Notities beheren en vergrendelen in iOS 11 Notities

Heb je inmiddels ook al vele (tientallen) notities gemaakt in de iOS 11 Notities app? Dan is het handig om te weten dat je de notities ook kunt ordenen in mapjes en kunt vergrendelen zodat echt alleen jij kunt zien wat er in staat. Ook al maakt een ander gebruik van je iPhone of iPad.

Notities vergrendelen

Als je alleen boodschappenlijstjes en to-do lijstjes in Notities zet dan zal het je waarschijnlijk niet zo interesseren dat anderen natuurlijk heel eenvoudig de inhoud van al je notities kunnen zien als zij jouw iOS apparaat gebruiken. Maar er zijn genoeg situaties te bedenken waarbij je het niet zo fijn zult vinden dat familieleden of collega’s alles kunnen lezen wat je opgeschreven, getekend of gescand hebt in de Notities app.

Ook in de vorige versie(s) van Notities was het al mogelijk om een notitie te vergrendelen maar dan moest je, nogal onlogisch, vanuit de notitie naar iOS sharing toe en vond je daar onder de opties om je notitie wereldkundig te maken via social media, ook een optie om de notitie te beveiligen met een wachtwoord.

In iOS 11 is dat gemakkelijker – en vooral minder onlogisch – geworden en kun je nu in de lijst met notities simpelweg de notitie naar links swipen.

notities vergrendelen beheren

Je krijgt dan een drietal icoontjes te zien waarmee je respectievelijk de notitie kunt vergrendelen, de notitie naar een (ander) mapje kunt verplaatsen en de notitie kunt verwijderen.

Klik je op het icoontje met het slotje dan word je de allereerste keer gevraagd om een wachtwoord op te geven waarmee in het vervolg ALLE notities beveiligd zullen worden.

notities vergrendelen beheren

Je moet het wachtwoord twee keer invullen en het wordt aanbevolen om ook een hint op te geven die getoond kan worden als je het wachtwoord onverhoopt toch vergeet. Dat is wel zo verstandig want je hoeft het wachtwoord alleen maar in te vullen bij het ontgrendelen van de notities en niet bij het vergrendelen zelf de volgende keer. Er staat ook een waarschuwing bij dat je echt even zorgvuldig moet zijn omdat je anders zelf geen toegang meer hebt tot je eigen notities.

Bij Instellingen -> Notities kun je het wachtwoord opnieuw instellen met behulp van het wachtwoord dat bij je Apple ID hoort maar dat geldt dan vervolgens alleen voor nieuwe vergrendelde notities. Heb je al eerder notities vergrendeld met het oude wachtwoord? Dan blijven die ook vergrendeld met dat wachtwoord!

Heb je Touch ID op je iOS toestel? Dan kun je dat ook aanzetten zodat je met je vingerafdruk notities kunt ontgrendelen op die apparaten. Als je vervolgens de notities op andere apparaten van jezelf wilt openen die geen Touch ID hebben, dan wordt daar altijd het wachtwoord gevraagd.

notities vergrendelen beheren

Oh ja, als je echt alles geheim wilt houden wat er in een notitie staat, hou er dan wel rekening mee dat de eerste regel tekst in een notitie als titel wordt gebruikt. Die titel is natuurlijk wel zichtbaar in de lijst met notities. Pas dus op (of speel vakkundig) met titels als ‘Geheimen die niemand ooit te weten mag komen’.

Notities beheren

Ik moet altijd structuur hebben als ik met documenten bezig ben. Prima dat je in sommige apps tags kunt gebruiken (Evernote of Pocket) maar uiteindelijk wil ik het liefste gewoon mapjes kunnen maken waar ik aantekeningen, bewaarde linkjes (Instapaper) en ook notities in kan zetten.

Gelukkig kan dat ook gewoon in de Notities app.

notities vergrendelen beheren

Swipe de notitie die je in een mapje wilt zetten naar links en tik dan op het (tweede) icoontje met de folder.

notities beheren vergrendelen

Je kunt dan simpelweg een Nieuwe map aanmaken waar vervolgens de notitie in geplaatst wordt of op een bestaande map klikken om de notitie daar naar toe te verplaatsen.

