechtstreeks in Outlook. Maar het meest interessante was dat ook (eindelijk) Gmail in het rijtje ondersteunde diensten opgenomen ging worden. Dat duurde nog tot vorige week voordat die mogelijkheid daadwerkelijk naar alle gebruikers werd uitgerold maar inmiddels zou iedereen in staat moeten zijn een backup te maken van alle mails in zijn of haar Gmail account.

Waarom een backup maken van je Gmail?
Toegegeven, het is niet erg waarschijnlijk dat Google de stekker uit Gmail zal trekken dus het is vooral handig om al je mail te exporteren als je van plan bent over te stappen. Of als je – zoals ik – liever ook je mail offline beschikbaar hebt (als backup) zodat je niet te afhankelijk bent van Google.

Hoewel er ook andere manieren zijn om al je mail uit Gmail te exporteren via bijv. de mailclient op je pc is het wel erg praktisch om het in 1 keer te doen via Takeout. Met een paar klikken ben je klaar.

google takeout gmail

Standaard wordt alle mail meegenomen in het archief dat Takeout maakt maar je kunt ook een selectie maken middels het kiezen van labels. Dat werkt vanzelfsprekend het beste als je ook daadwerkelijk gebruik maakt van labels voor het indelen van je mail.

Een volledig archief wordt door Takeout in een enkel MBOX bestand gezet (dat weer in een zip bestand zit). Kies je voor een selectie van labels dan krijg je een MBOX bestand voor elk label in dat zip bestand. Voordat je het archief aanmaakt is het overigens wel verstandig om je spam map en prullenbak te legen. Beide worden anders meegenomen in het volledige archief.

google takeout gmail2
Afhankelijk van hoeveel mail je in je Gmail account hebt kan het wel eventjes duren voordat het archief aangemaakt is en je het kunt downloaden. Ik heb iets minder dan 700MB en dat duurde nog ruim anderhalf uur dus je kunt gerust het venster afsluiten en wachten tot je het mailtje krijgt dat alles gereed is.

En dan heb je je archief….
De keuze van Google voor het MBOX formaat is wel een interessante want hoewel dat inderdaad een standaardformaat is voor opslag van email, kan Outlook er bijvoorbeeld niet mee werken. Google verwijst zelf naar een externe handleiding die je via Eudora (!) het mailbestand laat importeren naar Outlook toe maar gelukkig werkt het wel heel eenvoudig als je het in o.a. Thunderbird wilt importeren.

Een nog handigere tool waarmee je niet alleen het MBOX bestand kunt openen, bekijken en doorzoeken maar ook nog eens kunt gebruiken om al die mail weer te exporteren is Mailstore Home. Met deze gratis software archiveer ik al jaren mijn mail maar het is ook heel geschikt om dat MBOX bestand te openen en o.a. te exporteren naar zowel een Exchange server, IMAP server (zoals een ander Gmail account!) als naar diverse mailprogramma’s zoals Thunderbird en Outlook (!). Niks geen lastige route via Eudora en Outlook Expres maar meteen via Mailstore Home.

Importeren in Mailstore Home
Ook Mailstore is een archiveringsprogramma voor mail en op het tabblad waar je profielen kunt aanmaken om mail te archiveren vanaf een mailclient of rechtstreeks vanaf een mailserver, kun je ook mail importeren vanuit een MBOX bestand.

google takeout mailstore 8
Blader hier naar het MBOX bestand dat je gedownload hebt en alle mail uit je Gmail account zal vervolgens in het archief van Mailstore Home opgenomen worden. Mailstore beschikt over een hele goede zoekfunctie en bewaart zijn mailarchief gewoon in een map op je eigen pc.

Exporteren vanuit Mailstore Home
Wil je al je mailtjes uit Gmail verhuizen naar een andere webdienst of mailprogramma? Dat kan ook door naar Export E-mail te gaan in Mailstore Home.

google takeout mailstore export

Hier maak je (eenmalig) een profiel aan en vraagt Mailstore welke map uit het mailarchief waar naar toe moet. Als het doel een al geïnstalleerd mailprogramma is, ben je daarmee ook meteen klaar maar als je de mail wilt exporteren naar een mailserver, dan moet je de instellingen nog intikken. Alle webmaildiensten zoals Gmail, Outlook.com en Yahoo Mail ondersteunen inmiddels IMAP en die precieze serverinstellingen zijn eenvoudig te vinden als je even googelt. Op deze manier kun je eenvoudig alle mail exporteren naar een ander Gmail account, je (Hotmail) Outlook.com account of je Yahoo Mail account.

#

Nieuwe versie 4 van Mailstore: mailarchivering

Over mijn mail spielerij heb ik al eens eerder geblogd en dan met name het centraal (kunnen) archiveren en doorzoeken van zowel al mijn prive accounts *en* al mijn werkmail. Iets wat lastiger is dan het lijkt aangezien het meer dan 10 POP3 en IMAP accounts betreft, verdeeld over meerdere mailclients op meerdere pc’s.

De centrale oplossing die ik gebruik is Mailstore Home waarmee je op een zeer eenvoudige wijze al je POP3 en IMAP accounts kunt archiveren en doorzoekbaar maken. Dit kan zowel rechtstreeks op die betreffende accounts maar ook, zoals ik doe, door eenvoudigweg de mail in mijn twee gebruikte mailclients op mijn pc (Outlook 2007 en Thunderbird) te importeren aangezien ik alle mailboxen toch al via die 2 clients uitlees.

mailstore_logoVoor mijn werkmail is dat wat lastiger maar wil ik ook wat andere dingen dan thuis. MailStore kan rechtstreeks archiveren vanuit een Exchange account maar behalve dat ik de correcte server gegevens niet lijk te hebben, wil ik ook niet klakkeloos alle mail archiveren. Teveel niet relevante mails die ik er uit wil filteren.

