Samenwerken in hoger onderwijs en onderzoek met EDUgroepen

Het ging er zelfs nog wel een beetje om spannen maar EDUgroepen is een kleine twee maanden voordat de ‘oude’ samenwerksomgeving SURFgroepen definitief stopt nu dan toch beschikbaar voor alle studenten en medewerkers van hoger onderwijsinstellingen en onderzoeksinstituten. Daar waar SURFgroepen gebaseerd was op teamsites in een Sharepoint 2007 omgeving is EDUgroepen gebouwd op een Sharepoint 2010 omgeving. Dat betekent weliswaar wederom teamsites en alle andere soorten lijsten maar daar was eigenlijk ook helemaal niks mis mee.

Behalve met de vernieuwingen die samen gaan met de update die Microsoft zelf al aan Sharepoint 2010 gaf -het uiterlijk is behoorlijk veranderd ten opzichte van de 2007 versie- is er ook nog wel meer gesleuteld aan EDUgroepen. Ook al is de look and feel onmiskenbaar die van Sharepoint 2010, er is toch zo veel mogelijk een kleurrijke en geheel eigen vormgeving meegegeven die in elk geval positief afsteekt tegen de oude SURFgroepen uitstraling.

Het draait om samenwerken
Het belangrijkste van een samenwerksomgeving is natuurlijk niet het uiterlijk maar de functionaliteit. Ook al gebruik je binnen je eigen instelling wellicht al Sharepoint (2010), juist het samenwerken met mensen buiten je eigen instelling blijft vaak een hele uitdaging. Als het uberhaupt al mogelijk is. En dat is precies wat al prettig werkte bij SURFgroepen en nu met EDUgroepen zelfs verbeterd is. Ook al kon iedereen in het hoger onderwijs en onderzoek probleemloos een SURFgroepen account aanmaken, juist het feit dat je toch weer een apart account moest aanmaken was voor velen een belemmering. Zeker als je niet frequent gebruikt maakte van deze omgeving vergat je nog wel eens je inloggegevens.

EDUgroepen heeft nog steeds de mogelijkheid van een apart EDUgroepen account maar is ook gekoppeld aan SURFconext, de infrastructuur die door SURF nou net in het leven is geroepen om alle samenwerkingsomgevingen in het hoger onderwijs aan elkaar te knopen.

In de praktijk betekent dit dat je via SURFconext met de inloggegevens van je eigen instelling kunt inloggen op EDUgroepen. Dat is handig want dan hoef je geen aparte inloggegevens te maken en te onthouden. Zo’n apart account blijft echter wel noodzakelijk als je niet werkzaam bent bij een instelling voor hoger onderwijs en onderzoek. Je kunt weliswaar geen eigen teamsite aanmaken in EDUgroepen maar je kunt wel uitgenodigd worden voor een teamsite door iemand die wel eigenaar is. De grote kracht van EDUgroepen is dat je niet alleen eenvoudig kunt samenwerken met collega’s van andere onderwijs- en onderzoeksinstellingen maar dus ook mensen erbij kunt betrekken die daar niet werkzaam zijn.

Wat krijg je?
Sowieso krijg je waar voor je geld want het is gratis. Iedere gebruiker die inlogt krijgt de mogelijkheid om 20 teamsites aan te maken van elk 250 MB. Op die teamsites kunnen een onbeperkt aantal anderen worden uitgenodigd en dat betekent dus ook dat je misschien dan ‘slechts’ eigenaar kunt zijn van 20 teamsites maar dat je van een onbeperkt aantal teamsites lid kunt zijn.

Als je een site aanmaakt dan krijg je het bekende Sharepoint 2010 scherm waar bovenaan te zien is hoeveel sites je al aangemaakt hebt (en hoeveel je er dus nog kunt aanmaken). Je moet verplicht een titel geven aan je nieuwe site en optioneel een beschrijving waarna je je eigen url kunt kiezen/aanpassen. Standaard staat de taal op Engels en zelf zou ik dat zoveel mogelijk laten want in Sharepoint is alle gebruikte terminologie hoe dan ook Engelstalig.

Een nieuwe site kan standaard diverse en verschillende onderdelen bevatten zoals een documentbibliotheek of een agenda maar ook een blog hoort tot de mogelijkheden. Je kunt altijd later nieuwe bibliotheken en lijsten toevoegen maar door een specifiek template te kiezen kun je alvast een handige eerste selectie maken. Begin je een nieuwe site puur als vergaderplek, dan kun je dus beter een template uit het tabblad Meetings gebruiken bijvoorbeeld. Na het klikken op Create is je nieuwe site ook meteen gereed en kun je anderen uitnodigen.

