(Samen) werken in Google Docs via Word 2007

Ook al ben ik ‘officieel’ natuurlijk aanhanger van al mijn documenten in Sharepoint opslaan, niet zo officieel ben ik enorm aanhanger van zo’n beetje alles wat Google te bieden heeft aan webapplicaties en -diensten. Dat geldt ook zeker voor Google Docs wat ik vooral gebruik om documenten, die ik samen met mijn vrouw gebruik en bewerk, te maken en te delen.

Hoe handig Google Docs ook is, het valt niet te ontkennen dat een webbased Office pakket nog verre van ideaal is om complexe documenten of uitgebreide opmaak te kunnen toepassen en dat is de reden dat Office 2007 ook keurig overal op mijn pc’s geinstalleerd staat. Je kunt een hoop vinden van Microsoft software maar de Office applicaties bevallen me uitstekend.

officesync01

Via Lifehacker las ik vandaag echter over de mogelijkheid om, middels een gratis plugin, Google Docs functionaliteiten op te nemen in Office 2003 en 2007 net zoals dat al mogelijk was voor de Office Live Workspace omgeving middels een Connector. Dat was nieuw voor me maar na het zien van het onderstaande filmpje was ik tenminste nieuwsgierig genoeg om het uit te proberen.

Bij de installatie vraagt het keurig om je Google Account gegevens en na enkele seconden is alles gereed voor gebruik. Ik moest overigens wel mijn Vista Firewall Control even tijdelijk vrij baan laten geven aan alle applicaties om het succesvol te laten verlopen.

Na het starten van een Office pakket, in mijn geval vooral Word, is er een nieuw ribbon bijgekomen waarin de specifieke OffiSync mogelijkheden te vinden zijn.

officesync02

Hierin is het mogelijk om rechtstreeks documenten te openen, bewaren en zoeken in je Google Docs account. Opties om via mailadres documenten te delen zijn aanwezig en, als erg aardige functie, kun je een Google zoekactie uitvoeren en gevonden resultaten (delen van webpagina’s of afbeeldingen) rechtstreeks in je Office document integereren. OffiSync waarschuwt zelfs nog netjes dat je fout zit met je auteursrecht als je dit doet …maar het werkt briljant.

Ben je een Google Docs en Word gebruiker? Er is eigenlijk geen reden om dit niet te installeren.

TeamSites in ShareNet

Als onderdeel van ShareNet zijn nu ook de TeamSites live gegaan en beschikbaar voor alle Windesheimers. Ik denk dat dit het boeiendste onderdeel is van ShareNet aangezien de slogan ‘Samen makkelijker werken’  mijns inziens grotendeels vertegenwoordigd wordt door de TeamSites. Doordat tientallen (honderden?) Windesheimers echter al bekend zijn met Surfgroepen en daar al in werken, is het wel interessant om de komende periode te zien of het gebruik van Surfgroepen gaat afnemen of dat men TeamSites niet als alternatief hiervoor ziet.

ShareNet TeamSites hebben wat beperktere mogelijkheden dan Surfgroepen op dit moment hoewel dit vooral een keuze is om het wat toegankelijker te maken. Met de tientallen standaard menu’s waarmee je een Surfgroep kunt instellen, is dat ook geen vreemde keuze want een Surfgroep volledig op maat maken voor je eigen gebruik is bepaald geen sinecure.

mydepartmentteamsite_s

Zelf heb ik meerdere Surfgroepen maar heb er natuurlijk wel voor gekozen om de plek voor samenwerken voor de beheerders van de MyDepartment onderdelen, in een TeamSite te maken. Ik moet zeggen dat met alle overgebleven Sharepoint menu’s het er nog niet echt heel eenvoudig op geworden is maar met mijn ervaring op Surfgroepen achter de hand, was het niet moeilijk om navigatie, nieuwe lijsten en wat geknutsel aan de layout voor elkaar te krijgen in een TeamSite. Ik vermoed dat de workshops TeamSites die georganiseerd (gaan) worden de komende jaren zonder problemen gevuld gaan worden want net als geheel ShareNet, zitten ook TeamSites vol met goed verstopte mogelijkheden.

Het is net zoeken naar paaseieren eigenlijk.

Werken met ShareNet

sharenet

Vandaag is het een goed moment om het over ShareNet te hebben want het is precies een week geleden dat we live zijn gegaan. Afgelopen maandag had ik er ook al van alles over kunnen bloggen maar hoewel zo’n eerste dag erg goed is voor een eerste indruk, is het te makkelijk om stil te gaan staan bij hoe het aan je eigen verwachtingen voldoet ipv te kijken hoe een organisatie als Windesheim er mee is gaan werken.

Maandag kon ik een vliegende start maken aangezien we al startten met een samenvatting van wat er in het migratieweekend gebeurd was aan de kant van de techniek:

  • 22.000 accounts zijn aangemaakt
  • 2.000 desktops en 750 laptops zijn van een nieuw image voorzien
  • 1.800 mailboxen zijn gemigreerd
  • 121 desktops zijn afgeleverd en geïnstalleerd op andere locaties van Windesheim
  • 30 afdelingsschijven (H:) zijn gemigreerd en opnieuw van rechten voorzien
  • 20 koppelingen tussen de Active Directory en systemen zijn geïnstalleerd en getest
  • 100 desktops zijn met maatwerk afgeleverd

Om 10.00 kon ik gelijk kijken hoe het in de praktijk uitpakte aangezien ik zelf voor mijn eigen afdeling een uitleg en presentatie mocht geven over wat er allemaal veranderd was en vooral, wat er allemaal kon en moest gebeuren om in elk geval dinsdag weer normaal aan het werk te kunnen, mbv ShareNet. GroupWise afspraken naar je Outlook agenda slepen, printers instellen, pda’s weer uptodate krijgen en beginnen met het kopieren van je persoonlijke bestanden naar de MySite/Mijn Documenten.

Zoals je met een groot project mag verwachten bleken er nog wel wat details niet op de eerste dag perfect te zijn. Enkele collega’s hadden hun mail en afspraken niet beschikbaar, de Windesheim vergadercultuur moest het stellen zonder sjablonen voor agenda’s en verslagen en zelf je ingewikkelde/sterke wachtwoord resetten omdat je het vergeten was (mee te nemen) bleek nog niet mogelijk te zijn. Echter, de Windesheim collega’s stortten zich vol op ShareNet, Outlook en de nieuwe Office applicaties in wat vooral een ‘hoe doe ik nu wat ik vorige week op de oude omgeving deed’  toon had.

Daar blijkt ook wel waar de uitdaging voor de komende maanden zit. De techniek heeft het, ondanks dat het allemaal best wel een krappe planning en spannend aan het eind was, gewenste eindresultaat goed neergezet maar nu zijn er 22.000 gebruikers met vragen. Veel vragen. Samen makkelijker werken is de slogan van ShareNet maar het zal nog een flinke investering vereisen om ook iedereen optimaal kennis te laten maken van de mogelijkheden van ShareNet voor de eigen werkzaamheden. Windesheim is eigenlijk net begonnen aan ShareNet!

sharenetinfo

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top