Dat is de reden dat ik keurig een aparte GMail account heb aangemaakt, ingesteld op IMAP en in de Outlook op mijn werk heb ingesteld als 2e account. De labels werken als folders in Outlook 2007 en ik verplaats eens per maand handmatig (maar wel redelijk rucksichtlös) mijn werkmail naar de 2e account in Outlook. Gelijk gelabeld door het in een relevante map te verplaatsen en het bespaart ook nog eens ruimte met al die grote mails met bijlagen en de beperkte ruimte die ik heb in mijn werkmailbox.

Op mijn thuispc is datzelfde GMail account ook toegevoegd aan Outlook 2007 waarmee ik dus ook gelijk gesynchroniseerd ben met mijn werkmailarchief en MailStore pakt het vervolgens ook mee voor het totale archief. Doordat deze indexen bouwt is alle prive- en werkmail volledig fulltext, inclusief op de inhoud van de bijlagen, doorzoekbaar. Snel en effectief.

Versie 4 is gisteren beschikbaar gekomen en voegt een paar handige kleine features toe. Niet alleen het scannen en archiveren van de mail is nog sneller geworden (ik had al geen klachten), ook is het aantal archiveringsprofielen uitgebreid naar 6 (het waren er drie waardoor ik bijv. niet alle POP3 en IMAP accounts rechtstreeks kon doen aangezien ik er meer dan 3 heb), kun je nu zoekfolders instellen in Mailstore (bijzonder handig vind ik) en kan er nu gelukkig ook een backup gemaakt worden naar een harddisk map of USB stick waarbij alles nu ook zo wordt neergezet dat je eenvoudig een restore kunt doen. Als extra toetje is er een beta te krijgen van een portable versie waarmee je dus je mailarchief altijd met je mee kunt nemen op een externe hd of usb stick. Een aanrader.

Mail spielerij

Ik ben er zo’n eentje die zijn mailprogramma als personal information manager gebruikt. Zeker op werk bewaar ik bijna alle mailtjes, simpelweg omdat ik vind dat handmatig opschonen van de mailbox en het oneindig blijven sorteren in mapjes onnodig veel werk is. Gewoon bewaren en de zoekfunctie gebruiken om oude mailadressen terug te zoeken (ik ben dol op replyen op oude mails zodat ik geen adressenboek hoef bij te houden). Gaat geweldig en ik werk zo het liefste.

Echter, ook in een tijdperk waar gigabytes opslagruimte voor eurocenten te verkrijgen is, zijn er altijd wel mensen die mijn manier van werken niet kunnen waarderen. Zo zijn er de archiveerders & opschoners die het ware geluk nastreven in de stellige overtuiging dat dit alleen bereikt kan worden door een Zen achige benadering van lege mailboxen. Mailtjes lezen, mailtjes afhandelen, mailtjes wissen … het gelukzalige gevoel schijnt daarna te komen. Ik heb het echter nooit mogen ervaren.

Daarnaast zijn er beheerders. Niet van je mail want dat boeit niet maar wel van de hoeveelheid ruimte die je ervoor krijgt. Kortom, je kunt wel al je mail inclusief je attachments willen bewaren meneer Snijders, maar daar krijg je beperkte ruimte voor en u ziet het maar dat u het er mee doet. Vaak gebruiken beheerders ook argumenten van de opschoonreligie, ook al geloven ze er stiekem zelf ook niet in. ‘Een lege mailbox is een goeie mailbox’ en de klassieker ‘Oude rommel moet je niet willen bewaren’ waarmee ook nog even wordt meegegeven dat je eigenlijk iets heel stouts wilt als je gewoon alle mail wilt bewaren.

Anyway .. in het kader van ja knikken op die argumenten en zelf stiekem toch je eigen weg gaan, had ik al eerder geprobeerd of ik dan tenminste al mijn mail kon exporteren uit GroupWise, wat ik op werk gebruik, naar een ander programma toe wat ik dan weer gebruik voor het doorzoeken en archiveren van mail: Mailbox Store Home. Dat was tot op heden geen succes want het pakket zelf biedt er geen mogelijkheden voor en dat kwam neer op elke mail individueel opslaan en overhevelen. Geen optie dus.

In het kader van alle Sharenet deelprojecten gaan we echter ook over van GroupWise naar Exchange/Outlook en groot was mijn vreugde dat er een apart tooltje bleek te bestaan wat de mailbox inclusief mappen, agenda-items enz zou kunnen exporteren naar 1 Outlook PST bestand. Nog groter was mijn vreugde toen ik vanmorgen na wat testen ook zonder problemen precies dat voor elkaar kreeg. Hoe vaak maak je mee dat software precies dat doet wat het behoort te doen? 1 PST bestand van zo’n 90 MB met alle mail en attachments erin .. waar hebben we het eigenlijk over dacht ik nog.

Thuis in mijn Outlook 2007 het bestand gekoppeld en de mail geindexeerd in Mailstore Home. Volledig doorzoekbaar en ik hoef lekker niemand uit te leggen waarom ik dat nou fijn vind.

Voor het betere document beheer kan ik ook nog alle attachments loskoppelen van de mail met de Outlook Attachment Remover en deze vervolgens apart indexeren met dtSearch wat ik hiervoor gebruik.

En wat doen jullie met al je (werk)mail? Fervent opschonen of ook creatief met het bewaren?

  • © 2006- 2021 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top