Vanaf dit moment staan alle Sharepoint 2010 functies tot je beschikking en kun je je teamsite helemaal naar eigen smaak aanpassen. Meer of andere documentbibliotheken, een eigen logo of apart lettertype en achtergrondkleur, het kan allemaal. In de speciale publieke teamsite EDUgroepengebruikers vind je o.a. de veelgestelde vragen (en antwoorden), een InfoBank en een gebruikersforum. Ook is er een uitgebreide handleiding beschikbaar die alles uitlegt wat je als eigenaar met een site kunt doen.

Of je nu al wel ervaring had met SURFgroepen en zat te wachten op EDUgroepen of dat je er nog nooit van gehoord had, EDUgroepen is sowieso een mooie opvolger en een prima plek om samen te werken met collega’s binnen en buiten je onderwijsinstelling.

#

Samenwerken en document management met Sharepoint 2010 (Sharenet 2.0)

De eerste helft van 2009 zal nog vele jaren in mijn geheugen gegrift blijven. Niet alleen was het prive een drukke tijd met de komst van onze dochter en de daaropvolgende extreem korte nachten, op werk was het ook erg druk met het project Sharenet waarin we in een relatief kort tijdsbestek van (o.a.) Novell netwerkschijven, Groupwise en Office XP over gingen naar Active Directory, Outlook, Office 2007 en Sharepoint 2007. Vooral de introductie van Sharepoint betekende een enorme verandering in de wijze hoe meer dan 1000 medewerkers omgingen met hun documenten en het samenwerken rondom die documenten. Van uitgebreide mappenstructuren en een complexe wirwar van rechten hierop tot documentbibliotheken, categoriën en tags. Dat is zonder overdrijven niet heel eenvoudig gegaan.

Als lerende organisatie kon je er op wachten dat we met een Sharenet 2.0 project zouden gaan komen. Wat heeft er wel gewerkt, wat niet en vooral, wat kan beter? Inmiddels is ook Sharepoint zelf verbeterd met een 2010 versie maar hoewel er zeker op het gebied van taxonomieën, webparts en document bibliotheken flinke technische vernieuwingen zijn doorgevoerd, verkijk ik me daar niet op. Als ik 1 les geleerd heb van de twee intranetprojecten waar ik de laatste 10 jaar aan meegewerkt heb, dan is het wel dat de echte uitdaging zit in het vinden van een consensus die voldoende recht doet aan enerzijds de wensen en eisen van al die gebruikers in onze organisatie en anderzijds ook de beperkingen die een technisch systeem nu eenmaal altijd heeft. Ook al sleutelen ze nog 100 jaar aan Sharepoint of welk systeem dan ook, het feit dat al die duizenden mensen er mee moeten gaan werken met die enorme verscheidenheid aan wensen maar ook kennis en bereidwilligheid  om er mee te willen en kunnen werken, is al voldoende om te beseffen dat er geen ideale oplossing bestaat.

In 2009 heb ik me -heel erg- druk gemaakt om het gebruik van kenmerken (o.a. tags, categoriën) te promoten en diverse nota’s geschreven over documentbeheer in Sharepoint document libraries. Ook al ben ik nog steeds overtuigd van de grote meerwaarde van deze manier van werken, ik sta wel met met twee benen weer op de grond. Op enkele goede voorbeelden na is de overgrote meerderheid van onze medewerkers gewoon uitgebreide mappenstructuren blijven maken en springen de tranen me zowat in de ogen als ik zie wat er van al mijn inspanningen is terecht gekomen om tenminste consequent een doordachte naamgeving van documenten te hanteren. Nadenken hoe je met documenten werkt als individu is al lastig maar hoe je dit regelt, organiseert en vooral consequent doorvoert en handhaaft, dat is toch kennelijk meer mijn ding als informatiespecialist en niet zozeer die van andere medewerkers.