Als je snel meerdere notities wilt indelen in mappen, of in één keer een nieuwe mappenstructuur wilt aanmaken, dan kun je dat het beste via (o.a.) icloud.com doen. Hier kun je de webversie van Notities vinden en al je bestaande notities (opnieuw) indelen in mappen.

#

Documenten scannen en toevoegen aan Notities in iOS 11

Apple maakte afgelopen week iOS 11 beschikbaar voor de meeste iPhone/iPad modellen en daarin kreeg de (standaard) Notities app ook een aantal nieuwe functionaliteiten. Behalve dat je meer opties voor tekstopmaak hebt, is het nu ook mogelijk om documenten te scannen en toe te voegen aan je aantekeningen.

Aantekeningen inscannen

Hoewel ik losse documenten – die ik wil bewaren en doorzoeken – tegenwoordig rechtstreeks in de OneDrive app scan, dekt het lang niet alles af. Vooral als ik aantekeningen maak op papier (of commentaar schrijf op een uitgeprint document) dan heeft het helemaal geen zin om dat met een app in te scannen. Ik wil het namelijk helemaal niet bewaren en hoef het niet doorzoekbaar te hebben want het enige wat ik er mee wil is dat ik het op een later moment verder ga uitwerken. Of het commentaar verwerk in een nieuwe versie van dat document.

Natuurlijk, notitie-apps als Evernote of OneNote zijn precies voor dit doel gemaakt maar in de praktijk is me dat gewoon te veel moeite. Tegen de tijd dat ik de app heb opgestart en een nieuwe notitie heb aangemaakt om daar vervolgens een ingescand document aan te koppelen ben ik al bijna vergeten waarom dit zo handig zou moeten zijn. Ik hou het dus alleen bij het maken van een foto van het document en die wordt automatisch geupload naar de Camera album map van mijn favoriete bestandenapp.

Maar goed, ideaal is dat ook niet omdat je dan niet even wat er bij kunt zetten – zoals waar het over gaat – maar tot nu toe werkte het voor mij goed genoeg.

iOS 11 Notities

Een paar jaar geleden heb ik ook eens naar de Notities app gekeken die standaard aanwezig is in iOS. Dat vond ik prima voor een boodschappenlijstje maar verder kon je er maar weinig mee. Met de iCloud integratie werd het in elk geval al wat makkelijker om je aantekeningen in Notities op al je (iOS) apparaten tot je beschikking te hebben maar in iOS 11 voegt Apple eindelijk een aantal essentiële functionaliteiten toe aan de eigen aantekeningenapp.

ios11 notities nieuw

Om met de instantnotities te beginnen: je kunt Notities meteen starten vanaf het nieuwe bedieningspaneel in iOS 11. Geen gezoek meer naar waar je de app ook alweer gelaten hebt op je homescherm maar meteen toegankelijk. Nou ja, meteen? Apple vond het niet nodig om de app standaard in het bedieningspaneel te zetten en dus moet je dat eenmalig zelf doen bij de Instellingen -> Bedieningspaneel.

ios11 notities regelaars

Tik op het groene rondje met het plus-teken voor Notities om de app als nieuwe ‘regelaar’ toe te voegen aan het bedieningspaneel.

ios11 notities regelaars

Als je omhoog veegt van onderen naar boven – of twee keer klikt op de home knop – dan krijg je het bedieningspaneel aan de rechterkant van het scherm te zien op een iPad (of schermvullend op een iPhone). In mijn geval is de Notities regelaar helemaal onderaan toegevoegd.

