Samenwerken en document management met Sharepoint 2010 (Sharenet 2.0)

De eerste helft van 2009 zal nog vele jaren in mijn geheugen gegrift blijven. Niet alleen was het prive een drukke tijd met de komst van onze dochter en de daaropvolgende extreem korte nachten, op werk was het ook erg druk met het project Sharenet waarin we in een relatief kort tijdsbestek van (o.a.) Novell netwerkschijven, Groupwise en Office XP over gingen naar Active Directory, Outlook, Office 2007 en Sharepoint 2007. Vooral de introductie van Sharepoint betekende een enorme verandering in de wijze hoe meer dan 1000 medewerkers omgingen met hun documenten en het samenwerken rondom die documenten. Van uitgebreide mappenstructuren en een complexe wirwar van rechten hierop tot documentbibliotheken, categoriën en tags. Dat is zonder overdrijven niet heel eenvoudig gegaan.

Als lerende organisatie kon je er op wachten dat we met een Sharenet 2.0 project zouden gaan komen. Wat heeft er wel gewerkt, wat niet en vooral, wat kan beter? Inmiddels is ook Sharepoint zelf verbeterd met een 2010 versie maar hoewel er zeker op het gebied van taxonomieën, webparts en document bibliotheken flinke technische vernieuwingen zijn doorgevoerd, verkijk ik me daar niet op. Als ik 1 les geleerd heb van de twee intranetprojecten waar ik de laatste 10 jaar aan meegewerkt heb, dan is het wel dat de echte uitdaging zit in het vinden van een consensus die voldoende recht doet aan enerzijds de wensen en eisen van al die gebruikers in onze organisatie en anderzijds ook de beperkingen die een technisch systeem nu eenmaal altijd heeft. Ook al sleutelen ze nog 100 jaar aan Sharepoint of welk systeem dan ook, het feit dat al die duizenden mensen er mee moeten gaan werken met die enorme verscheidenheid aan wensen maar ook kennis en bereidwilligheid  om er mee te willen en kunnen werken, is al voldoende om te beseffen dat er geen ideale oplossing bestaat.

In 2009 heb ik me -heel erg- druk gemaakt om het gebruik van kenmerken (o.a. tags, categoriën) te promoten en diverse nota’s geschreven over documentbeheer in Sharepoint document libraries. Ook al ben ik nog steeds overtuigd van de grote meerwaarde van deze manier van werken, ik sta wel met met twee benen weer op de grond. Op enkele goede voorbeelden na is de overgrote meerderheid van onze medewerkers gewoon uitgebreide mappenstructuren blijven maken en springen de tranen me zowat in de ogen als ik zie wat er van al mijn inspanningen is terecht gekomen om tenminste consequent een doordachte naamgeving van documenten te hanteren. Nadenken hoe je met documenten werkt als individu is al lastig maar hoe je dit regelt, organiseert en vooral consequent doorvoert en handhaaft, dat is toch kennelijk meer mijn ding als informatiespecialist en niet zozeer die van andere medewerkers.

Helemaal opgegeven heb ik het niet maar ik ga echt niet meer op de barricades voor een in mijn ogen optimaal gebruik van documentlibraries, teamsites en Sharepoint. Dat zou ook een beetje hypocriet zijn want, zoals je zou kunnen weten als je af en toe dit blog leest, gebruik ik zelf voor mijn eigen documenten consequent Dropbox -in mapjes- met af en toe een uitstapje naar Google Docs Drive. Tel daar mijn eigen mailarchiveringssysteem en recente obsessie met Evernote nog even bij op en het wordt ook duidelijk dat ik zelf Sharenet niet meer gebruik voor mijn eigen documenten. Alleen nog voor met de afdeling gedeelde documenten, daar is en blijft Sharenet best handig voor.

In de aanloop vorig jaar naar Sharenet 2.0 is gelukkig wel opgepakt dat Sharepoint niet hoeft/moet/kan concurreren met Dropbox en -toen nog- Google Docs maar dat je er wel van kunt leren. Dat je dus moet kijken hoe je de functionaliteiten  waar gebruikers op zitten te wachten combineert met de voordelen die een intern systeem heeft. Al je collega’s zijn al lid bijvoorbeeld en hebben een account. Maar hoe pak je de mobiele functionaliteiten erbij? Hoe maak je het delen van bestanden met 1 of enkelen net zo makkelijk als in bijvoorbeeld Dropbox. Of Google Drive. Of Skydrive.

En ook al besloot ik eerder dit jaar om niet actief aan het project Sharenet 2.0 deel te gaan nemen -onder de noemer once bitten twice shy-, ik ontkom er toch niet helemaal aan. Ik kreeg vandaag de uitnodiging om volgende week deel te nemen aan een bijeenkomst over samenwerken en document management waarbij in een voorbeeld Sharepoint 2010 omgeving een aantal oplossingsrichtingen getoond gaan worden aan de hand van die eerder gemelde wensen en eisen.

En ik ben nieuwsgierig. Ik wil weten wat het gaat worden. Die uitnodiging sla ik niet af.

Wordt vervolgd.

#

Mag het een blogje meer zijn?


