Organiseer ideeën, lijstjes en andere teksten in WorkFlowy

workflowy logoHoe fijn ik Evernote ook vind om artikelen, afbeeldingen en notities te archiveren en te kunnen doorzoeken, het is niet de plek waar ik begin met mijn aantekeningen, lijstjes, kladjes en conceptteksten maar de plek waar de definitieve versies uiteindelijk terecht komen. Natuurlijk kun je prima tekstnotities maken in Evernote maar zelf vind ik het te omslachtig om met meerdere klikken Evernote te starten, een nieuwe notitie te maken en dan vervolgens een kladtekst daar te schrijven die ik eigenlijk alleen maar schrijf omdat ik liever niet rechtstreeks een blogtekst of een reactie op een blog online tik. Het zal de eerste keer niet zijn dat een tekst of comment door een technisch probleempje spoorloos is verdwenen.

En dus tik ik bijna altijd dat soort teksten, lijstjes en kladjes offline in Kladblok (op elke Windows pc aanwezig) of in de wat uitgebreidere Notepad!. Met als grootste voordeel dat het platte tekst oplevert die zonder problemen te kopiëren en te plakken is. Het enige nadeel is dat ik die tekstbestanden nooit bewaar omdat het me ook te veel werk is om dat allemaal weer te organiseren. Wat lastig bleek te zijn toen een blogpost waar ik vorige week op reageerde werd verwijderd inclusief mijn eigen reactie.

Dankzij een tip van Calliope werd ik gewezen op WorkFlowy. Het is een online dienst die je feitelijk 1 lege pagina geeft die je het beste kunt vergelijken met een simpele wiki. Net als bij een wiki maak je heel eenvoudig subpagina’s aan door – in dit geval – nieuwe items te maken in een lijst. Je kunt de bullet, het opsommingsteken, aanklikken en daarmee naar de nieuwe subpagina gaan. Waar je weer nieuwe opsommingen kunt maken met sub-subpagina’s enzovoort.

De mogelijkheden zijn verder redelijk beperkt. Je kunt met shift-enter uit de lijst breken op een pagina en daar gewone teksten neerzetten, met de ongedocumenteerde functietoetsen control-b en control-i kun je tekst vet maken of cursief en je hebt slechts de keuze uit het standaardlettertype met of zonder schreef. Middels het menu dat je krijgt door op de bullets te klikken kun je items als completed markeren – waarmee je dus een todo lijst kunt maken in WorkFlowy – en je kunt subpagina’s en items delen met anderen om zo gezamenlijk aan een tekst of lijstje te werken.

Maar WorkFlowy werkt uitstekend als je dus ook alleen maar (klad)teksten of lijstjes wilt gebruiken zoals ik. Alles wordt automatisch opgeslagen, navigeren door alle pagina’s werkt supersnel en dankzij de prima zoekfunctie vind je alles meteen terug, ook als je even vergeten was waar je iets gelaten had. Door handmatig tags (#trefwoorden) toe te voegen aan een tekst kun je ook zelf ook nog je teksten en lijstjes goed organiseren.

workflowy

Het is handig om te beseffen dat WorkFlowy eigenlijk alleen via een browser te gebruiken is. Er is een uitstekende iOS app maar ook die is bedoeld om online te werken terwijl het wachten nog is op een Android app. Gebruik je WorkFlowy echter op een laptop die niet altijd online is dan is de Chrome (desktop) app een aanrader aangezien deze als enige de mogelijkheid heeft om offline te werken.

Offline werken met WorkFlowy is wel één van de geplande functionaliteiten die in de toekomst aan de betaalde variant wordt toegevoegd. Deze WorkFlowy+ of Pro versie kent o.a. een onbeperkt aantal bewerkingen die je kunt doen (in de gratis versie ben je beperkt tot 500 items en/of lijsten per maand), je kunt automatisch een dagelijkse backup uitvoeren naar een Dropbox account en je krijgt meer themes en lettertypes tot je beschikking. Vergelijkbaar met Dropbox kun je ook referral links sturen naar anderen toe waarbij zowel jezelf als de ontvanger maandelijks 250 extra lijsten en items kunnen aanmaken als die andere ook een account aanmaakt. Alle linkjes in deze blogpost naar WorkFlowy zijn referral links overigens.

Als je ook vaak gebruik maakt van Kladblok om snel wat aantekeningen te maken of andere tekstjes op te schrijven, dan is WorkFlowy zeker het proberen waard. Met de gratis versie zou je prima uit de voeten moeten kunnen als je het niet dagelijks gebruikt en mocht je per se meer willen, dan is $4,95 per maand een niet al te hoog bedrag. De overige betaalde functies voegen wat mij betreft niet al te veel toe – in de gratis versie kun je ook een backup maken door alle teksten in 1 keer te kopiëren en te plakken en persoonlijk zit ik niet te wachten op kleurtjes en meer lettertypen – maar dat is natuurlijk geen reden om te klagen. Alles wat je echt nodig hebt voor een dergelijke dienst zit al in de gratis versie.