Nieuwe notities maken in Notities

Als je Notities start vanaf het bedieningspaneel kun je meteen een nieuwe notitie maken.

ios11 notities maken

In de rij boven in het toetsenbord zijn een aantal nieuwe functies gekomen. Zo kun je nu (eindelijk en gemakkelijk) tabellen toevoegen [2] en zijn er een groot aantal tekstopmaak opties bijgekomen [3] waarmee je o.a. een aantal stijlen voor titel en kopje kunt toepassen, diverse soorten opsommingen kunt maken en tekst kunt laten inspringen.

ios11 notities tekstopmaak

Wil je met de Apple Pencil (of een goedkopere stylus) aantekeningen maken, dan kan dat ook [4] en natuurlijk werkt de dicteerfunctie [5] ook gewoon in Notities. Ik ben overigens groot fan aan het worden van dicteren want dat werkt verrassend goed om snel even een opmerking in een notitie te plaatsen.

Documenten scannen en toevoegen

Maar goed, een document scannen doe je op het + teken-in-het-rondje te tikken [1] en dan in het menu te kiezen voor Scan documenten.

ios11 notities scannen

Wat Scan documenten onderscheidt van Maak foto of video (en Fotobibliotheek) is dat er dan ook echt alleen maar een document ingescand wordt en niet de achtergrond bijvoorbeeld.

ios11 notities scannen

Leg het document ergens plat neer (bij voorkeur op een wat donkere achtergrond) en de Notities app zal zelf de contouren van de pagina herkennen in een geelkleurig vak. Dat gele vak kun je eventueel zelf nog bij de hoeken verslepen als je bijvoorbeeld niet het hele document wilt scannen. De app maakt automatisch een scan als het denkt de pagina correct te ‘zien’ maar dat kun je ook op handmatig zetten zodat je zelf op de knop moet drukken.

Is de scan gemaakt? Dan kun je nog meer pagina’s inscannen totdat je alles gehad hebt. Tik dan op Bewaar – die optie komt er rechtsonder bij zodra je een scan gemaakt hebt – om terug in de notitie te komen. Je kunt dan eventueel nog de gemaakte scan(s) bijsnijden of roteren.

Het ingescande document wordt zo netjes mogelijk getoond maar er wordt geen gebruik gemaakt van OCR. Teksten die op de ingescande documenten staan zijn dus niet doorzoekbaar in de Notities app.

Vervolgens kun je er nog tekst bij tikken (of dicteren) of aan het tekenen slaan om de notitie af te maken. Alle notities worden automatisch gesynchroniseerd via iCloud en als je meerdere iOS apparaten hebt zijn de notities dus op al je apparaten te bekijken.

ios11 notities scannen

Ik hoop dat Apple in de toekomst alsnog de gemaakte scans met Spotlight terugvindbaar gaat maken op je iOS apparaat maar hoe dan ook, de iOS 11 Notities app is er eentje die ik nu vaker ga gebruiken.

#

onedrive document scannen

Documenten scannen en bewerken m.b.v. de OneDrive app

Recentelijk voegde Microsoft meer functionaliteiten toe aan de OneDrive app. Je kunt nu documenten scannen (die uit meerdere pagina’s/scans bestaan), bijsnijden en roteren vanuit de app zelf om ze vervolgens meteen te uploaden als PDF bestand. 

Scannen met de OneDrive app

Vorig jaar introduceerde Microsoft de mogelijkheid om documenten, visitekaartjes en whiteboards te scannen binnen de OneDrive app. Door een deel van de mogelijkheden van de Office Lens app te integreren in de OneDrive app had je geen aparte scan-app meer nodig en kon je dus bijvoorbeeld meteen vanuit een map in je OneDrive een nieuwe scan maken van een document, visitekaartje of whiteboard.

Dat is natuurlijk vooral (en alleen) handig als je OneDrive gebruikt voor de opslag van bestanden maar aangezien ik al jaren met veel plezier hier gebruik van maak was het een mooie oplossing om afscheid te nemen van al die andere scan-apps.

Tenminste, voor een deel want de mogelijkheden voor het scannen waren nogal beperkt in de OneDrive app. Zo kon je niet een gemaakte scan even bijsnijden, kon je deze niet roteren als je een document ondersteboven had gescand en – allerbelangrijkst – moest je voor elke losse pagina een nieuwe scan en bestand maken. Dat laatste was erg onhandig want ik scan vaak documenten die uit meerdere pagina’s bestaan en daarvoor moest ik dus nog steeds een andere app blijven gebruiken.