Het blijft toch een bijzonder iets, dat bloggen. Afgelopen weekend zag ik dat, notabene door Windesheim, tijdens een conferentie Onderwijs & ICT Atelier, aandacht wordt besteed aan edubloggers. Positieve aandacht want je kunt edubloggers nomineren en er volgt een heuse prijsuitreiking voor de Edublogger van het jaar.

Ik zeg notabene door Windesheim want hoewel er ongetwijfeld – net zoals ik – vele collega’s zullen zijn die een eigen blog bijhouden, is het nogal armoe troef voor die enkele bloggers die op ons Sharepoint intranet daar bloggen. Ook al hebben we het veel over kennisdeling, elkaar informeren en de meerwaarde die o.a. blogs hebben voor onderwijs en organisatie, feit blijft dat de interne blogs onbekend, ongelezen en misschien wel ongewenst zijn. Natuurlijk, ik snap wel dat mensen zelfs nauwelijks de essentiele mededelingen lezen op een intranet en dan vast niet genegen zijn om ook nog blogs te lezen. Ik snap prima dat collega’s al balen van mailtjes die langer dan 5 regels zijn en dan vast niet vrijwillig lange blogposts gaan lezen. Maar beste organisatie en collega’s, je mag die bloggers wel een beetje koesteren hoor.  Zo af en toe niet de aanname doen dat het niet interessant is voor jou. Sporadisch misschien zelfs lezen. Misschien dat je daar het jouwe van denkt. Dat je je mening geeft en een reactie achterlaat. Probeer het gewoon eens.

In een duister hoekje van ons intranet staat een rijtje blogs. Een stuk of 10. De meeste blogs zijn op sterven na dood. Collega’s die het kortstondig geprobeerd hebben en er na enkele postjes achterkwamen dat het niets voor hun was. Collega’s die een tijd lang fanatiek hun ervaringen en ideeën gedeeld hebben maar geen enkele reactie kregen en het opgegeven hebben. Collega’s die zich eens per half jaar weer herinneren dat ze een intranetblog hadden en een berichtje plaatsen.

Maar twee blogs vertonen nog leven. Die geven niet op. Die bloggen niet omdat ze op reacties hopen maar die bloggen omdat ze wat kwijt willen. Die tevreden zijn als er weer een nieuwe blogpost staat, ook al leest niemand ze. Over twee hele verschillende onderwerpen. Met wel grote overeenkomsten omdat velen het een belangrijk onderwerp vinden maar ze er zelf weinig mee doen. Die beide interpretaties geven van regels om naar te handelen. De studentenpredikant predikt over bezinning en waarden in je leven. De senior informatiebemiddelaar predikt over verantwoord gebruik van auteursrechtelijke beschermde werken in het onderwijs.

Vaak zijn de overeenkomsten groter dan de verschillen. We zijn allebei bloggers.

@ foto alamodestuff via Flickr

#

Oprichtingsbijeenkomst Oostelijk Informatie Netwerk

Afgelopen donderdag, 17 september, vond ‘s middags in Nijmegen de eerste, en daarmee de oprichtingsbijeenkomst, plaats van het Oostelijk Informatie Netwerk. Hiermee werd het OIN het vijfde regionale netwerk van informatieprofessionals in Nederland, een gegeven waar ook bij werd stil gestaan bij de opening door zowel Peter Evers van de NVB, Michel Groenendijk en Boyd Hendriks.

Op zijn eigen flamboyante wijze was het Boyd wel toevertrouwd de ca. 30 aanwezigen de grondbeginselen van kennismanagement en kennis delen in korte tijd bij te brengen. Meerwaarde hebben voor de eigen organisatie als bibliotheek versus het beschouwd worden als kostenpost, vormde de rode draad van zijn betoog waarin met diverse voorbeelden natuurlijk het eerste nagestreefd werd.

Hierna mocht ik zelf aantreden en, een klein beetje langer dan gepland, probeerde ik duidelijk te maken wat in een non profit organisatie (mijn hogeschool) de meerwaarde was geweest van een informatie specialist in het project ShareNet waarin o.a. de introductie van Sharepoint een grote impact heeft gehad in de wijze waarop medewerkers en studenten met informatie en documenten om gaan.

Jan Paul Raven (Knowledge Concepts) sloot het programma af met een interessant verhaal over hoe kennismanagement vooral een kwestie is een goede combinatie van ‘lessons learned’ en een open attitude ten aanzien van delen van kennis en die ervaringen. Hij gaf ook een groot aantal praktijkvoorbeelden om zijn betoog kracht bij te zetten.

Zoals bij alle (goede) netwerkbijeenkomsten was het echte netwerken gepland rondom de borrel en daar was het vooral een kwestie van kennis maken en zeker culturen uitwisselen. Zelf mocht ik vele keren mijn mening toelichten dat een non profit organisatie als een hogeschool niet echt vergelijkbaar is met de werkomgevingen van de voornamelijke bedrijfsinformatiespecialisten. Tenminste, als het ging om het inzetten van goede (en dure) systemen voor kennismanagement en -deling want daar heb ik het eerste geslaagde voorbeeld uit een hogeschool nog niet van gezien.

Al met al een zeer geslaagde bijeenkomst met voor mezelf al de grote meerwaarde om met een volledig andere groep collega’s te netwerken, die ik in SHB of NVB verband maar zelden of nooit tegenkom. Kennelijk ben ik wel toe aan wat meer bedrijfsmatige benaderingen van het informatievak :)

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top