Helemaal opgegeven heb ik het niet maar ik ga echt niet meer op de barricades voor een in mijn ogen optimaal gebruik van documentlibraries, teamsites en Sharepoint. Dat zou ook een beetje hypocriet zijn want, zoals je zou kunnen weten als je af en toe dit blog leest, gebruik ik zelf voor mijn eigen documenten consequent Dropbox -in mapjes- met af en toe een uitstapje naar Google Docs Drive. Tel daar mijn eigen mailarchiveringssysteem en recente obsessie met Evernote nog even bij op en het wordt ook duidelijk dat ik zelf Sharenet niet meer gebruik voor mijn eigen documenten. Alleen nog voor met de afdeling gedeelde documenten, daar is en blijft Sharenet best handig voor.

In de aanloop vorig jaar naar Sharenet 2.0 is gelukkig wel opgepakt dat Sharepoint niet hoeft/moet/kan concurreren met Dropbox en -toen nog- Google Docs maar dat je er wel van kunt leren. Dat je dus moet kijken hoe je de functionaliteiten  waar gebruikers op zitten te wachten combineert met de voordelen die een intern systeem heeft. Al je collega’s zijn al lid bijvoorbeeld en hebben een account. Maar hoe pak je de mobiele functionaliteiten erbij? Hoe maak je het delen van bestanden met 1 of enkelen net zo makkelijk als in bijvoorbeeld Dropbox. Of Google Drive. Of Skydrive.

En ook al besloot ik eerder dit jaar om niet actief aan het project Sharenet 2.0 deel te gaan nemen -onder de noemer once bitten twice shy-, ik ontkom er toch niet helemaal aan. Ik kreeg vandaag de uitnodiging om volgende week deel te nemen aan een bijeenkomst over samenwerken en document management waarbij in een voorbeeld Sharepoint 2010 omgeving een aantal oplossingsrichtingen getoond gaan worden aan de hand van die eerder gemelde wensen en eisen.

En ik ben nieuwsgierig. Ik wil weten wat het gaat worden. Die uitnodiging sla ik niet af.

Wordt vervolgd.

#

Oprichtingsbijeenkomst Oostelijk Informatie Netwerk

Afgelopen donderdag, 17 september, vond ‘s middags in Nijmegen de eerste, en daarmee de oprichtingsbijeenkomst, plaats van het Oostelijk Informatie Netwerk. Hiermee werd het OIN het vijfde regionale netwerk van informatieprofessionals in Nederland, een gegeven waar ook bij werd stil gestaan bij de opening door zowel Peter Evers van de NVB, Michel Groenendijk en Boyd Hendriks.

Op zijn eigen flamboyante wijze was het Boyd wel toevertrouwd de ca. 30 aanwezigen de grondbeginselen van kennismanagement en kennis delen in korte tijd bij te brengen. Meerwaarde hebben voor de eigen organisatie als bibliotheek versus het beschouwd worden als kostenpost, vormde de rode draad van zijn betoog waarin met diverse voorbeelden natuurlijk het eerste nagestreefd werd.

Hierna mocht ik zelf aantreden en, een klein beetje langer dan gepland, probeerde ik duidelijk te maken wat in een non profit organisatie (mijn hogeschool) de meerwaarde was geweest van een informatie specialist in het project ShareNet waarin o.a. de introductie van Sharepoint een grote impact heeft gehad in de wijze waarop medewerkers en studenten met informatie en documenten om gaan.

Jan Paul Raven (Knowledge Concepts) sloot het programma af met een interessant verhaal over hoe kennismanagement vooral een kwestie is een goede combinatie van ‘lessons learned’ en een open attitude ten aanzien van delen van kennis en die ervaringen. Hij gaf ook een groot aantal praktijkvoorbeelden om zijn betoog kracht bij te zetten.

Zoals bij alle (goede) netwerkbijeenkomsten was het echte netwerken gepland rondom de borrel en daar was het vooral een kwestie van kennis maken en zeker culturen uitwisselen. Zelf mocht ik vele keren mijn mening toelichten dat een non profit organisatie als een hogeschool niet echt vergelijkbaar is met de werkomgevingen van de voornamelijke bedrijfsinformatiespecialisten. Tenminste, als het ging om het inzetten van goede (en dure) systemen voor kennismanagement en -deling want daar heb ik het eerste geslaagde voorbeeld uit een hogeschool nog niet van gezien.

Al met al een zeer geslaagde bijeenkomst met voor mezelf al de grote meerwaarde om met een volledig andere groep collega’s te netwerken, die ik in SHB of NVB verband maar zelden of nooit tegenkom. Kennelijk ben ik wel toe aan wat meer bedrijfsmatige benaderingen van het informatievak :)

  • © 2006- 2019 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top