Nu ook meerdere scans in één PDF bestand

Middels een update zijn die ontbrekende functionaliteiten nu alsnog toegevoegd aan de OneDrive app voor iOS en is het nu mogelijk om:

  • ingescande documenten bij te snijden;
  • ingescande documenten te roteren;
  • meerdere scans (van meerdere pagina’s of visitekaartjes) in één bestand op te slaan.

Stap 1. Navigeer naar de map in de OneDrive app waar de scan geupload moet worden en klik op het + teken

documenten scannen onedrive

Stap 2. Kies voor Scannen om een nieuwe scan te maken

documenten scannen onedrive

Stap 3. Scan het document, visitekaartje of whiteboard

documenten scannen onedrive
De scanner probeert zelf het document te ‘omlijsten’ als gebied wat ingescand wordt. Dat kun je zelf niet aangeven maar als je voldoende afstand houdt met je telefoon of tablet tot het document dan zou de app zonder problemen het document moeten vinden. Het helpt overigens als je het document of visitekaartje op een achtergrond legt met een contrasterende kleur.

De app probeert ook zelf in te schatten of het om een visitekaartje, document of whiteboard gaat maar dat kun je onderin wel zelf instellen mocht dat nodig zijn.

Stap 4. Bewerken, aanvullen en uploaden

documenten scannen onedrive
Heb je de scan gemaakt? Dan wordt er automatisch een bestandsnaam gegenereerd gebaseerd op de datum en tijdstip [1]. Door er op te tikken kun je een betere naam meegeven aan het document. Denk hierbij aan een korte omschrijving van wat er in de scan staat bijvoorbeeld.

Scans worden altijd als PDF bestand bewaard. Wil je per se scannen naar een Word document of JPG bestand? Dan zul je toch nog een andere app moeten gebruiken.

Nieuw zijn de opties om het document bij te snijden [2] als de app toch een te groot gebied heeft gescand (of als je simpelweg maar een deel van het document in de scan wilt bewaren), de scan te roteren [3] maar ook om een nieuwe scan te maken [4] met het + teken van een extra pagina of visitekaartje.

Een tweede (derde, vierde, enz) scan wordt automatisch toegevoegd aan het overzicht van gescande documenten. Ben je klaar met scannen? Dan kun je op Uploaden [5] klikken om de pagina(‘s) als PDF bestand in de map te uploaden.

Terugvindbaar maken

Het voordeel van OneDrive app gebruiken is dat OneDrive alle documenten die je uploadt zo goed mogelijk doorzoekbaar gemaakt. Met behulp van de zoekfunctie kun je ze daarom ook gemakkelijk terugvinden.

Als je documenten met tekst scant dan kun je ze terugvinden op alle woorden die in dat document voorkomen. En dat geldt ook voor visitekaartjes natuurlijk. OneDrive kan ook overweg met handgeschreven tekst want zelfs mijn hanepoten zijn na afloop te doorzoeken. Ik gebruik tegenwoordig ook steeds vaker weer een ouderwets notitieblok voor het maken van aantekeningen en scan na afloop de pagina’s in.

Hoewel dat meestal verrassend goed werkt is het geen wondermiddel om ook alles perfect terug te kunnen vinden. Zo komen termen die je zou (willen) gebruiken om een document terug te vinden helemaal niet voor in het document zelf. Of doe jij veel met schema’s of mindmaps waar een zoekfunctie geen chocola van kan maken.

Zodra je een scan maakt is het een goed idee om alvast na te denken over de trefwoorden en termen waar je later het document mee terug wilt kunnen vinden. Voeg die dan toe aan de bestandsnaam bijvoorbeeld maar je kunt ook – na het uploaden – een beschrijving toevoegen aan het bestand in de webversie van OneDrive. Op die manier kun je later altijd weer de juiste scan snel en eenvoudig terugvinden.

#

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top