Vorig jaar schreef ik al een keer over Google Takeout, een dienst van Google waarmee je je eigen data uit de verschillende Google diensten kunt exporteren of backuppen. Niet iets waar je frequent gebruik van zult maken maar wel erg handig als je wilt overstappen naar een concurrrerende dienst en je niet helemaal opnieuw wilt beginnen. Of als Google (weer) eens stopt met één van hun diensten en je via Google Takeout nog je data kunt redden van de naderende ondergang.

In november 2012 waren het nog 12 Google diensten die door Takeout ondersteund werden maar inmiddels is dat gegroeid naar 18 diensten. En dat is nog minus de verdwenen diensten Buzz, Latitude en natuurlijk Reader.

Begin deze maand maakte Google bekend dat je ook je Calender data kunt downloaden mocht je je bijv. liever gebruik maken van het alternatief van Microsoft of rechtstreeks in Outlook. Maar het meest interessante was dat ook (eindelijk) Gmail in het rijtje ondersteunde diensten opgenomen ging worden. Dat duurde nog tot vorige week voordat die mogelijkheid daadwerkelijk naar alle gebruikers werd uitgerold maar inmiddels zou iedereen in staat moeten zijn een backup te maken van alle mails in zijn of haar Gmail account.

Waarom een backup maken van je Gmail?
Toegegeven, het is niet erg waarschijnlijk dat Google de stekker uit Gmail zal trekken dus het is vooral handig om al je mail te exporteren als je van plan bent over te stappen. Of als je – zoals ik – liever ook je mail offline beschikbaar hebt (als backup) zodat je niet te afhankelijk bent van Google.

Hoewel er ook andere manieren zijn om al je mail uit Gmail te exporteren via bijv. de mailclient op je pc is het wel erg praktisch om het in 1 keer te doen via Takeout. Met een paar klikken ben je klaar.

Standaard wordt alle mail meegenomen in het archief dat Takeout maakt maar je kunt ook een selectie maken middels het kiezen van labels. Dat werkt vanzelfsprekend het beste als je ook daadwerkelijk gebruik maakt van labels voor het indelen van je mail.

Een volledig archief wordt door Takeout in een enkel MBOX bestand gezet (dat weer in een zip bestand zit). Kies je voor een selectie van labels dan krijg je een MBOX bestand voor elk label in dat zip bestand. Voordat je het archief aanmaakt is het overigens wel verstandig om je spam map en prullenbak te legen. Beide worden anders meegenomen in het volledige archief.

Afhankelijk van hoeveel mail je in je Gmail account hebt kan het wel eventjes duren voordat het archief aangemaakt is en je het kunt downloaden. Ik heb iets minder dan 700MB en dat duurde nog ruim anderhalf uur dus je kunt gerust het venster afsluiten en wachten tot je het mailtje krijgt dat alles gereed is.

En dan heb je je archief….
De keuze van Google voor het MBOX formaat is wel een interessante want hoewel dat inderdaad een standaardformaat is voor opslag van email, kan Outlook er bijvoorbeeld niet mee werken. Google verwijst zelf naar een externe handleiding die je via Eudora (!) het mailbestand laat importeren naar Outlook toe maar gelukkig werkt het wel heel eenvoudig als je het in o.a. Thunderbird wilt importeren.

Een nog handigere tool waarmee je niet alleen het MBOX bestand kunt openen, bekijken en doorzoeken maar ook nog eens kunt gebruiken om al die mail weer te exporteren is Mailstore Home. Met deze gratis software archiveer ik al jaren mijn mail maar het is ook heel geschikt om dat MBOX bestand te openen en o.a. te exporteren naar zowel een Exchange server, IMAP server (zoals een ander Gmail account!) als naar diverse mailprogramma’s zoals Thunderbird en Outlook (!). Niks geen lastige route via Eudora en Outlook Expres maar meteen via Mailstore Home.

Importeren in Mailstore Home
Ook Mailstore is een archiveringsprogramma voor mail en op het tabblad waar je profielen kunt aanmaken om mail te archiveren vanaf een mailclient of rechtstreeks vanaf een mailserver, kun je ook mail importeren vanuit een MBOX bestand.

Blader hier naar het MBOX bestand dat je gedownload hebt en alle mail uit je Gmail account zal vervolgens in het archief van Mailstore Home opgenomen worden. Mailstore beschikt over een hele goede zoekfunctie en bewaart zijn mailarchief gewoon in een map op je eigen pc.

Exporteren vanuit Mailstore Home
Wil je al je mailtjes uit Gmail verhuizen naar een andere webdienst of mailprogramma? Dat kan ook door naar Export E-mail te gaan in Mailstore Home.

Hier maak je (eenmalig) een profiel aan en vraagt Mailstore welke map uit het mailarchief waar naar toe moet. Als het doel een al geïnstalleerd mailprogramma is, ben je daarmee ook meteen klaar maar als je de mail wilt exporteren naar een mailserver, dan moet je de instellingen nog intikken. Alle webmaildiensten zoals Gmail, Outlook.com en Yahoo Mail ondersteunen inmiddels IMAP en die precieze serverinstellingen zijn eenvoudig te vinden als je even googelt. Op deze manier kun je eenvoudig alle mail exporteren naar een ander Gmail account, je (Hotmail) Outlook.com account of je Yahoo Mail account.

#