Lees verder: Blogtip: WorkfFlowy via Inktspatten.nl // de privacy verklaring van WorkFlowy // maak een account aan via mijn referral link en krijg 250 extra items per maand

#

Stroomlijnen van informatie met ifttt

Het grote nadeel van vele webdiensten gebruiken is dat het allemaal zo versnipperd raakt. Updates op Twitter en soms op Facebook en LinkedIn, foto’s op Instagram, bookmarks in Delicious en Pinboard, mailen in GMail, feeds lezen in Google Reader, enz enz. Vaak wil ik ook interessante dingen die ik zie kunnen bewaren om er later nog eens naar te kijken of te gebruiken voor een artikeltje of blogpost. Ik gebruik mijn mailbox(en) als een soort verzamelpunt waar met notificaties ook zaken uit andere sociale platforms binnenkomen maar daar zitten wel behoorlijke beperkingen aan. De grootste is dat het ofwel een hele hoop mailtjes oplevert omdat die diensten nou eenmaal niet verfijnd werken dan wel dat het handmatig moet zodat je ook alleen die dingen bewaart die je wilt bewaren.

Vorig jaar had ik al ifttt ontdekt. If This Then That. Een simpel idee, een simpele website maar enorm nuttig om precies te doen wat ik wil: selectief informatie uit de webdiensten die ik gebruik doorsluizen naar 1 plek. Ik heb het een tijd gebruikt om bepaalde tweets te laten doormailen maar vanochtend besloot ik om mijn Evernote account eens af te stoffen en te promoten naar de rol van centrale vergaarplek.

Hoe werkt ifttt?

Na het aanmaken van een account kun je Taken in gaan stellen. Alle taken volgen het If This Then That principe als een wizard: eerst een voorwaarde, een trigger, bij een dienst die je gebruikt, dan de actie die ifttt doet naar een andere dienst, de action channel.

Er zijn honderden combinaties te maken op deze manier maar ter illustratie enkele van mijn taken:

  • Alle tweets die ik als favorite bestempel komen in een eigen notebook in mijn Evernote account onder vermelding van de username en datum;
  • Nieuwe foto’s die ik op Instagram plaats belanden ook in mijn Evernote account;
  • Items uit een RSS feed in Google Reader die ik een ster geef gaan eveneens naar Evernote;
  • Als ik een mailtje krijg in mijn GMail van een specifiek iemand, dan krijg ik een SMS;
  • Zodra ik een YouTube video toevoeg aan mijn favorites playlist, dan gaat een mailtje naar GMail die vervolgens een eigen label meekrijgt daar.

De diensten die als trigger kunnen dienen, zijn vaak niet dezelfde als waar je resultaten naar toe kunt sturen en het verschilt ook van dienst tot dienst hoe verfijnd je kunt werken. Bij Twitter kun je kiezen uit 11 triggers terwijl anderen, zoals Dropbox, er vaak slechts 2 hebben. Desondanks zijn ze bijna zonder uitzondering specifieker en zonder uitzondering nuttiger dan wat de diensten zelf leveren aan mogelijkheden. Via ifttt kun je zelf keuzes maken hoe je de informatie wilt stroomlijnen, of het nu is om te lezen, bewaren of opnieuw te gebruiken.

Als je zelfs maar van 1 of enkele van de door ifttt ondersteunde webdiensten gebruik maakt, dan is het absoluut de moeite waard het eens een keer te proberen.

#

CintaNotes om snel en overal notities te maken

Via Addictivetips werd ik gewezen op CintaNotes. Een klein programmaatje wat weinig meer doet dan notities en aantekeningen bijhouden, u weet wel, in de categorie PIM waar er al duizenden gratis van te vinden zijn op internet.

CintaNotes sprong er echter uit om 1 reden, en dat is dat er bij stond vermeld dat de database gesynchroniseerd kon worden via Dropbox zonder dat het programma ervoor gesloten hoeft te worden. Waarmee het mogelijk is om op 2 (of meer) plekken tegelijk het programma open te hebben staan en altijd je actuele notities bij de hand te hebben.

Zowel de installer als de portable versie zijn ruim onder de 1 MB groot en toch heeft het tooltje alles aan boord wat je nodig hebt. Het is zeer snel, kan content van het clipboard halen en is in staat om met sneltoetsen vlot uit webbrowser of andere programma’s selecties van tekst te kopieren naar een nieuwe notitie. URL’s worden gelijk meegenomen als je dat vanaf een webpagina doet en ik kan eigenlijk weinig meer bedenken wat ik van zo’n tooltje zou willen. De mogelijkheid om notities te taggen geeft een handige manier om je notities te ordenen en ik ga het zelf vooral gebruiken om per klus/project todo lijstjes te maken en hierin bij te houden.

De Dropbox integratie is niet ingebouwd in CintaNotes zelf maar vereist even wat minimaal knutselwerk. De site zelf meldt hierover:

The recommended way to synchronize notes using DropBox is the following:

* Put cintanotes.db in some subfolder inside of “My Dropbox” folder;
* Put main CintaNotes folder with the executable outside (e.g. in “C:\Apps\CintaNotes”);
* Edit the cintanotes.settings parameter “notebook.file” to point to the cintanotes.db file inside of DropBox (e.g. “notebook.file = C:\My Dropbox\CintaNotesData\cintanotes.db”).

Dit werkt idd perfect en mijn notities zijn nu op al mijn pc’s met dropbox aanwezig. Een aanrader.

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top